Pour plus d'information, veuillez contacter Louise Bernatchez au (514) 939-7177
en mentionnant le numéro de référence 355746
L’adjoint.e exécutif.ive du chef de la direction est chargé.e de fournir un soutien complet au chef de la direction, au conseil d’administration et à l’équipe de direction et de gérer les opérations de bureau de l’organisation. Cette position dynamique nécessite la capacité d’anticiper les besoins, de penser de manière critique et d’offrir des solutions aux problèmes avec un haut niveau de professionnalisme et de confidentialité.

Principales responsabilités
-Soutien administratif au président
-Gérer le calendrier et les appels téléphoniques
-Planifier des voyages
-Préparer des rapports de dépenses et concilier les cartes de crédit
-Organiser des réunions avec les investisseurs et les fournisseurs et organiser la préparation des documents connexes
-Rédiger et revoir les correspondances
-Assurer le suivi des budgets, des factures et des bons de commande
-Être responsable de la gestion des documents des ministères (classement, numérisation et archivage)
-Organiser le soutien de l’assemblée annuelle des actionnaires et des assemblées du conseil d’administration
-Agir en tant qu’agent.e de liaison et fournir un soutien au conseil d’administration. Organiser et gérer toute la logistique des réunions et des événements du conseil d’administration: planifier les réunions; projets d’ordres du jour; élaborer, compiler et distribuer des documents de présentation
-Effectuer une grande variété de tâches administratives qui facilitent la capacité du PDG à diriger efficacement l’organisation, y compris: aider à des projets spéciaux; concevoir et produire des documents, des rapports et des présentations complexes; recueillir et préparer des informations pour les réunions avec le personnel et des parties externes; composer et préparer la correspondance; tenir à jour des listes de contacts; prendre des dispositions de voyage; et remplir des rapports de dépenses et de kilométrage
- Servir de principal point de contact pour les groupes internes et externes sur toutes les questions relatives au PDG, y compris celles de nature hautement confidentielle ou critique. Établir des priorités et déterminer les plans d’action, les renvois ou les interventions appropriés, en faisant preuve de jugement pour refléter le style et la politique de l’organisation du chef de la direction
-Travailler en étroite collaboration avec le PDG pour le tenir bien informé des engagements et des responsabilités à venir, en faisant un suivi approprié. Avoir une idée des problèmes qui se produisent dans l’environnement et tenir le PDG à jour. Anticiper les besoins du PDG avant les réunions, les conférences, etc.

Qualifications requises
• Minimum de 10 ans d’expérience dans un rôle similaire
• Connaissance avancée de Word, Excel, SharePoint, OneDrive, PowerPoint et Outlook
• Maîtrise de l’Internet
• Solides compétences bilingues (français et anglais), à l’oral et à l’écrit

Qualités personnelles
• Grande discrétion et diplomatie
• Capacité d’établir des priorités
• Autonomie et initiative
• Planification et organisation efficaces
• Orienté.e qualité et précision
• Compétences interpersonnelles et dynamisme
• Présence sur place requise
• Prospérer dans un environnement intense, bricoleur, start-up
• Capacité de bien travailler au sein d’un environnement d’équipe interfonctionnel et de communautés diversifiées
• Capacité de fixer des objectifs et de respecter les délais
• Capacité de générer des idées et de trouver des solutions
• Capacité à travailler à la fois de manière autonome et en équipe
• Esprit d’équipe et désir de s’entraider pour réussir
• Polyvalence et flexibilité

Vous avez une vaste expérience en tant qu’adjoint.e administratif.ive exécutif.ive? Vous êtes à la recherche d’un nouveau défi? Ce travail pourrait être exactement ce que vous cherchez!

En tant qu'employeur souscrivant aux principes d'équité en emploi, Personnel Alter Ego valorise la diversité au sein de son personnel, et vise à maintenir une juste représentation de tous les groupes.
Les candidats/es qui postulent doivent avoir le droit de travailler au Canada.
Région :
Montréal
Salaire :
À déterminer
Catégorie(s)
Adjointe administrative
Coordination
Secrétariat
Domaine(s)
Soutien administratif