** Since this position requires a high level of French proficiency, the following details are described in French. **
Notre client, un grand cabinet d'avocats du centre-ville de Montréal, est à la recherche de deux adjointes exécutives pour seconder des avocats (deux ou trois) dans le groupe commercial/corporatif, en télétravail.
L’adjoint coordonnera les travaux pour les autres services de soutien. Ainsi, il déléguera les tâches relatives à production de documents et passera en revue les documents terminés; en outre, il supervisera la gestion des dossiers, le bon déroulement des mandats de photocopie et de numérisation, et le travail administratif en général. Il devra comprendre à fond tous les aspects des exigences des clients et aura à cœur de fournir un service exceptionnel aux avocats et aux clients du cabinet.
Tâches administratives
• Gère les agendas en veillant à ce qu’ils soient à jour et rappelle aux avocats leurs réunions quotidiennes
• Organise les réunions, réserve les salles de conférence, commande les rafraîchissements, vérifie l’état des salles avant les réunions, etc., et communique avec les autres participants, à l’interne et à l’externe
• S’occupe des réservations pour les déplacements et d’autres détails avec l’aide des équipes de soutien
• Voit au bon déroulement de diverses fonctions : photocopie, impression, envois par messager, envoi de lettres et de télécopies, etc.
• Voit à l’ouverture et à la fermeture des dossiers, et supervise les procédures pour s’assurer qu’on respecte les diverses exigences en matière de classement et de consignation
• Coordonne/effectue des recherches sur les conflits d'intérêts avec l'aide de l'adjointe administrative
• Emploie des systèmes efficaces pour faire en sorte que les tâches à exécuter à court et à long terme soient terminées dans les délais impartis
• Soutient les avocats dans leurs activités de marketing et participe notamment à la préparation de présentations et de sollicitations
Communication
• Répond aux demandes téléphoniques internes et externes, donne l’information requise ou voit à ce que les messages soient transmis aux personnes compétentes en temps voulu
• Surveille le courrier ou les courriels et prend les mesures voulues; voit à ce que la correspondance qui concerne un client soit transmise à l’avocat compétent ou à la personne qui le remplace s’il est absent
• Au besoin, communique au nom des avocats avec les Services de soutien administratif
• Communique avec le chef d’équipe du service quant aux absences prévues, trouve des remplaçants au besoin et communique l’information pertinente aux avocats compétents
Gestion de la relation client
• S’occupe activement des besoins des clients et est au fait des contacts/clients
• Saisit, maintient et actualise l’information et les détails qui concernent les clients et l’information connexe dans le système des contacts du cabinet
• Répond aux demandes courantes des clients et aux questions générales qui ont trait à l’administration
• Organise les rencontres avec les clients
Production de documents
• Vérifie la correspondance, les pièces jointes, les documents, les rapports, les présentations, les télécopies etc. que produit l’équipe affectée à la production de documents avant que ces documents soient transmis à l’avocat compétent; au besoin, apporte les modifications mineures requises
• Tape la correspondance et les courriels confidentiels, urgents ou brefs
• Au besoin, produit et conserve des feuilles de calcul Excel
Tâches financières — Facturation
• Aide les avocats quant à la saisie et à la consignation quotidiennes de leurs heures dans le système
• Aide les avocats quant au processus de facturation et de contrôle du crédit en communiquant avec l’avocat compétent et la Comptabilité, et produit, au moyen du système, des rapports standard de facturation provisoire
• Au besoin, fait des demandes de chèques, des virements bancaires et des versements
• Envoie les factures aux clients, avec les pièces justificatives appropriées.
• Coordonne/effectue des recherches sur les conflits d'intérêts avec l'aide de l'adjointe administrative
Autres fonctions et responsabilités
• En plus d’appuyer l’avocat ou les avocats à qui il rend compte, l’adjoint à la pratique aide ses collègues immédiats dans son propre service et, lorsque l’occasion s’y prête, les collègues d’autres services
• Au niveau de l’équipe, les obligations comprennent ce qui suit :
o Aider les autres membres du cabinet de manière proactive et lorsque le chef d’équipe le demande
o Mener à bien toute autre tâche selon les directives des avocats ou du chef d’équipe
Principales exigences
• Diplôme d'assistant juridique ou expérience équivalente ;
• Parfaitement bilingue en français et en anglais, écrit et parlé
• Minimum 2 - 5 ans d'expérience juridique, un atout ;
• Maîtrise de MS Office (excellente connaissance des fonctions avancées de Word) ;
• Capacité de communiquer de façon professionnelle avec les clients et les avocats ;
• Capacité d'interagir professionnellement avec les clients et tous les membres du cabinet ;
• Solides capacités d'organisation et de gestion du temps ;
• Personnalité soucieuse du détail avec de bonnes compétences en correction d'épreuves ;
• Capacité à effectuer plusieurs tâches en même temps ;
• Capacité à suivre les instructions avec un minimum de supervision et à prendre des initiatives ;
• Capable d'établir des priorités tout en conservant une certaine souplesse ;
• Un esprit d'équipe avec d'excellentes aptitudes en relations interpersonnelles
Salaire entre 60-65K selon expérience et gamme complète d'avantages sociaux.
Le domaine juridique vous a toujours intrigué et passionné, mais vous n'aviez pas l'expérience requise?
Ce poste vous permettra de mettre à profit votre bagage comme adjointe exécutive et d'apprendre les technicalités d'un nouveau domaine fort intéressant!