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Cette entreprise située au centre-ville de Montréal et oeuvrant dans le domaine médical est à la recherche d’une conseillère ou d’un conseiller politique au président.

Relevant du Président et du Directeur général, le ou la titulaire du poste est responsable des partenariats et du soutien aux instances démocratiques de l’entreprise. Il ou elle soutient aussi le président dans ses fonctions de représentations. Cette personne contribue aux relations qui doivent être maintenues avec les autorités gouvernementales et conseille le président sur les orientations politiques et les dossiers qui lui incombent.

Responsabilités
• Assurer le maintien des relations et des communications du président entre l’entreprise, les associations médicales, les divers représentants du réseau de la santé et du gouvernement (régional et québécois) et autres organismes;
• Assurer la planification et le suivi des activités et des déplacements du président;
• Assurer la planification, la préparation et la gestion du Conseil d’administration et ses comités, de l’Assemblée des délégués, de la Commission des présidents;
• Rédiger des projets d’allocution ou de prises de position publique de l’entreprise;
• Effectuer, sur mandat du président ou du directeur général, le suivi des relations gouvernementales et des relations avec les partenaires et les parties prenantes;
• Assister le président dans la gestion d’enjeux et de crises;
• Assurer l’optimisation des activités du bureau de la présidence.

Exigences
• Baccalauréat en administration /droit / communication ou formation équivalente;
• Minimum de 5 années d’expérience dans un poste similaire;
• Connaissances approfondies de l’État québécois, de l’environnement politique et du réseau de la santé;
• Maîtrise du français et bonne connaissance de l’anglais (oral et écrit);
• Maîtrise des logiciels Microsoft Office 365 (Excel, Word, PowerPoint, Outlook, Teams, etc.);
• Disponibilité occasionnelle en dehors des heures régulières et pour des déplacements au Québec

Compétences recherchées
• Excellent sens de l’organisation et de gestion des priorités;
• Souci du détail, discrétion et diligence professionnelle;
• Niveau élevé d’autonomie et de proactivité;
• Esprit d’analyse et de synthèse;
• Intelligence émotionnelle développée;
• Excellentes habiletés de rédaction et de communication;
• Capacité de travailler en équipe et de gérer le stress.

Vous être doué(e) pour gérer tout ce qui a trait à la politique dans une entreprise? Nous attendons votre candidature avec impatience!
Nous sommes à la recherche d'une secrétaire administrative permanente pour les bureaux de notre client situés au métro Rosemont.

Le poste est à combler dès que possible et les horaires de travail sont de 8h30 à 16h30.

Exemples de tâches et de responsabilités:

- Assiste sa/son supérieur.e dans l'ensemble de ses fonctions.
- Traite la correspondance reçue, rédige et signe la correspondance d'ordre général, assemble la documentation nécessaire au personnel de l'unité pour le traitement des dossiers.
- Prépare et fait le suivi des demandes à la Régie du logement et le suivi des demandes de réclamation pour dommages injustifiés.
- Prépare et fait des ententes avec les nouveaux propriétaires.
- Participe à la coordination et au suivi des différents dossiers traités au sein de l’unité et suggère des méthodes de fonctionnement.
- Assure le suivi et la compilation des relevés d’assiduité du personnel, complète ou prépare les formulaires relatifs aux vacances, maladie, demandes de remboursement ou autres documents relatifs à la gestion du personnel.
- Exécute la réception, le filtrage et l'acheminement du courrier, des appels téléphoniques, des courriels et des visiteurs.
- Fixe ou déplace les rendez-vous de la/du supérieur selon les priorités, lui rappelle les dates de ses réunions et prépare la documentation requise, confirme sa présence à des réunions ou propose un remplaçant au besoin. Fait des arrangements relatifs aux déplacements de sa/son supérieur.e (transport, hébergement, avance de fonds, etc.).
- Recueille les données nécessaires à la préparation ou à la révision des réquisitions et des budgets, et s'assure de la disponibilité des crédits; procède à la vérification et au paiement de factures, à des transferts budgétaires et au suivi du budget dans le système financier. Peut être appelé.e à gérer une petite caisse pour le remboursement de factures internes.
- Procède aux commandes et à la gestion des fournitures de bureau.
- Effectue le classement, le déclassement annuel et la gestion documentaire des documents de l’unité administrative.
- Assiste à des réunions, prend note des échanges et rédige des comptes rendus ou des procès-verbaux reflétant l'esprit des discussions et des décisions intervenues.
- Assure la transmission d'informations relatives aux politiques, aux procédures, aux lois et aux règlements régissant les activités des unités administratives.
- Rédige ou participe à la rédaction de recommandations pour la direction et le conseil d’administration.
- Effectue la révision finale des documents émis par le personnel de l’unité afin de s'assurer de la qualité de la présentation, de l'absence d'erreurs grammaticales, d'orthographe ou autre. Assure, au besoin, la mise à jour de documents et de renseignements dans l’Intranet et l’Internet.
- Assure, lorsque requis de le faire, l'exécution de toute autre activité connexe qu'elle/il est raisonnablement en mesure d'accomplir.

Profil recherché:

- Excellente maîtrise du français à l’oral comme à l’écrit
- Anglais intermédiaire
- Confidentialité
- Très bonnes aptitudes à la communication et aux relations interpersonnelles
- Analyse et synthèse
- Organisation et coordination de plusieurs dossiers simultanément
- Expérience en facturation
- Autonomie et débrouillardise
- Maîtrise de la suite Office et être à l’aise à travailler avec les nouvelles technologies

N'attendez plus, ce poste est pour vous! Envoyez-nous votre CV immédiatement!
Nous sommes à la recherche de deux agentes ou agents à la gestion documentaire pour les bureaux de notre client, situés respectivement près des métros Henri Bourrassa (Ahuntsic) et Charlevoix (Pointe-St-Charles).

Il s'agit de postes temporaires, avec possibilités de prolongation. L'horaire est du lundi au vendredi de 8h30 à 16h30.

Salaire : 21,12$/h.

Sous la supervision directe du directeur de Service, vous serez en charge d’effectuer des tâches variées de gestion documentaire (gestion et suivi de la circulation des documents, classement, élagage, petites tâches de service à la clientèle).


Responsabilités:

• Support administratif
• Identifier et créer des dossiers physiques
• Classement, déclassement et élagage
• Tâches inhérentes à la circulation des documents (recevoir les demandes de documents, rechercher les documents, contrôler l’accessibilité, sortir les documents, recevoir les retours de documents, effectuer le suivi des documents en circulation, effectuer le reclassement des documents)
• Se déplacer dans les locaux d’entreposage pour y classer des documents, en sortir des documents, y reclasser des documents
• Traiter les informations et faire des suivis à l’aide d’un logiciel de gestion documentaire
• Vérifier les listes de transfert par rapport au contenu des boîtes
• Préparer le transfert des documents à leur état de semi-actif ou inactif
• Rechercher et transmettre des renseignements simples sur le fonctionnement de l'unité administrative
• Assurer la permanence téléphonique à la gestion documentaire
• Communiquer avec le client par téléphone, par courriel ou en personne
• Compiler diverses statistiques
• Soulever ou déplacer des boîtes de documents ou de fournitures


Profil recherché:

• Connaissance du français parlé et écrit.
• Connaissance de base de l’anglais.
• Aisance avec les outils informatiques.
• Aptitudes pour le travail routinier et les communications avec la clientèle.

Vous avez obtenu un diplôme en gestion documentaire ou avez de l'expérience dans le domaine? N'attendez plus! Envoyez-nous immédiatement votre CV!
Nous sommes à la recherche d'une secrétaire administrative permanente pour les bureaux de notre client situés au métro Charlevoix.

Le poste est à combler dès que possible et les horaires de travail sont de 8h30 à 16h30.

Exemples de tâches et de responsabilités:

- Assiste son supérieur dans l'ensemble de ses fonctions.
- Traite la correspondance reçue, rédige et signe la correspondance d'ordre général, assemble la documentation nécessaire au personnel de l'unité pour le traitement des dossiers.
- Prépare et fait le suivi des demandes à la Régie du logement et le suivi des demandes de réclamation pour dommages injustifiés.
- Prépare et fait des ententes avec les nouveaux propriétaires.
- Participe à la coordination et au suivi des différents dossiers traités au sein de l’unité et suggère des méthodes de fonctionnement.
- Assure le suivi et la compilation des relevés d’assiduité du personnel, complète ou prépare les formulaires relatifs aux vacances, maladie, demandes de remboursement ou autres documents relatifs à la gestion du personnel.
- Exécute la réception, le filtrage et l'acheminement du courrier, des appels téléphoniques, des courriels et des visiteurs.
- Fixe ou déplace les rendez-vous du supérieur selon les priorités, lui rappelle les dates de ses réunions et prépare la documentation requise, confirme sa présence à des réunions ou propose un remplaçant au besoin. Fait des arrangements relatifs aux déplacements de son supérieur (transport, hébergement, avance de fonds, etc.).
- Recueille les données nécessaires à la préparation ou à la révision des réquisitions et des budgets, et s'assure de la disponibilité des crédits; procède à la vérification et au paiement de factures, à des transferts budgétaires et au suivi du budget dans le système financier. Peut être appelé.e à gérer une petite caisse pour le remboursement de factures internes.
- Procède aux commandes et à la gestion des fournitures de bureau.
- Effectue le classement, le déclassement annuel et la gestion documentaire des documents de l’unité administrative.
- Assiste à des réunions, prend note des échanges et rédige des comptes rendus ou des procès-verbaux reflétant l'esprit des discussions et des décisions intervenues.
- Assure la transmission d'informations relatives aux politiques, aux procédures, aux lois et aux règlements régissant les activités des unités administratives.
- Rédige ou participe à la rédaction de recommandations pour la direction et le conseil d’administration.
- Effectue la révision finale des documents émis par le personnel de l’unité afin de s'assurer de la qualité de la présentation, de l'absence d'erreurs grammaticales, d'orthographe ou autre. Assure, au besoin, la mise à jour de documents et de renseignements dans l’Intranet et l’Internet.
- Assure, lorsque requis de le faire, l'exécution de toute autre activité connexe qu'elle/il est raisonnablement en mesure d'accomplir.

Profil recherché:

- Excellente maîtrise du français à l’oral comme à l’écrit
- Anglais intermédiaire
- Confidentialité
- Très bonnes aptitudes à la communication et aux relations interpersonnelles
- Analyse et synthèse
- Organisation et coordination de plusieurs dossiers simultanément
- Expérience en facturation
- Autonomie et débrouillardise
- Maîtrise de la suite Office et être à l’aise à travailler avec les nouvelles technologies

N'attendez plus, ce poste est pour vous! Envoyez-nous votre CV immédiatement!
Vous cherchez de nouveaux défis dans le domaine du soutien administratif? Nous avons le poste qu’il vous faut! Que vous désiriez travailler pour une entreprise oeuvrant dans la relation d’aide, dans l’immobilier, dans le domaine juridique, dans les ressources humaines ou dans la comptabilité, nous avons une panoplie de postes qui sauront faire votre bonheur!

Certains postes incluent des fonctions en comptabilité ou en ressources humaines, et vous offrent donc une grande diversité de tâches et de défis! D’autres comportent des activités de service à la clientèle comme de la réception ou du soutien aux autres employés, ce qui vous permet de mettre en oeuvre vos capacités à établir et promouvoir de bons contacts humains! Vous aimez réviser des textes ou résoudre des problèmes? Nous vous trouverons l’emploi de rêve, en tant qu’assistant.e, adjoint.e, commis ou réceptionniste!

Que vous n’ayez aucune expérience en soutien administratif ou que vous soyez dans le domaine depuis quelques années mais souhaitiez explorer de nouvelles avenues, faites-nous part de vos rêves, nous sommes là pour vous aider à trouver votre emploi idéal!
Nous cherchons à combler un poste d'adjointe à la direction pour seconder la Directrice Générale qui travaille au sein d'une entreprise qui oeuvre dans le domaine de la toxicomanie. La personne recherchée est polyvalente et capable de s’adapter rapidement à diverses situations.

Sous l’autorité de la Directrice générale, il ou elle assiste cette dernière dans la coordination de ses activités et dans la gestion administrative des dossiers de l'entreprise.

Sommaire des responsabilités:
- Assurer le suivi des dossiers qui lui sont confiés en communiquant les décisions rendues ou en effectuant des rappels, recherches et collectes de données
- Voir à la planification et l’organisation des réunions en convoquant les participants, en confirmant les présences, en rédigeant l’ordre du jour et en préparant la documentation nécessaire
- Assurer la logistique des réunions (réservation et aménagement de la salle, commande du menu, remise de documentation)
- Planifier l’agenda selon les directives, respecter les échéanciers et établir les priorités
- Gérer le courrier électronique et la correspondance
- Recevoir, acheminer et/ou filtrer les appels téléphoniques, prendre les messages et gérer la boîte vocale
- Organiser et suivre les déplacements lors des voyages (réservation, planification de l’itinéraire, hébergement, etc.)
- Rédiger, corriger, mettre en page, traduire des lettres, des notes de service, des documents, des procès-verbaux (faire la mise en page uniquement)
- Compiler des données, mettre en page des graphiques et des tableaux
- Assurer le classement, la confidentialité et l’intégrité des documents
- Gérer la banque de données des contacts de la haute direction
- Établir des procédures administratives et des méthodes de travail
- Participer à des projets spéciaux et supporter la directrice générale dans les projets et les événements qui relèvent de sa fonction

Exigences et expérience:
- Diplôme d’études collégiales en bureautique ou l’équivalent
- Excellente maîtrise des logiciels Word, Excel, Outlook, Power Point
- Bonne connaissance d’internet et de la gestion de sites web
- Excellente maîtrise du français (oral et écrit)
- Trois ans d’expérience à titre d'adjointe à la direction

Compétences requises:
- Familiarité avec les conseils d'administration
- Autonomie
- Sens de l'organisation et capacité de gérer plusieurs dossiers à la fois
- Gestion des priorités
- Capacité d'adaptation
- Discrétion et esprit de synthèse
- Bon jugement
- Capacité à analyser et rédiger des textes complexes
- Solides habiletés en relations publiques et interpersonnelles

Vous avez envie de travailler dans une entreprise familiale? Faites-nous parvenir votre candidature!
L’adjoint.e exécutif.ive du chef de la direction est chargé.e de fournir un soutien complet au chef de la direction, au conseil d’administration et à l’équipe de direction et de gérer les opérations de bureau de l’organisation. Cette position dynamique nécessite la capacité d’anticiper les besoins, de penser de manière critique et d’offrir des solutions aux problèmes avec un haut niveau de professionnalisme et de confidentialité.

Principales responsabilités
-Soutien administratif au président
-Gérer le calendrier et les appels téléphoniques
-Planifier des voyages
-Préparer des rapports de dépenses et concilier les cartes de crédit
-Organiser des réunions avec les investisseurs et les fournisseurs et organiser la préparation des documents connexes
-Rédiger et revoir les correspondances
-Assurer le suivi des budgets, des factures et des bons de commande
-Être responsable de la gestion des documents des ministères (classement, numérisation et archivage)
-Organiser le soutien de l’assemblée annuelle des actionnaires et des assemblées du conseil d’administration
-Agir en tant qu’agent.e de liaison et fournir un soutien au conseil d’administration. Organiser et gérer toute la logistique des réunions et des événements du conseil d’administration: planifier les réunions; projets d’ordres du jour; élaborer, compiler et distribuer des documents de présentation
-Effectuer une grande variété de tâches administratives qui facilitent la capacité du PDG à diriger efficacement l’organisation, y compris: aider à des projets spéciaux; concevoir et produire des documents, des rapports et des présentations complexes; recueillir et préparer des informations pour les réunions avec le personnel et des parties externes; composer et préparer la correspondance; tenir à jour des listes de contacts; prendre des dispositions de voyage; et remplir des rapports de dépenses et de kilométrage
- Servir de principal point de contact pour les groupes internes et externes sur toutes les questions relatives au PDG, y compris celles de nature hautement confidentielle ou critique. Établir des priorités et déterminer les plans d’action, les renvois ou les interventions appropriés, en faisant preuve de jugement pour refléter le style et la politique de l’organisation du chef de la direction
-Travailler en étroite collaboration avec le PDG pour le tenir bien informé des engagements et des responsabilités à venir, en faisant un suivi approprié. Avoir une idée des problèmes qui se produisent dans l’environnement et tenir le PDG à jour. Anticiper les besoins du PDG avant les réunions, les conférences, etc.

Qualifications requises
• Minimum de 10 ans d’expérience dans un rôle similaire
• Connaissance avancée de Word, Excel, SharePoint, OneDrive, PowerPoint et Outlook
• Maîtrise de l’Internet
• Solides compétences bilingues (français et anglais), à l’oral et à l’écrit

Qualités personnelles
• Grande discrétion et diplomatie
• Capacité d’établir des priorités
• Autonomie et initiative
• Planification et organisation efficaces
• Orienté.e qualité et précision
• Compétences interpersonnelles et dynamisme
• Présence sur place requise
• Prospérer dans un environnement intense, bricoleur, start-up
• Capacité de bien travailler au sein d’un environnement d’équipe interfonctionnel et de communautés diversifiées
• Capacité de fixer des objectifs et de respecter les délais
• Capacité de générer des idées et de trouver des solutions
• Capacité à travailler à la fois de manière autonome et en équipe
• Esprit d’équipe et désir de s’entraider pour réussir
• Polyvalence et flexibilité

Vous avez une vaste expérience en tant qu’adjoint.e administratif.ive exécutif.ive? Vous êtes à la recherche d’un nouveau défi? Ce travail pourrait être exactement ce que vous cherchez!
Notre client, un cabinet d'avocats réputé dans le domaine, situé en plein coeur du centre-ville de Montréal, est à la recherche d'une adjointe pour son service linguistique.

Vous êtes spécialiste du traitement de texte? Vous avez un excellent niveau de français et d'anglais écrit? Vous aimez travailler en équipe et vous souhaitez vous joindre à une équipe de professionnels chevronnés?
Ce poste est pour vous!

Principales responsabilités:
- Apporter à divers documents de nature complexe les modifications demandées en anglais ou en français;
- Effectuer la mise en page de documents volumineux (en utilisant notamment les styles, les renvois, les signets, la numérotation hiérarchisée) et créer et modifier des tableaux ainsi que des graphiques (en utilisant les fonctions avancées de Word, Excel et PowerPoint);
- Participer à quelques tâches administratives du service au besoin (notamment ouvrir et classer les dossiers, répondre aux demandes ponctuelles des membres du service).

Exigences:
- DEC en bureautique ou expérience équivalente;
- Maîtrise des fonctions avancées de Word XP et bonnes connaissances de PowerPoint et d'Excel;
- Connaissances de Workshare Professional, Acrobat, Outlook, SAP et MultiTrans, un atout;
- Excellente maîtrise du français et de l’anglais à l’oral et à l’écrit;
- Grande disponibilité en dehors des heures normales de travail;
- Faire preuve d’aptitude à travailler en équipe;
- Avoir la capacité de travailler sous pression;
- Démontrer une grande capacité à apprendre rapidement;
- Être autonome;
- Faire preuve de minutie et de flexibilité;
- Avoir le sens de la planification et de l’organisation.

Joignez-vous à une belle équipe et mettez à profit votre expertise!