Adjointe juridique - pour un associé en droit des affaires

Ce cabinet d'avocats réputé du centre-ville de Montréal est à la recherche d’un adjoint ou d'une adjointe juridique pour soutenir un associé en droit des affaires. Nous recherchons un profil avec beaucoup d’expérience en facturation, qui apprécie davantage le volet administratif que strictement juridique. La personne doit connaître la gestion des comptes, le suivi rigoureux des heures, et la préparation et la révision des factures sur le bout de ses doigts.

Responsabilités détaillées

Facturation :
-Assurer la gestion des comptes;
-Effectuer un suivi rigoureux des heures;
-Préparer et réviser les factures;

Correspondance :
-Corrections et mises en page de documents;
-Transcription de documents à partir de cassettes, notes manuscrites et messages téléphoniques;
-Comparaison de documents avec Workshare;
-Ouverture et distribution du courrier ainsi que suivi et correspondance;
-Recherches diverses dans MCDM et Intranet;
-Photocopies et numérisation;
-Échanges directs avec les autres professionnels du droit ainsi que les clients;

Gestion des dossiers :
-Classement des documents et dossiers;
-Ouverture et identification des chemises et cartables pour classer les nouveaux documents;

Téléphone :
-Répondre au téléphone et faire le suivi des appels internes et externes lorsque requis;

Agenda :
-Gestion de l’agenda des professionnels;

Outlook :
-Classement électronique des courriels;
-Impression et compilation des documents requis par les avocats;

OnePlace :
-Recherches, saisie et mise à jour des données;

Réservations diverses :
-Réservation de voyages, d’automobiles, d’hôtels et de restaurants;
-Réservation de salles de conférence pour réunions, vidéoconférences et rencontres clients;
-Commande de repas, breuvages et autres;

Conférences, séminaires et formation :
-Préparation du mémo d’approbation de participation lorsque requis;
-Obtention des informations pertinentes dont les coûts pour établir le budget préliminaire;
-Inscription du professionnel du droit;
-Préparation de la documentation relative à la conférence à l’aide de PowerPoint et transmission de l’information requise dont la biographie du professionnel du droit;
-Après la conférence, récupération des factures et reçus de dépenses encourues, finalisation du mémo d’approbation avec les coûts réels et préparation de la demande de remboursement des dépenses;

Fermeture et archivage des dossiers :
-Classement des dossiers inactifs dans les boîtes pour fin d’archivage;

Ouverture de dossiers :
-Demandes de recherches de conflits dans NBI;
-Demandes d’ouvertures de dossiers dans NBI;

Avantages du poste :
-Poste hybride (3 jours au bureau);
-Assurances collectives dès le premier jour;
-Participation à un régime de retraite après un an;
-Horaire de 35 heures par semaine;
-Vacances selon expérience;
-Salaire entre 70000 et 80000$.

Vous avez de l'expérience au sein d'un environnement juridique ou sinon vous détenez un bagage comme adjointe exécutive, avec une grande rapidité d'exécution et un dynamisme marqué, et une facilité à vous adapter à un domaine très exigent?

Structurer et organiser l'aspect administratif du travail au quotidien font partie de votre ADN?

C'est une personne comme vous que l'on recherche, n'attendez plus!