Pour plus d'information, veuillez contacter Magali Magnan au (514) 939-7177
en mentionnant le numéro de référence 355764
Nous cherchons à combler un poste d'adjointe à la direction pour seconder la Directrice Générale qui travaille au sein d'une entreprise qui oeuvre dans le domaine de la toxicomanie. La personne recherchée est polyvalente et capable de s’adapter rapidement à diverses situations.

Sous l’autorité de la Directrice générale, il ou elle assiste cette dernière dans la coordination de ses activités et dans la gestion administrative des dossiers de l'entreprise.

Sommaire des responsabilités:
- Assurer le suivi des dossiers qui lui sont confiés en communiquant les décisions rendues ou en effectuant des rappels, recherches et collectes de données
- Voir à la planification et l’organisation des réunions en convoquant les participants, en confirmant les présences, en rédigeant l’ordre du jour et en préparant la documentation nécessaire
- Assurer la logistique des réunions (réservation et aménagement de la salle, commande du menu, remise de documentation)
- Planifier l’agenda selon les directives, respecter les échéanciers et établir les priorités
- Gérer le courrier électronique et la correspondance
- Recevoir, acheminer et/ou filtrer les appels téléphoniques, prendre les messages et gérer la boîte vocale
- Organiser et suivre les déplacements lors des voyages (réservation, planification de l’itinéraire, hébergement, etc.)
- Rédiger, corriger, mettre en page, traduire des lettres, des notes de service, des documents, des procès-verbaux (faire la mise en page uniquement)
- Compiler des données, mettre en page des graphiques et des tableaux
- Assurer le classement, la confidentialité et l’intégrité des documents
- Gérer la banque de données des contacts de la haute direction
- Établir des procédures administratives et des méthodes de travail
- Participer à des projets spéciaux et supporter la directrice générale dans les projets et les événements qui relèvent de sa fonction

Exigences et expérience:
- Diplôme d’études collégiales en bureautique ou l’équivalent
- Excellente maîtrise des logiciels Word, Excel, Outlook, Power Point
- Bonne connaissance d’internet et de la gestion de sites web
- Excellente maîtrise du français (oral et écrit)
- Trois ans d’expérience à titre d'adjointe à la direction

Compétences requises:
- Familiarité avec les conseils d'administration
- Autonomie
- Sens de l'organisation et capacité de gérer plusieurs dossiers à la fois
- Gestion des priorités
- Capacité d'adaptation
- Discrétion et esprit de synthèse
- Bon jugement
- Capacité à analyser et rédiger des textes complexes
- Solides habiletés en relations publiques et interpersonnelles

Vous avez envie de travailler dans une entreprise familiale? Faites-nous parvenir votre candidature!

En tant qu'employeur souscrivant aux principes d'équité en emploi, Personnel Alter Ego valorise la diversité au sein de son personnel, et vise à maintenir une juste représentation de tous les groupes.
Les candidats/es qui postulent doivent avoir le droit de travailler au Canada.
Région :
Montréal
Salaire :
À déterminer
Catégorie(s)
Adjointe administrative
Coordination
Secrétariat
Domaine(s)
Soutien administratif