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** Since this position requires a high level of French proficiency, the following details are described in French. **

Vous souhaitez contribuer à la réussite des jeunes ?
Joignez-vous à un organisme moderne et innovant, né au Québec et aujourd’hui reconnu à l’international, qui souhaite accueillir un·e adjoint·e de direction à son image !
Dans ce rôle clé, vous offrirez un soutien administratif de haut niveau auprès de la direction générale et de la présidence. Vous participerez également à la réflexion stratégique et à la création de contenus de communication. Si vous vous démarquez par votre sens de l’organisation, votre rigueur et votre créativité, ce poste est pour vous !

Principales responsabilités :
• Gérer l’agenda du directeur général et de sa conseillère stratégique;
• Assurer le tri des courriels;
• Coordonner les comités de direction ainsi que la planification des conseils d’administration (ordres du jour, logistique, prise de notes, procès-verbaux);
• Organiser les déplacements, gérer les dépenses liées à la carte de crédit et produire les rapports mensuels pour la comptabilité;
• Rédiger et mettre en forme divers documents administratifs et de communication;
• Effectuer toute autre tâche connexe en soutien à la direction.

Exigences :
• Diplôme en techniques administratives ou dans un domaine connexe, combiné à une formation en communication ou toute combinaison équivalente d’études et d’expérience;
• Minimum de 5 ans d’expérience dans un rôle similaire;
• Excellente maîtrise du français, tant à l’oral qu’à l’écrit;
• Solides compétences en bureautique (mise en page, rédaction, graphisme, formatage de documents);
• Bonne maîtrise de la suite Microsoft Office (Excel intermédiaire, SharePoint, Loop, Lists).

Récompenses :
• Salaire entre 65000$ et 75000$ selon expérience;
• Heures flexibles;
• Équipe jeune et dynamique;
• Excellents avantages si permanence.

Ce sera un plaisir d'en discuter avec vous! Nous attendons votre appel avec impatience!

This unique firm, which promotes mentorship and the sharing of ideas, is looking for an Executive Assistant. In this firm, you will find a dynamic and stimulating environment to start a career or take a new direction.

This position has a schedule of 35 hours per week, Monday to Friday, with the possibility of working 2 days a week from home.

MAIN FUNCTIONS:
- Book travel, mainly in Europe, cars, hotels and restaurants;
- Book conference rooms and equipment for meetings, video conferences and client meetings;
- Order meals, beverages and others;
- Welcoming speakers;
- Correct and layout documents (letters, memos, notes to file, opinions, procedures, etc.);
- Photocopy and request various printing and scanning jobs;
- Interact directly with other legal professionals during the absence of the bosses;
- Prepare material when the legal professional is a speaker (Power Point);
- Open new files;
- Follow up on internal and external calls when required;
- Initiate conference calls;
- Manage the legal professional's agenda;
- Perform the filing and archiving of emails;
- Prepare requests for conflict research and forward them to the people concerned;
- Monitor time entries on a daily basis and enter or revise them in the system;
- Review and validate time entries on a weekly and monthly basis;
- Prepare monthly invoicing;
- Follow up with clients for accounts receivable;
- Prepare expense accounts, have them approved when required and follow up;
- Prepare requests for cheques or bank transfers from the trust account;
- Assist other legal professionals as well as departmental assistants (or other departments) when required;
- Assist students and articling students when required.

EDUCATION AND EXPERIENCE:
- Diploma in secretarial work or equivalent;
- Have a minimum of 7 years of experience, ideally in private practice for one or more legal professionals.

KNOWLEDGE AND SKILLS:
- Bilingualism, French and English (oral and written);
- Organizational skills for managing multiple tasks;
- Ability to take initiative and work independently with minimal supervision;
- Knowledge of legal procedures and practices;
- Oral and written communication skills in both languages;
- Knowledge of office software, including an intermediate level of knowledge of Excel software;
- Ability to work in a team;
- Attention to detail.

You enjoy organizing trips and events and have a flair for anticipating the needs of your bosses? You are the person we are waiting for! Give us the privilege of getting to know you!