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We are looking for a Corporate Customer Service Coordinator to join an international company based in Ville-Saint-Laurent.

Are you well known for your high level of customer service?
Are you organized, methodical and pay attention to details? Are you bilingual?

Main responsibilities :

- Provide a high level of customer service, provide information and respond to customer requests.
- Ensure the planning, follow-up and billing of technician interventions.
- Coordinate service appointments.
- Handle emergency calls from customers.
- Provide support to sales representatives with phone calls, quotes and purchase order pricing as required.
- Draft agreement contracts, renewal letters and estimates as required.
- Handle warranty claims as required.
- Perform any other related duties.

Requirements:

- DEC in office administration, an asset.
- 2 to 3 years experience
- Perfectly bilingual
- Meticulous, organized, autonomous, great interpersonal skills
- Good problem solving skills.
- Experience with collection is an asset.

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Saint-Laurent

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** Since this position requires a high level of French proficiency, the following details are described in French. **

Notre client, un cabinet boutique installé sur la rive sud de Montréal, désire joindre à son équipe une adjointe juridique junior, afin de seconder deux avocats, dont un principalement en droit administratif.

Vous aimez la paperasse? Ce poste vous permettra de vous familiariser avec le domaine juridique et vous donnera l'opportunité d'apprendre les différentes procédures tout en secondant les avocats.

Vous souhaitez rejoindre une équipe de juristes passionnés, engagés et responsables?
Vous recherchez un environnement de travail convivial ou le respect, la complicité et la bonne humeur font partie des valeurs intrinsèques du cabinet?
Vous souhaitez travailler sur la rive-sud de Montréal (Boucherville)?

Le poste est disponible immédiatement et offre des conditions de tavail intéressantes et compétitives sur le marché.

Principales responsabilités:
- Gestion des dossiers et agenda, de la correspondance et des documents légaux
- Préparation de diverses procédures et autres documents connexes
- Recherches (Stratégis, Cidreq, RDPRM, Registre Foncier, etc.)
- Ouverture et archivage des dossiers
- Photocopies, classement et autres tâches administratives connexes
- Facturation des travaux en cours

Expérience et aptitudes recherchées:
- 1-3 ans d'expérience pertinente à titre d'adjointe juridique
- Maîtrise des fonctions avancées de Word (essentiel), Office et JurisConcept
- Français impeccable (oral et écrit), Anglais fonctionnel

Salaire ouvert selon expérience et gamme complète d'avantages sociaux.

Vous adorerez travailler à proximité de votre résidence?
Voici une chance en or!
South Shore

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** Since this position requires a high level of French proficiency, the following details are described in French. **
Notre client, un cabinet d'avocats de renom situé dans le quartier des affaires, est à la recherche d'une adjointe de direction pour seconder trois Directeurs.

Nous sommes à la recherche d’une personne organisée, polyvalente et rigoureuse qui apportera un soutien professionnel de haut niveau à trois membres de notre équipe de direction.

Le travail se fait 100% en télétravail pour le moment.

Vous aimez être au cœur de l’action? Vous être reconnu(e) pour votre facilité à gérer plusieurs dossiers à la fois? Vous avec une très bonne maîtrise des outils bureautiques et avez à cœur d’offrir un service à la clientèle de grande qualité? Votre candidature nous intéresse.

Principales responsabilités:
Assurer la coordination et le suivi de divers dossiers administratifs;
Produire et formater des documents variés, communications, présentations, rapports et organigrammes au moyen de la suite Microsoft Office (c.-à-d., PowerPoint, Word, Excel, Visio);
Offrir un service à la clientèle personnalisé et courtois en répondant aux questions d’ordre général et en dirigeant les demandes aux personnes concernées;
Coordonner les événements inscrits au calendrier, préparer et distribuer le matériel nécessaire aux réunions (ordre du jour, présentation, documentation, etc.) et préparer, au besoin, les procès verbaux;
Préparer les communications courantes à l’équipe, coordonner la rédaction et la traduction de certaines communication;
Entretenir et gérer un système de classement efficace afin d’être en mesure de retrouver facilement la documentation sur demande;
Prêter main-forte à la réalisation des projets spéciaux.

Profil recherché:
Diplôme d’études collégiales en techniques bureautique ou administratives;
Cinq (5) à sept (7) ans d’expérience dans un poste similaire;
Excellent niveau de bilinguisme, tant à l’oral qu’à l’écrit;
Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Outlook, Excel, Visio et Powerpoint);
Excellentes habiletés interpersonnelles et de communication et désir d’offrir un service à la clientèle de grande qualité;
Excellent sens de l’organisation et capacité à gérer des priorités dans un contexte de travail multitâches;
Haut niveau de professionnalisme et de discrétion;
Rigueur et minutie;
Autonomie, débrouillardise et sens de l’initiative;

Conditions:
Pour un milieu de travail flexible où le travail à distance est soutenu par un environnement technologique performant;
Pour une ambiance de travail conviviale où les valeurs de respect, d’ouverture et d'innovation sont mises de l’avant;
Pour une rémunération concurrentielle, une contribution REER généreuse, un programme santé et mieux-être et un régime d’assurance qui s'adapte à vos besoins;
Pour joindre un cabinet dont l’excellence est reconnu sur la scène internationale.

Vous privilégiez un poste à 35h/semaine, 100% en télétravail (pour le moment)?
Vous êtes bilingue et maîtrisez la suite MsOffice?
Ce poste vous comblera à tous les niveaux!
** Since this position requires a high level of French proficiency, the following details are described in French. **

Notre client, un grand cabinet d'avocats du centre-ville de Montréal, est à la recherche de deux adjointes exécutives pour seconder des avocats (deux ou trois) dans le groupe commercial/corporatif, en télétravail.

L’adjoint coordonnera les travaux pour les autres services de soutien. Ainsi, il déléguera les tâches relatives à production de documents et passera en revue les documents terminés; en outre, il supervisera la gestion des dossiers, le bon déroulement des mandats de photocopie et de numérisation, et le travail administratif en général. Il devra comprendre à fond tous les aspects des exigences des clients et aura à cœur de fournir un service exceptionnel aux avocats et aux clients du cabinet.

Tâches administratives
• Gère les agendas en veillant à ce qu’ils soient à jour et rappelle aux avocats leurs réunions quotidiennes
• Organise les réunions, réserve les salles de conférence, commande les rafraîchissements, vérifie l’état des salles avant les réunions, etc., et communique avec les autres participants, à l’interne et à l’externe
• S’occupe des réservations pour les déplacements et d’autres détails avec l’aide des équipes de soutien
• Voit au bon déroulement de diverses fonctions : photocopie, impression, envois par messager, envoi de lettres et de télécopies, etc.
• Voit à l’ouverture et à la fermeture des dossiers, et supervise les procédures pour s’assurer qu’on respecte les diverses exigences en matière de classement et de consignation
• Coordonne/effectue des recherches sur les conflits d'intérêts avec l'aide de l'adjointe administrative
• Emploie des systèmes efficaces pour faire en sorte que les tâches à exécuter à court et à long terme soient terminées dans les délais impartis
• Soutient les avocats dans leurs activités de marketing et participe notamment à la préparation de présentations et de sollicitations

Communication
• Répond aux demandes téléphoniques internes et externes, donne l’information requise ou voit à ce que les messages soient transmis aux personnes compétentes en temps voulu
• Surveille le courrier ou les courriels et prend les mesures voulues; voit à ce que la correspondance qui concerne un client soit transmise à l’avocat compétent ou à la personne qui le remplace s’il est absent
• Au besoin, communique au nom des avocats avec les Services de soutien administratif
• Communique avec le chef d’équipe du service quant aux absences prévues, trouve des remplaçants au besoin et communique l’information pertinente aux avocats compétents

Gestion de la relation client
• S’occupe activement des besoins des clients et est au fait des contacts/clients
• Saisit, maintient et actualise l’information et les détails qui concernent les clients et l’information connexe dans le système des contacts du cabinet
• Répond aux demandes courantes des clients et aux questions générales qui ont trait à l’administration
• Organise les rencontres avec les clients

Production de documents
• Vérifie la correspondance, les pièces jointes, les documents, les rapports, les présentations, les télécopies etc. que produit l’équipe affectée à la production de documents avant que ces documents soient transmis à l’avocat compétent; au besoin, apporte les modifications mineures requises
• Tape la correspondance et les courriels confidentiels, urgents ou brefs
• Au besoin, produit et conserve des feuilles de calcul Excel

Tâches financières — Facturation
• Aide les avocats quant à la saisie et à la consignation quotidiennes de leurs heures dans le système
• Aide les avocats quant au processus de facturation et de contrôle du crédit en communiquant avec l’avocat compétent et la Comptabilité, et produit, au moyen du système, des rapports standard de facturation provisoire
• Au besoin, fait des demandes de chèques, des virements bancaires et des versements
• Envoie les factures aux clients, avec les pièces justificatives appropriées.
• Coordonne/effectue des recherches sur les conflits d'intérêts avec l'aide de l'adjointe administrative

Autres fonctions et responsabilités
• En plus d’appuyer l’avocat ou les avocats à qui il rend compte, l’adjoint à la pratique aide ses collègues immédiats dans son propre service et, lorsque l’occasion s’y prête, les collègues d’autres services
• Au niveau de l’équipe, les obligations comprennent ce qui suit :
o Aider les autres membres du cabinet de manière proactive et lorsque le chef d’équipe le demande
o Mener à bien toute autre tâche selon les directives des avocats ou du chef d’équipe

Principales exigences
• Diplôme d'assistant juridique ou expérience équivalente ;
• Parfaitement bilingue en français et en anglais, écrit et parlé
• Minimum 2 - 5 ans d'expérience juridique, un atout ;
• Maîtrise de MS Office (excellente connaissance des fonctions avancées de Word) ;
• Capacité de communiquer de façon professionnelle avec les clients et les avocats ;
• Capacité d'interagir professionnellement avec les clients et tous les membres du cabinet ;
• Solides capacités d'organisation et de gestion du temps ;
• Personnalité soucieuse du détail avec de bonnes compétences en correction d'épreuves ;
• Capacité à effectuer plusieurs tâches en même temps ;
• Capacité à suivre les instructions avec un minimum de supervision et à prendre des initiatives ;
• Capable d'établir des priorités tout en conservant une certaine souplesse ;
• Un esprit d'équipe avec d'excellentes aptitudes en relations interpersonnelles

Salaire entre 60-65K selon expérience et gamme complète d'avantages sociaux.

Le domaine juridique vous a toujours intrigué et passionné, mais vous n'aviez pas l'expérience requise?
Ce poste vous permettra de mettre à profit votre bagage comme adjointe exécutive et d'apprendre les technicalités d'un nouveau domaine fort intéressant!
** Since this position requires a high level of French proficiency, the following details are described in French. **

Notre client, un chef de file dans le domaine télévisuel situé à proximité du métro Papineau, désire joindre à son équipe une adjointe/administratrice de contrats.

L’administrateur(trice) de contrats supporte les avocats et la coordonnatrice affaires juridiques et commerciales. Votre rôle sera entre autres d’offrir du support administratif mais vous aurez aussi vos propres dossiers tels que la rédaction et le suivi de contrats de production et le suivi des assurances de production. La personne relève de la Directrice principale, affaires juridiques et commerciales.

Plus particulièrement, vous serez appelé à:
- Rédiger, corriger et suivre les contrats de production, les communications et les lettres du département
- Préparer et suivre les assurances Globale de production et responsabilité civile
- Apporter un support contractuel et administratif aux avocats et à la coordonnatrice affaires juridiques et commerciales

Profil et compétences recherchés :
- Diplôme d’étude collégiale (technique juridique ou autre pertinente)
- Minimum de 5 années d’expérience dans un rôle similaire ou en coordination de productions télévisuelles dans le domaine du divertissement
- Maitrise parfaite du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit
- Capacité à réviser l’orthographe, la grammaire et le format des documents
- Fortes aptitudes en rédaction contractuelle
- Rigueur et soucis du détail
- Habile avec la technologie et l’utilisation de différents systèmes de signature (ex Adobe Sign)
- Excellente connaissance de la suite Microsoft Office, particulièrement Word et Excel
- Très grande discrétion, respect et préservation de la confidentialité des informations
- Apprécie être autonome

Conditions :
- Poste permanent à temps plein, 35h/semaine
- Actuellement en télétravail

Le domaine vous intéresse?
Saisissez la chace de mettre à profit votre expérience administrative dans un milieu dynamique!
Our client, one of the most innovative law firms in Canada, wishes to join a document specialist to his team.

The person will be in charge of supporting professionals in all technical aspects of document production.

Primary Responsibilities
– Draft, format and revise legal and complex documents in Word from handwritten text, documents converted from PDF, the firm’s templates and transcription of digital dictation
– Create Excel spreadsheets, tables, graphics and organizational charts
– Design PowerPoint presentations and legal document templates
– Proofread documents to ensure strict conformity with the specifications, the firm's visual identity and functionality of applied formats
– Know and promote the firm's visual identity and apply it in documents
– Provide frontline technical support in Microsoft Office to our users by tapping into one’s advanced knowledge of Word, Excel and PowerPoint
– Provide expert assistance in other desktop applications such as Adobe Pro
– Develop and share best practices for working efficiently in Microsoft Office
– Prioritize work effectively while respecting the deadlines
– Keep abreast of new technologies and developments in document production
– Participate in special projects and perform any other related tasks

Qualifications:
– Diploma in office automation or the equivalent, with a minimum of three to five years’ experience in document production in a professional services firm
– Exceptional proficiency in advanced functions of Word, Excel, PowerPoint and Adobe Pro
– Ability to work with graphics and images
– Outstanding client service and excellent communication and interpersonal skills
– Excellent oral and written skills in French and English
– Ability to manage priorities and evaluate time required to meet deadlines
– Strong analytical skills and proven ability to resolve technical questions promptly
– Exceptional attention to detail
– Comfortable working under pressure in a professional and consistently evolving environment
– MOS Certification an asset
– Knowledge of organizational chart software an asset

If you are an expert in the Microsoft Office suite, enjoy working with a variety of applications and document types, and want to share your office expertise with our users, you may be the one we are looking for!
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Notre client, une association dans le domaine de la santé situé au métro Place-des-Arts, est à la recherche d'une adjointe pour seconder la Direction générale ainsi que le Président.

Le travail se fait en présentiel tout en respectant les normes sanitaires.

Responsabilités:
• Assurer la coordination des rendez-vous, des réunions et de l’agenda du directeur;
• Assurer les communications écrites, électroniques et téléphoniques auprès des différents collaborateurs;
• Rédiger, mettre en page et classer des correspondances, des documents, des comptes-rendus;
• Trier et organiser le classement des dossiers et des documents;
• Effectuer des recherches d’informations;
• Au besoin, assister à divers comités, prendre des notes, rédiger des comptes-rendus et en assurer les suivis;
• Effectuer diverses activités administratives et cléricales de la direction, dont les comptes de dépenses et le suivi budgétaire;
• En collaboration avec les membres du Bureau du président:
• Soutenir l’équipe dans la gestion quotidienne de l’organisation et effectuer les suivis qui lui sont confiés;
• Contribuer à la mise à jour des documents de référence (index, listes, protocoles, procédures, etc.)

Exigences:
• Diplôme d’études collégiales en bureautique ou expérience équivalente;
• Minimum de 5 années d’expérience dans un poste similaire;
• Maîtrise du français et bonne connaissance de l'anglais (oral et écrit);
• Maîtrise des logiciels Microsoft Office 365 (XLS, Word, PPT, Outlook, Teams, etc.);
• Bonne connaissance du réseau de la santé (un atout);
• Disponibilité occasionnelle en dehors des heures normales de bureau.

Notes :
• Ce poste inclut certaines tâches répétitives nécessitant un bon niveau de concentration. L’environnement est souvent changeant et comporte de nombreuses parties prenantes.
• Ce poste demande une présence sur les lieux de travail, dans le contexte sanitaire actuel. L’horaire de travail sera du lundi au vendredi, de 9h à 17h.

Salaire ouvert selon expérience & gamme complète d'avantages sociaux incluant un régime de retraite.

Le domaine de la santé vous passionne?
Vous êtes plus qu'à l'aise de transiger avec la haute direction?
Ce poste constitue une superbe opportunité, appliquez dès maintenant!
We are looking for a Junior Technical Assistant for an insurance brokerage company based east of Montreal city centre.

Your role will be to assist Brokers in their daily tasks.

You want to join a human-sized company which promotes integrity and respect for people?

This position is for you! The company provides you with personalized training, the opportunity for advancement and a complete package of benefits: health and dental insurance from day 1, transportation allowance, 3 weeks of vacation, the remote work...

Your main responsibilities :

- Assist Brokers in the verification of insurance policies
- Issue documents of all types (pink cards, cover notes, insurance certificates and endorsement forms (5a, 23a ...)
- Provide support to the billing department
- Ensure that deadlines are met and documents are obtained in a timely manner

Requirements :

- 1 to 2 years of experience in commercial property and casualty insurance
- Bilingual English / French
- You are dynamic, versatile and have a taste for challenges
- Proficient with Excel, Word, and Outlook
- Knowledge of TAM software (an asset)

Don't wait any longer, send us your CV immediately!
** Since this position requires a high level of French proficiency, the following details are described in French. **
Are you known for your outstanding customer service and for providing quality administrative support to your team or manager?

This is a great opportunity for someone with experience as a receptionist, administrative secretary or executive assistant!

A community organization working specifically in the housing sector is looking for qualified administrative support staff. Many of their offices are located in downtown Montreal but there are also offices in the surrounding area (Rivière des Prairies, Dollard-des-Ormeaux, Cartierville, Lachine). Most of them are accessible by public transportation.

Your assets :

- You like coordination and file follow-up;
- You have a good command of the following administrative tasks: call management, writing letters and documents, organizing meetings, filing files, reporting;
- You are comfortable with invoicing and have some knowledge of accounting/budget management;
- You are familiar with the Microsoft Office Suite; - You have a very good level in French (written and spoken) and you have very good spoken English.

You will benefit from a competitive salary and you will be able to thrive in an environment that favours training, mobility and the evolution of its personnel.

If you want to participate in the social and urban development of Montreal, come and take up new professional challenges within a great team!
A position in the Canadian government is of interest to you; we can help you!

We have several positions to fill: administrative support; customer service, storekeeper, buyer, support IT, shipping-receiving, electrician, architecture, etc ...

Please contact us and we will be happy to tell you what to do. There is definitely a job that will meet your expectations!