Adjointe juridique - Droit immobilier

Chef de file dans le domaine du droit des affaires, ce cabinet recrute présentement un adjoint ou une adjointe juridique afin de rejoindre son groupe en droit immobilier.

SOMMAIRE DU POSTE:
- Contribuer à la gestion des pratiques de professionnels du droit immobilier par le biais de soutien administratif et de secrétariat, permettant ainsi aux professionnels du droit d’offrir un meilleur service aux clients.
- Travail de secrétariat varié notamment révision et correction de correspondance et de documents.
- Soutien administratif varié notamment classement, système de rappel, correspondance, courriels, téléphone, préparatifs de voyages et d’organisation de réunions (incluant nourriture), relation avec les clients, archivage des dossiers.
- Soutien aux fonctions administratives des professionnels du droit notamment quant à leur participation aux comités internes et externes.
- L’horaire est de 35 heures par semaine, du lundi au vendredi.

FONCTIONS PRINCIPALES:
- Corriger et mettre en page des documents (lettres, notes de service, notes au dossier, opinions, procédures, etc.);
- Transcrire des documents à partir de notes manuscrites et/ou de messages téléphoniques;
- Comparer des documents avec Litera Compare;
- Mettre à jour des listes de clients;
- Photocopier et demander divers travaux d’imprimerie et de numérisation de documents;
- Échanger directement avec d’autres professionnels du droit lors de l’absence des patrons;
- Préparer du matériel lorsque le professionnel du droit est conférencier (Power Point);
- Ouvrir des nouveaux dossiers;
- Faire un suivi des appels internes et externes lorsque requis;
- Initier des appels conférence;
- Gérer l’agenda du professionnel du droit;
- Gérer des courriels;
- Rechercher, saisir et mettre à jour des données dans OnePlace;
- Réserver des voyages, automobiles, hôtels et restaurants;
- Réserver des salles de conférence pour réunions, vidéoconférences et rencontres clients;
- Commander des repas, breuvages et autres;
- Préparer des demandes de recherches de conflits et les acheminer aux personnes concernées;
- Faire un suivi journalier des entrées de temps et les inscrire ou les réviser dans le système;
- Réviser et valider des entrées de temps de façon hebdomadaire et mensuelle;
- Préparer la facturation mensuelle;
- Préparer des comptes de dépenses, les faire approuver lorsque requis et faire le suivi;
- Préparer des demandes de chèques ou transferts bancaires du compte en fidéicommis;
- Aider d’autres professionnels du droit ainsi que d’autres adjointes du département (ou d’autres départements) lorsque requis;
- Aider les étudiants et stagiaires lorsque requis;
- Assermenter des avocats et clients.

ÉDUCATION ET EXPÉRIENCE:
- Diplôme en secrétariat juridique ou l’équivalent;
- Posséder 3 à 5 années d’expérience en pratique privée pour un ou des professionnels du droit incluant, idéalement, un(e) associé(e).

CONNAISSANCES ET APTITUDES :
- Bilinguisme, français et anglais, à l’oral et à l’écrit
- Habiletés organisationnelles pour la gestion de tâches multiples;
- Habileté à prendre des initiatives et travailler de façon autonome avec un minimum de supervision;
- Connaissance des procédures et pratiques légales;
- Habiletés de communication orales et écrites dans les 2 langues;
- Connaissances des logiciels bureautiques;
- Capacité de travailler en équipe;
- Souci du détail.

Ce qui vous est offert
- Les membres de ce cabinet sont passionnés par le travail d’équipe, aiment résoudre des problèmes de manière efficace et s’emploient à aider les clients à réussir.
- Ce cabinet met tout en place pour offrir des chances égales à tous les membres du personnel. Il a également à cœur de redonner à la collectivité et de soutenir diverses initiatives sociales et communautaires.
- Le travail se fait actuellement selon une formule de travail hybride, qui comprend une obligation de travailler principalement au bureau et la possibilité de travailler à distance jusqu'à deux jours par semaine.
- Trois ou quatre semaines de vacances, selon l’expérience.
- Assurances collectives dès le jour 1.
- Régime de retraite après un an de service.

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