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Notre client, un cabinet d'avocats possédant une clientèle diversifiée à l'échelle nationale et internationale, situé en plein coeur du centre-ville de Montréal, désire joindre à son équipe un coordonnateur, développement professionnel.

Sous la responsabilité de la Directrice principale, étudiants, avocats-salariés et développement professionnel, le titulaire de ce poste est principalement responsable de la conception, la planification, l’organisation, la mise à jour et le déploiement des événements en lien avec les programmes de mentorat et de développement professionnel des avocats, pour le bureau de Montréal.

Tâches et responsabilités :
 Planifier le calendrier des séminaires internes visant la formation continue des avocats du bureau;
 Veiller à la préparation et à la soumission de différentes demandes de reconnaissances d’une activité de formation auprès du Barreau du Québec, pour les séminaires dispensés par le cabinet;
 Envoyer les attestations de participation aux avocats présents aux séminaires et répondre aux questions des avocats, en lien avec la tenue de leur dossier de formation continue;
 Assister les avocats du bureau avec la tenue de leur dossier interne de formation continue;
 Informer les avocats et leurs adjointes de la tenue des événements, solliciter les noms de participants pour constituer les listes des invités et diffuser les listes des inscriptions;
 Participer à la création et la révision des différents documents de communication en lien avec chaque séminaire (ex. : invitations, rappels, confirmations, etc.);
 Faire le suivi auprès des conférenciers, pour obtenir la documentation relative aux séminaires (Présentation Powerpoint, bulletins, profils, etc.);
 Uniformiser et coordonner l’impression de la documentation pour les séminaires et l’expédier aux participants;
 Assurer la préparation des salles avant les séminaires (lorsque le bureau reprendra ses activités en présentiel);
 Superviser et assurer le bon déroulement de chaque séminaire et recommander des solutions de rechange sur place, au besoin;
 S’assurer de tenir les présences lors des séminaires internes de formation continue;
 Interagir directement avec les avocats pour répondre aux questions concernant la logistique des séminaires et les inscriptions;
 Inventorier et distribuer le matériel promotionnel de Blakes et commander des items, au besoin;
 Se tenir informé(e) en lien avec les dernières offres de formation sur le marché, complémentaires à la pratique du droit des affaires;
 Assister la directrice avec le maintien, la mise à jour et le déroulement du programme interne de mentorat;
 Concevoir, planifier et veiller au bon déroulement des évènements interne de type teambuilding pour les avocats du bureau;
 Informer les directeurs sur les tendances du marché, en matière de formation et programmes de mentorat.

Rapport de subordination :
 Se rapporte directement à la Directrice principale, étudiants, avocats-salariés et développement professionnel, Montréal;
 Doit interagir et collaborer avec tous les avocats du bureau de Montréal et parfois de l’extérieur, ainsi qu’avec les autres membres du service administratif.

Compétences requises :
Le candidat idéal possède une formation en ressources humaines, en administration, et/ou une expérience pertinente en milieu de travail, idéalement au sein d’une entreprise de service dans un rôle touchant au développement professionnel/formation. De plus, cette personne doit posséder les habiletés et compétences suivantes :
 Parfaitement bilingue avec excellentes habilités de communication écrite et verbale, autant en français
qu’en anglais;
 Bonne connaissance des logiciels de la suite MS Office;
 Aptitude et/ou expérience en développement professionnelle (atout);
 Aisance à communiquer avec des dirigeants et hauts placés au sein d’une entreprise;
 Capacité à communiquer clairement les besoins et à faire respecter les échéances;
 Souci du détail et de la débrouillardise;
 Excellent sens du service à la clientèle;
 Fiabilité, professionnalisme, ponctualité, esprit d'équipe, discrétion, sens de l’humour;
 Capacité de gérer les urgences et prioriser les tâches;
 Capacité de gérer plusieurs dossiers simultanément;
 Excellentes relations interpersonnelles;
 Connaissance des règles applicables en matière d’obligations de formation continue des avocats (atout);
 Disponibilité pour effectuer du temps supplémentaire, si nécessaire.

Vous êtes bilingue, débrouillard, autonome et habitué à effectuer diverses recherches?
Vous possédez de l'expérience avec un rôle administratif et cela ne vous fait pas peur?
Ce poste constituera un beau défi, afin de combiner à la fois, l'adminsitration et le développement professionnel/formation!
Notre client, un cabinet d'avocats d'envergure internationale du centre-ville de Montréal, désire joindre à son équipe une adjointe juridique de direction pour seconder un associé sénior.

Dans le cadre de ses fonctions, cette personne gèrera l'ensemble des aspects administratifs liés à la pratique de l'associé, y compris la facturation, la facturation électronique, l'ouverture de dossiers et la vérification de conflits d'intérêts, la production de rapports, la communication avec les clients, la coordination avec les responsables des dossiers et les avocat(e)s tout en s'assurant que les tâches sont réalisées conformément aux Accords sur les niveaux de services négociés avec les clients.

Horaire de travail: temps plein; heures relativement flexibles (9 à 5, 8 à 4, etc.); le travail à distance combiné avec une présence sur place au bureau chaque semaine serait acceptable.

Responsabilités principales:
- Offrir un niveau de soutien administratif de haut calibre à un associé sénior qui gère un grand volume de dossiers juridiques en litige;
- Gérer l'agenda, les appels, les courriels et la correspondance de l'associé;
- Créer, classer (physiquement et électroniquement), suivre et organiser les dossiers;
- Vérifier s'il existe des conflits d'intérêts lors de l'ouverture d'un nouveau dossier, conformément aux procédures internes;
- Veiller à ce que toutes les communications avec les clients soient conformes aux ANS;
- Organiser et coordonner les réunions entre l'associé et ses clients;
- Organiser les voyages d'affaires et les rencontres de l'associé; prendre les dispositions nécessaires;
- Préparer les présentations PowerPoint en vue des allocutions et des séminaires présentés à l'industrie et à d'autres organisations;
- Maintenir un registre des conférences données par l'associé et de celles auxquelles il a participé afin de faciliter la mise à jour de son dossier virtuel sur le site Web du Barreau du Québec;
- Transcrire des mémorandums, des lettres et des rapports;
- Préparer les allocations de dépenses;
- Saisir des données dans divers systèmes pour la facturation, l'entrée de temps, etc.;
- Gérer la distribution des projets de facture aux avocat(e)s qui travaillent dans les dossiers;
- Réviser et corriger les projets de facture afin de s'assurer que les entrées de temps sont conformes aux instructions particulières de chacun des clients (formulation, facturation en bloc, etc.);
- Offrir une assistance sur les bonnes pratiques en ce qui a trait aux entrées de temps (formulation, facturation en bloc) aux responsables des dossiers, aux autres adjoint(e)s et aux étudiant(e)s;
- Classer les factures électroniques et les numérisations de projets de facture dans les dossiers appropriés;
- Envoyer les factures aux clients;
- Effectuer un suivi des comptes clients, des factures en litige sur les différentes plateformes de facturation électronique et des approbations, des réductions et des contestations de réductions, etc.;
- Fournir une assistance aux responsables du crédit et du recouvrement du cabinet et travailler en étroite collaboration avec eux;
- Créer et mettre à jour des tableaux qui répertorient les frais de défense et ceux des fournisseurs tiers;
- Réclamer des paiements auprès des assureurs et effectuer les paiements aux fournisseurs tiers;
- Générer des bordereaux, des tableaux et des rapports trimestriels aux clients;
- Mettre à jour les calendriers et en sauvegarder des copies (sous forme de tableaux), généralement à l'aide du logiciel Excel;
- Effectuer le suivi des délais de présentation de rapports avec l'équipe d'avocat(e)s;
- Fournir une assistance/un soutien supplémentaire aux avocat(e)s ou aux adjoint(e)s, au besoin;
- S'occuper d'autres tâches pertinentes à ce rôle, selon l'émergence de nouveaux besoins d'affaires.

Qualifications requises:
- Détenir un diplôme en secrétariat, un DEC en bureautique jumelé à une spécialisation en droit/litige ou toute autre combinaison de formation et d'expérience pertinente et équivalente;
- 7 à 10ans d'expérience à titre d'adjoint(e) juridique ou administratif/ve comprenant des responsabilités liées à la facturation et à la facturation électronique;
- Être bilingue (anglais et français) tant à l'oral qu'à l'écrit; faire preuve d'excellentes aptitudes en communication en anglais (communication avec des clients européens de langue anglaise) et posséder une grammaire impeccable dans au moins l'une des deux langues (français ou en anglais);
- Avoir une connaissance intermédiaire ou avancée des logiciels Word, Excel, Outlook et autres logiciels de bureau;
- Aptitude à apprendre à travailler avec des nouveaux systèmes et de devenir efficace assez rapidement;
- Être doté(e) d'une bonne aptitude à gérer la pression et le stress inhérents au travail;
- Le professionnalisme, la confidentialité, le tact et la discrétion constituent des attributs requis pour ce rôle;
- Capacité marquée à fournir un soutien quotidien hautement efficace à un associé sénior;
- Rigueur, souci du détail et sens aigu de l'organisation;
- Orientation client, esprit d'équipe et excellentes aptitudes interpersonnelles;
- Souplesse, dynamisme et habileté à gérer un grand nombre de dossiers;
- Démontrer une rapidité d'apprentissage, de la proactivité et un grand sens de l'initiative;
- Connaître le litige, la terminologie juridique et le droit de l'assurance représentent des atouts certains.

Meilleur compromis entre un poste d'adjointe exécutive tout en restant dans le domaine juridique.

Ce poste vous allume et constitute un beau défi?
N'hésitez pas à envoyer votre CV!
Une entreprise toujours en constante évolution dans le domaine de la confiserie, des spécialités culinaires et dans les coffrets cadeaux recherche un coordonnateur du développement de produits.

L'un des principaux objectifs de ce poste est de s'assurer que tous les produits et leurs étiquettes sont conformes à la réglementation canadienne sur les aliments et drogues, le règlement sur l'emballage et l'étiquetage des produits de consommation et toutes les autres lois applicables et sont conformes aux bonnes pratiques d'importation.

Vous agirez à titre de liaison principale avec l'ACIA et vous communiquerez avec eux pour toutes les questions relatives aux règlements d'importation et d'étiquetage.

Vous travaillerez en étroite collaboration avec les graphistes internes pour les aider à résoudre les problèmes réglementaires, fournir des traductions, confirmer les informations nutritionnelles et approuver les illustrations finales.

Vous vérifierez que tous les avertissements et déclarations requis sont présents et que toutes les allégations nutritionnelles sont justifiées.

Vous demanderez des données actuelles sur la nutrition et les allergènes de tous les fournisseurs et conserverez les informations dans les dossiers et à jour pour être utilisées comme référence pour la vérification des étiquettes ou les demandes des clients.

Vous aurez à traduire les informations nutritionnelles obligatoires ainsi que le texte promotionnel, les recettes, les instructions, les noms de produits, etc. selon les besoins tout au long du processus d'étiquetage des emballages (principalement de l'anglais au français).

Vous ferez la vérification de la conformité d'un échantillon de chaque produit reçu à la réglementation. Vous communiquerez avec les membres de l'équipe pour déterminer une action corrective, s'il y a des problèmes avec les allergènes, les dates de péremption, les ingrédients non autorisés, les allégations, etc.

Vous travaillerez en étroite collaboration avec les graphistes internes pour les aider à résoudre les problèmes réglementaires, fournir des traductions, confirmer les informations nutritionnelles et approuver les illustrations finales.

Toutes autres tâches administratives pouvant être requises.
Un organisme fédéral de Laval recherche les services d’un agent administratif pour sa division technique.

A ce poste, vous aurez à :
- Effectuer des recherches préliminaires et recueillir l'information.
- Faire de l’entrée de données en lien avec les projets de construction.
- Traiter la documentation des projets de construction tels que la facturation, les formulaires et autres documents.
- Tenir à jour les dossiers de projet.
- Contribuer à la préparation de réunions d'information, de rapports et de présentations.
- Participer aux activités d’équipes ou de groupes de travail, dont la mission est d’analyser, d’élaborer et de coordonner les stratégies et les initiatives axées sur les programmes.
- Aider dans différentes tâches administratives nécessitant du jugement.
- Aider à l’élaboration de différents programmes.
- Surveiller les volets des programmes.

Qualifications requises :
- Diplôme d’études secondaires exigés
- Une expérience pertinente en facturation ou toute combinaison acceptable
- Un bilinguisme fonctionnel

Ce poste exige une enquête de sécurité (prise d’empreintes, etc.) avant l’embauche.

Au plaisir de recevoir votre CV et de discuter de ce poste avec vous!
Notre client, un grand et réputé cabinet d'avocats au métro Square Victoria, désire joindre à son équipe une agente administrative pour seconder la direction.

Nous sommes à la recherche d’une personne organisée, dynamique et rigoureuse!

Principales responsabilités:
- Préparer les rapports de dépenses, les conciliations de carte de crédit et les demandes de paiement;
- Coordonner divers dossiers administratifs et en assurer le suivi;
- Assurer la mise à jour de l’intranet, de divers documents et listes;
- Participer à la préparation de documents variés et assurer la coordination de ceux-ci auprès du centre de services;
- Effectuer des numérisations et les sauvegarder dans notre système de gestion documentaire;
- Collaborer aux projets spéciaux.

Profil recherché:
- Diplôme en bureautique ou administration (un atout);
- Deux (2) ans d’expérience dans un poste similaire;
- Très bonne connaissance de la Suite Microsoft Office;
- Bon niveau de bilinguisme;
- Bonnes habiletés d’organisation et capacité à gérer les priorités;
- Souci d’offrir un service à la clientèle de qualité;
- Rigueur, professionnalisme et discrétion;
- Débrouillardise, sens de l’initiative et esprit de collaboration.

Vous aimez être au cœur de l’action? Vous être reconnu(e) pour votre capacité à soutenir efficacement les membres de votre équipe et à offrir un service à la clientèle hors pair ? Votre candidature nous intéresse!
Notre client, une compagnie oeuvrant dans le domaine de la construction au métro Sauvé, est à la recherche d'une agente de bureau permanente.

Tâches:
- Mise en page de lettres sur Word
- Suivis des courriels
- Répondre aux appels et les transférer (très peu)
- En charge de commande les fournitures de bureau et de cuisine
- Classement de documents
- Assister, au besoin, les gérants de projets dans leurs communications avec les sous-traitants
- Ouverture et suivi de dossiers

Vous avez de bonnes grammaires en français, êtes à l'aise sur Word et avez des connaissance de base sur Excel?
Vous aimez le travail général de bureau et vous êtes polyvalente?
Ce poste vous permettra de toucher à tout!

Horaire de 8h à 17h, vendredi termine plus tôt.
Salaire entre 35-40K selon expérience et gamme complète d'avantages sociaux.
Notre client, une association de professionnels dans le domaine médical située au métro Place-des-Arts, est à la recherche d'une assistante administratrive permanente, à temps partiel (21h/semaine).

Sous la supervision de la directrice administrative, le titulaire du poste effectuera diverses tâches en lien avec les activités courantes de l’Association et assumera la responsabilité et la coordination des activités de développement professionnel continu de l’Association.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
 Assurer la coordination des rencontres et des évènements ;
 Assumer la coordination des activités de développement professionnel continu de l’Association (DPC) : congrès, activités scientifiques, webinaires ;
 Au besoin, assister à divers comités, rédiger des comptes-rendus et en assurer le suivi ;
 Assurer les communications écrites, électroniques et téléphoniques auprès des différents collaborateurs ;
 Procéder à la mise en forme, la révision et la correction de documents et rapports, en assurer l’exactitude, et ce, dans les délais prévus ;
 Traiter la correspondance postale et électronique et en assurer les actions et le suivi approprié ;
 Assurer la mise à jour des dossiers et des bases de données ;
 Effectuer des recherches d’informations ;
 Participer activement aux projets de la direction ;
 Accomplir toute autre fonction connexe à la demande du supérieur immédiat.

EXIGENCES DE L’EMPLOI
 Diplôme d’études collégiales en bureautique ou formation équivalente ;
 Minimum de 5 années d’expérience dans un poste similaire ;
 Maîtrise du français et anglais fonctionnel (oral et écrit) ;
 Maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office 365 (XLS, Word, PPT, Outlook, Teams, etc.) ;
 Bonne connaissance du réseau de la santé (un atout) ;
 Expérience en gestion des activités de développement professionnel continu (un atout) ;
 Disponibilité occasionnelle en dehors des heures régulières de bureau.

APTITUDES RECHERCHÉES
 Bon sens des communications autant à l’oral qu’à l’écrit ;
 Autonomie et sens des responsabilités ;
 Compétence à gérer la complexité, à donner du sens aux orientations et aux actions ;
 Jugement, flexibilité, initiative et sens de l’organisation ;
 Capable de traiter des renseignements confidentiels et délicats avec discrétion.

Vous aimez l'autonomie et mener à terme vos propres projets?
Ce poste vous permettra de vous propulser dans votre carrière!
Vous avez de l'expérience en secrétariat et en facturation et vous avez envie de compléter une belle équipe?

Un organisme à but non lucratif, qui oeuvre dans le domaine du logement, recherche une secrétaire pour son service de l'approvisionnement situé proche du métro Rosemont.

Il s'agit d'un mandat temporaire à durée indéterminée et vous travaillerez du lundi au vendredi de 8h30 à 16h30.

Sous la supervision du directeur de l'unité administrative, votre rôle principal consistera à effectuer une variété de travaux administratifs, caractérisés par la recherche, la cueillette, la vérification, la préparation, l'agencement et la transmission de données. Vous assurerez également le support administratif et clérical de l'unité administrative.

Vos responsabilités :

- Assurer l’accueil de la clientèle interne et externe
- Procèder au traitement de la correspondance et du courrier
- Compléter, maintenir à jour et compiler des questionnaires, tableaux, chiffriers électroniques, graphiques, registres ou autres documents administratifs
- Être responsable de la facturation du service
- Voir à la reproduction de documents de toute sorte ainsi qu’à sa diffusion aux différentes clientèles
- Tenir à jour le système de classement des documents ou dossiers.
- Voir à la préparation et au suivi manuel et/ou informatique des bons de commande, réquisitions, budgets, comptes de dépenses, feuilles de temps, vacances et autres documents du genre
- Transmettre des avis, enregistrer des requêtes, renseigner sur les procédés administratifs, règlements, normes et procédures en vigueur dans son unité administrative
- Exécuter des travaux d'écriture reliés à la comptabilité, aux statistiques, au budget, à l'approvisionnement, etc
- Fournir des renseignements d'ordre général au téléphone ou au comptoir afin d'orienter ou d'informer les clientèles internes et externes
- Participer à la réalisation de projets, recherches, dossiers ou analyses relatifs à l'administration de l'unité administrative
- Assure la préparation matérielle des réunions, conférences ou séances d'information, procéder à la convocation des participants, voir à la préparation de l'ordre du jour et à la fourniture de la documentation pertinente
- S’assurer que l’unité administrative dispose de stocks suffisants en fourniture et équipement de bureau et voir à son renouvellement
- Effectuer la révision finale des documents émis par le personnel de son unité administrative afin de s'assurer qu'ils sont exempts d'erreur grammaticale, d'orthographe et autres.

Profil recherché:
- Excellent service à la clientèle
- Bonne connaissance bureautique et capable de converser en français et en anglais.
- Très bonne rédaction en français
- Expérience en facturation souhaitée

Envoyez-nous votre CV et rejoignez une belle compagnie au service des montréalais!
Notre client, un cabinet d'avocats réputé, situé en plein coeur du centre-ville de Montréal, est à la recherche d'un coordonnateur à la facturation.

La facturation de professionnels n'a pas de secret pour vous? Lisez ce qui suit!

Principales attributions:
• Traiter les factures préliminaires et les factures finales tous les mois, tous les trimestres ou selon les besoins
• S’assurer du respect des exigences des clients en ce qui a trait aux requis de facturations; incluant entre autre l’approbation des budgets, approbation des taux des professionnels, respect des échéanciers de facturation des clients,
• Supporter et encadrer les professionnels afin de s’assurer de l’exactitude des factures
• Transférer les entrées de temps et les débours si requis conformément aux instructions des avocats, aux lignes directrices du Cabinet et aux procédures de facturation
• Soutenir au besoin d’autres membres du Service de la comptabilité

Compétences requises:
• Au moins 3 ans d’expérience en comptabilité au sein d’un cabinet juridique ou dans le milieu des services professionnels
• Connaissance des principes comptables fondamentaux et compétences en mathématiques
• Capacité à travailler en équipe sous supervision minimale
• Bon sens de l’organisation et capacité à travailler sous pression
• Grand souci du détail
• Compréhension de la théorie comptable
• Maîtrise de Word, d’Excel, d’Adobe Acrobat et d’Outlook
• Expérience du système Aderant (CMS) ou d’un autre système de facturation et de consignation du temps, un atout
• Excellentes compétences interpersonnelles
• Capacité à faire des heures supplémentaires pour respecter les échéances de fin de mois et de fin d’année
• Capacité à travailler efficacement au sein d’une équipe

L'intérêt y est toujours? Envoyez-moi votre CV sans plus tarder!
Notre client, un cabinet boutique installé sur la rive sud de Montréal, désire joindre à son équipe une adjointe juridique junior, afin de seconder deux avocats, dont un principalement en droit administratif.

Vous aimez la paperasse? Ce poste vous permettra de vous familiariser avec le domaine juridique et vous donnera l'opportunité d'apprendre les différentes procédures tout en secondant les avocats.

Vous souhaitez rejoindre une équipe de juristes passionnés, engagés et responsables?
Vous recherchez un environnement de travail convivial ou le respect, la complicité et la bonne humeur font partie des valeurs intrinsèques du cabinet?
Vous souhaitez travailler sur la rive-sud de Montréal (Boucherville)?

Le poste est disponible immédiatement et offre des conditions de tavail intéressantes et compétitives sur le marché.

Principales responsabilités:
- Gestion des dossiers et agenda, de la correspondance et des documents légaux
- Préparation de diverses procédures et autres documents connexes
- Recherches (Stratégis, Cidreq, RDPRM, Registre Foncier, etc.)
- Ouverture et archivage des dossiers
- Photocopies, classement et autres tâches administratives connexes
- Facturation des travaux en cours

Expérience et aptitudes recherchées:
- 1-3 ans d'expérience pertinente à titre d'adjointe juridique
- Maîtrise des fonctions avancées de Word (essentiel), Office et JurisConcept
- Français impeccable (oral et écrit), Anglais fonctionnel

Salaire ouvert selon expérience et gamme complète d'avantages sociaux.

Vous adorerez travailler à proximité de votre résidence?
Voici une chance en or!
Vous êtes à l'aise avec le soutien administratif, la facturation et vous avez de l'expérience avec les fournisseurs?

Un organisme communautaire, qui oeuvre dans le domaine du logement recherche un préposé à l'administration pour son nureau situé près du métro Rosemont.

Il s'agit d'un mandat temporaire d'environ 18 mois. Les horaires de travail sont du lundi au vendredi de 8h30 à 16h30.

Vos responsabilités:

- Agir en tant que soutien administratif pour la planification, le suivi, le contrôle et la répartition de tout travail lié aux activités de l’unité administrative.
- Assurer la préparation, le suivi, le contrôle ou la coordination de certains dossiers relatifs aux logements, enregistrements de travaux, à la fumigation, aux contrats d’entretien des ascenseurs, aux sinistres ou autres dossiers du genre.
- Effectuer la saisie d’information relative au suivi des demandes de travaux d’entretien et effectuer la conciliation administrative des enregistrements de travaux.
- Vérifier la conformité des données inscrites sur les factures, bons de commande, bons de livraison et autres documents du genre.
- Préparer et effectuer les réquisitions.
- Effectuer le suivi et la mise à jour des listes de travaux d’entretien.
- Assurer le suivi des relevés d’assiduité, des déplacements et autres rapports connexes.
- Assurer la mise à jour des divers fichiers informatiques de l’unité administrative.
- Effectuer le classement et la photocopie de divers documents administratifs.
- Assurer la transmission des documents devant être remis à des entrepreneurs ou intervenants extérieurs.
- Préparer les rapports relatifs au suivi des bons de commande.
- Assurer au besoin la répartition des travaux d’entretien.
- Effectuer l’approbation, la saisie et la relance de la facturation des entrepreneurs.
- Procèder à l’ouverture et au suivi informatique des dossiers sinistres.
- Procèder au traitement des factures dans le système financier.

Votre profil:
- Vous avez une bonne connaissance du français et de l’anglais parlé et des mathématiques;
- Vous êtes à l'aise avec le fonctionnement des outils bureautiques;
- Vous connaissez les règles comptables;
- Vous avez de l'expérience dans un immeuble résidentiel.

Vous souhaitez mettre à profit votre expérience au sein d'une compagnie humaine et qui a à coeur d'aider les montréalais? Appliquez dès aujourd'hui pour compléter une belle équipe!
Notre client, un cabinet d'avocats de renom situé dans le quartier des affaires, est à la recherche d'une adjointe de direction pour seconder trois Directeurs.

Nous sommes à la recherche d’une personne organisée, polyvalente et rigoureuse qui apportera un soutien professionnel de haut niveau à trois membres de notre équipe de direction.

Le travail se fait 100% en télétravail pour le moment.

Vous aimez être au cœur de l’action? Vous être reconnu(e) pour votre facilité à gérer plusieurs dossiers à la fois? Vous avec une très bonne maîtrise des outils bureautiques et avez à cœur d’offrir un service à la clientèle de grande qualité? Votre candidature nous intéresse.

Principales responsabilités:
Assurer la coordination et le suivi de divers dossiers administratifs;
Produire et formater des documents variés, communications, présentations, rapports et organigrammes au moyen de la suite Microsoft Office (c.-à-d., PowerPoint, Word, Excel, Visio);
Offrir un service à la clientèle personnalisé et courtois en répondant aux questions d’ordre général et en dirigeant les demandes aux personnes concernées;
Coordonner les événements inscrits au calendrier, préparer et distribuer le matériel nécessaire aux réunions (ordre du jour, présentation, documentation, etc.) et préparer, au besoin, les procès verbaux;
Préparer les communications courantes à l’équipe, coordonner la rédaction et la traduction de certaines communication;
Entretenir et gérer un système de classement efficace afin d’être en mesure de retrouver facilement la documentation sur demande;
Prêter main-forte à la réalisation des projets spéciaux.

Profil recherché:
Diplôme d’études collégiales en techniques bureautique ou administratives;
Cinq (5) à sept (7) ans d’expérience dans un poste similaire;
Excellent niveau de bilinguisme, tant à l’oral qu’à l’écrit;
Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Outlook, Excel, Visio et Powerpoint);
Excellentes habiletés interpersonnelles et de communication et désir d’offrir un service à la clientèle de grande qualité;
Excellent sens de l’organisation et capacité à gérer des priorités dans un contexte de travail multitâches;
Haut niveau de professionnalisme et de discrétion;
Rigueur et minutie;
Autonomie, débrouillardise et sens de l’initiative;

Conditions:
Pour un milieu de travail flexible où le travail à distance est soutenu par un environnement technologique performant;
Pour une ambiance de travail conviviale où les valeurs de respect, d’ouverture et d'innovation sont mises de l’avant;
Pour une rémunération concurrentielle, une contribution REER généreuse, un programme santé et mieux-être et un régime d’assurance qui s'adapte à vos besoins;
Pour joindre un cabinet dont l’excellence est reconnu sur la scène internationale.

Vous privilégiez un poste à 35h/semaine, 100% en télétravail (pour le moment)?
Vous êtes bilingue et maîtrisez la suite MsOffice?
Ce poste vous comblera à tous les niveaux!
Notre client, un grand cabinet d'avocats du centre-ville de Montréal, est à la recherche de deux adjointes exécutives pour seconder des avocats (deux ou trois) dans le groupe commercial/corporatif, en télétravail.

L’adjoint coordonnera les travaux pour les autres services de soutien. Ainsi, il déléguera les tâches relatives à production de documents et passera en revue les documents terminés; en outre, il supervisera la gestion des dossiers, le bon déroulement des mandats de photocopie et de numérisation, et le travail administratif en général. Il devra comprendre à fond tous les aspects des exigences des clients et aura à cœur de fournir un service exceptionnel aux avocats et aux clients du cabinet.

Tâches administratives
• Gère les agendas en veillant à ce qu’ils soient à jour et rappelle aux avocats leurs réunions quotidiennes
• Organise les réunions, réserve les salles de conférence, commande les rafraîchissements, vérifie l’état des salles avant les réunions, etc., et communique avec les autres participants, à l’interne et à l’externe
• S’occupe des réservations pour les déplacements et d’autres détails avec l’aide des équipes de soutien
• Voit au bon déroulement de diverses fonctions : photocopie, impression, envois par messager, envoi de lettres et de télécopies, etc.
• Voit à l’ouverture et à la fermeture des dossiers, et supervise les procédures pour s’assurer qu’on respecte les diverses exigences en matière de classement et de consignation
• Coordonne/effectue des recherches sur les conflits d'intérêts avec l'aide de l'adjointe administrative
• Emploie des systèmes efficaces pour faire en sorte que les tâches à exécuter à court et à long terme soient terminées dans les délais impartis
• Soutient les avocats dans leurs activités de marketing et participe notamment à la préparation de présentations et de sollicitations

Communication
• Répond aux demandes téléphoniques internes et externes, donne l’information requise ou voit à ce que les messages soient transmis aux personnes compétentes en temps voulu
• Surveille le courrier ou les courriels et prend les mesures voulues; voit à ce que la correspondance qui concerne un client soit transmise à l’avocat compétent ou à la personne qui le remplace s’il est absent
• Au besoin, communique au nom des avocats avec les Services de soutien administratif
• Communique avec le chef d’équipe du service quant aux absences prévues, trouve des remplaçants au besoin et communique l’information pertinente aux avocats compétents

Gestion de la relation client
• S’occupe activement des besoins des clients et est au fait des contacts/clients
• Saisit, maintient et actualise l’information et les détails qui concernent les clients et l’information connexe dans le système des contacts du cabinet
• Répond aux demandes courantes des clients et aux questions générales qui ont trait à l’administration
• Organise les rencontres avec les clients

Production de documents
• Vérifie la correspondance, les pièces jointes, les documents, les rapports, les présentations, les télécopies etc. que produit l’équipe affectée à la production de documents avant que ces documents soient transmis à l’avocat compétent; au besoin, apporte les modifications mineures requises
• Tape la correspondance et les courriels confidentiels, urgents ou brefs
• Au besoin, produit et conserve des feuilles de calcul Excel

Tâches financières — Facturation
• Aide les avocats quant à la saisie et à la consignation quotidiennes de leurs heures dans le système
• Aide les avocats quant au processus de facturation et de contrôle du crédit en communiquant avec l’avocat compétent et la Comptabilité, et produit, au moyen du système, des rapports standard de facturation provisoire
• Au besoin, fait des demandes de chèques, des virements bancaires et des versements
• Envoie les factures aux clients, avec les pièces justificatives appropriées.
• Coordonne/effectue des recherches sur les conflits d'intérêts avec l'aide de l'adjointe administrative

Autres fonctions et responsabilités
• En plus d’appuyer l’avocat ou les avocats à qui il rend compte, l’adjoint à la pratique aide ses collègues immédiats dans son propre service et, lorsque l’occasion s’y prête, les collègues d’autres services
• Au niveau de l’équipe, les obligations comprennent ce qui suit :
o Aider les autres membres du cabinet de manière proactive et lorsque le chef d’équipe le demande
o Mener à bien toute autre tâche selon les directives des avocats ou du chef d’équipe

Principales exigences
• Diplôme d'assistant juridique ou expérience équivalente ;
• Parfaitement bilingue en français et en anglais, écrit et parlé
• Minimum 2 - 5 ans d'expérience juridique, un atout ;
• Maîtrise de MS Office (excellente connaissance des fonctions avancées de Word) ;
• Capacité de communiquer de façon professionnelle avec les clients et les avocats ;
• Capacité d'interagir professionnellement avec les clients et tous les membres du cabinet ;
• Solides capacités d'organisation et de gestion du temps ;
• Personnalité soucieuse du détail avec de bonnes compétences en correction d'épreuves ;
• Capacité à effectuer plusieurs tâches en même temps ;
• Capacité à suivre les instructions avec un minimum de supervision et à prendre des initiatives ;
• Capable d'établir des priorités tout en conservant une certaine souplesse ;
• Un esprit d'équipe avec d'excellentes aptitudes en relations interpersonnelles

Salaire entre 60-65K selon expérience et gamme complète d'avantages sociaux.

Le domaine juridique vous a toujours intrigué et passionné, mais vous n'aviez pas l'expérience requise?
Ce poste vous permettra de mettre à profit votre bagage comme adjointe exécutive et d'apprendre les technicalités d'un nouveau domaine fort intéressant!
Notre client, un cabinet d'avocats de grande envergure du centre-ville de Montréal, est à la recherche d'une adjointe administrative pour seconder deux associés qui oeuvrent en litige et arbitrage international.

Aperçu des tâches:
* Transcrire/modifier des lettres, des conventions, des contrats, des procédures, des rapports, des sentences arbitrales ou d'autres documents dictés ou manuscrits
* Créer/modifier des documents de présentation PowerPoint
* Effectuer les tâches administratives reliées au poste, y compris les entrées de temps, les relevés de dépenses et la facturation
* Gérer les courriels entrants et en coordonner le suivi avec les associés
* Rédiger des projets de lettre et des courriels
* Coordonner et organiser les déplacements des associés
* Prendre en charge l'agenda et en assurer le suivi
* Créer et maintenir à jour les fiches contacts
* Maintenir le classement à jour, y compris l'indexation des dossiers
* Prendre en charge les messages téléphoniques et en assurer le suivi
* Coordonner les réunions téléphoniques mensuelles de l'équipe d'arbitrage international
* Effectuer toute autre tâche connexe au travail de secrétariat (photocopies, étiquettes, mises à jour de recueils, etc.)

Compétences requises:
* Diplôme d'études en secrétariat ou en administration
* Minimum de 5 ans d'expérience à titre d'adjointe administrative
* Excellente maîtrise des grammaires française et anglaise
* Rigueur et souci du détail
* Sens de l'organisation et de la gestion des priorités
* Bonne connaissance d'Outlook
* Excellente connaissance de Word et de ses fonctions avancées
* Bonne connaissance de PowerPoint et d'Excel
* Esprit d'équipe, polyvalence et capacité de travailler sous pression
* Autonomie, esprit d'initiative et rapidité d'exécution
* Expérience en litige et en arbitrage international, un atout

Do you want to join the ranks of a reputable and well-established firm and have the opportunity to break into the legal field?
Soumettez-moi votre CV!
Nous sommes à la recherche d'un(e) Assistant(e) Technique Junior pour une compagnie de courtage en assurances basée à l'est du centre-ville de Montréal.

Votre rôle sera de seconder les Courtiers dans leurs tâches quotidiennes. Vous souhaitez rejoindre une compagnie à taille humaine, valorisant l'intégrité et le respect des personnes?

Ce poste est pour vous! La compagnie vous offre une formation personnalisée, la possibilité d'évoluer en interne ainsi qu'un package complet d'avantages : assurance maladie et dentaire dès le 1er jour, allocation transport, 3 semaines de vacances, la possibilité de télétravailler...

Vos principales responsabilités :

- Assister les Courtiers dans la vérification des polices d'assurance
- Procéder à l'émission de documents de tout types (cartes roses, des notes de couverture, certificats d'assurance et formulaires d'avenants (5a, 23a...)
- Apporter un soutien au service de facturation
- Veiller au respect des délais pour l'obtention des documents

Compétences :
- 1 à 2 ans d’expérience en assurance dommages aux entreprises
- Bilingue Anglais / Français
- Vous êtes dynamique, polyvalent et avez le goût du challenge
- Maitrise d'Excel, Word, et Outlook
- Maitrise du logiciel TAM (un atout)

N'attendez plus, envoyez-nous immédiatement votre CV!
Un organisme fédéral de Laval recherche les services d’un agent administratif pour sa division technique. Le poste est d’une durée de 48 semaines avec possibilité de prolongation.

A ce poste, vous aurez à :
- Effectuer des recherches préliminaires et recueillir l'information.
- Faire de l’entrée de données en lien avec les projets de construction.
- Traiter la documentation des projets de construction tels que la facturation, les formulaires et autres documents.
- Tenir à jour les dossiers de projet.
- Contribuer à la préparation de réunions d'information, de rapports et de présentations.
- Participer aux activités d’équipes ou de groupes de travail, dont la mission est d’analyser, d’élaborer et de coordonner les stratégies et les initiatives axées sur les programmes.
- Aider dans différentes tâches administratives nécessitant du jugement.
- Aider à l’élaboration de différents programmes.
- Surveiller les volets des programmes.

Qualifications requises :
- Diplôme d’études secondaires exigés
- Une expérience pertinente en facturation ou toute combinaison acceptable
- Un bilinguisme fonctionnel

Ce poste exige une enquête de sécurité (prise d’empreintes, etc.) avant l’embauche.

Au plaisir de recevoir votre CV et de discuter de ce poste avec vous!
Vous êtes reconnu pour votre service à la clientèle hors pair ainsi que pour apporter un soutien administratif de qualité à votre équipe ou votre directeur?

Voilà une belle opportunité pour une personne qui a de l’expérience en tant que réceptionniste, secrétaire administrative ou encore d'adjointe de direction!

Un organisme communautaire qui œuvre plus particulièrement dans le domaine du logement recherche des personnes qualifiées en soutien administratif.

Plusieurs de leurs bureaux sont situés dans le centre-ville de Montréal mais il y en a aussi aux alentours (Rivière des Prairies, Dollard-des-Ormeaux, Cartierville, Lachine). lls sont majoritairement accessibles en transports en commun.

Vos atouts :

- Vous aimez la coordination et le suivi de dossier;
- Vous maitrisez les tâches administratives suivantes : gestion des appels, rédaction de lettres et de documents, organisation de réunions, classement des dossiers, faire des comptes-rendus;
- Vous êtes à l’aise en facturation et avez quelques notions en comptabilité/ gestion de budget;
- Vous connaissez la Suite Microsoft Office;
- Vous avez un très bon niveau en français (écrit et parlé) et vous avez un très bon anglais parlé.

Vous bénéficierez d'un salaire concurrentiel et vous pourrez vous épanouir dans un environnement qui favorise la formation, la mobilité ainsi que l'évolution de son personnel.

Si vous avez à coeur de participer au développement social et urbain de Montréal, venez relever de nouveaux défis professionnels au sein d’une belle équipe!
Un poste au sein du gouvernement canadien vous intéresse; nous pouvons vous aider !

Nous avons plusieurs postes à combler: support administratif; service à la clientèle, magasinier, acheteur, support informatique, réception-expédition, électricien, architecture, etc.

Veuillez nous contacter et nous serons heureux de vous indiquer la marche à suivre. Il y a définitivement un poste qui comblera vos attentes !