Technicien en approvisionnement

Relevant du directeur de l’approvisionnement ou du directeur des opérations en approvisionnement, le technicien ou la technicienne en approvisionnement prend en charge diverses responsabilités durant les étapes du cycle de l’approvisionnement, dont l’analyse des demandes d’approvisionnement, l’élaboration d’appels d’offres, demandes de prix et gré à gré, l’analyse de la conformité des soumissions, la négociation de prix et de conditions d’achat et la préparation de contrats, et ce, afin d’obtenir des biens et services pour l’entreprise en conformité avec les lois, politiques et directives en vigueur.

Exemples de tâches et responsabilités:
- Prend en charge des demandes d’appel d’offres public pour l’exécution de travaux de construction et l’acquisition de biens:
· Responsable de confirmer la validité d’éléments clés de la demande tels que l’approbation du titulaire autorisé à dépenser selon la Délégation de pouvoirs, l’estimation budgétaire, la description détaillée des besoins, la présence d’un devis technique ou descriptif et la ventilation des coûts;
· Responsable de préparer l’échéancier de l’appel d’offres;
· Responsable de préparer les documents d’appels d’offres à partir d’un gabarit et y incorporer les informations requises, de vérifier le bordereau de soumission et de publier l’appel d’offres sur le SÉAO;
· À titre de responsable désigné dans l’appel d’offres, assurer le suivi des questions transmises par les soumissionnaires;
· Suite à l’ouverture des soumissions, responsable de vérifier l’admissibilité des soumissionnaires et la conformité des soumissions et de préparer le tableau comparatif des soumissions;
· Responsable d’obtenir les justificatifs si le prix de la soumission est anormalement bas ou s’il dépasse l’estimé budgétaire et d’initier le processus de réévaluation de la soumission;
· Responsable de négocier, en concertation avec le requérant, le prix lorsqu’il y a un seul soumissionnaire conforme;
· Responsable de publier les résultats d’ouverture d’appel d’offres sur le SÉAO;
· Responsable de préparer un projet de recommandation au directeur général ou au conseil d’administration pour l’octroi, le renouvellement ou l’annulation du contrat;
· Responsable de préparer, signer et transmettre la lettre d’intention de l’entreprise d’accorder le contrat à l’adjudicataire et, de préparer et faire signer la lettre d’engagement par l’adjudicataire;
· Responsable de vérifier la validité des garanties, cautionnements, assurances, licences et permis;
· Responsable de préparer et faire signer la lettre d’engagement par l’adjudicataire;
- Prend en charge les demandes d’approvisionnement de gré à gré et demandes de prix pour les contrats dont la dépense est inférieure au seuil de l’appel d’offres public:
· Responsable de confirmer la validité d’éléments clés de la demande tels que l’approbation du titulaire autorisé à dépenser selon la délégation de pouvoirs, l’estimation budgétaire et l’offre de services;
· Responsable de négocier avec le fournisseur les prix et conditions du contrat, lorsque le requérant lui demande de procéder à la sollicitation;
· Responsable de confirmer la validité de l’offre reçue et du respect des conditions d’admissibilité du fournisseur : REQ, RBQ et REA ou non admissibles (RENA);
· Responsable de confirmer que le fournisseur détient l’attestation de revenu Québec et les assurances nécessaires pour couvrir les risques de dommages aux biens;
· Responsable de préparer les contrats à partir d’un gabarit en s’assurant de leur conformité avec l’offre de services, d’obtenir une validation juridique lorsque requis, d’obtenir la signature des parties et d’aviser le requérant lorsque le contrat peut débuter;
· Responsable de la saisie des informations requises au cours des étapes du cycle de l’approvisionnement dans le système de gestion et dans les outils de suivi, de l’intégrité des données saisies et de procéder à la demande de création de nouveaux fournisseurs.
· Accomplit toutes autres tâches connexes.

Qualifications
· DEC en administration ou équivalent avec option en approvisionnement ou achats.
· Deux années d’expérience comparable en approvisionnement / achat.

Autres
· La connaissance du processus d’acquisition dans le secteur public est un atout majeur.

Compétences et habilités recherchées
· Expérience significative dans les processus d’appels d’offres publics.
· Bonne connaissances du cadre règlementaire en approvisionnement public.
· Très bon service à la clientèle.
· Rigueur dans la gestion des dossiers.
· Gestion des priorités.
· Capacités à gérer le volume de travail.
· Belles habiletés de négociation.
· Maîtrise du français parlé et écrit.
· Bonne connaissance des nouvelles technologies de l’information et des logiciels appropriés à son domaine.
· Aptitudes à utiliser efficacement les logiciels de bureautique tels que Windows, Excel, Access, Word, internet.

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