Pour plus d'information, veuillez contacter Magali Magnan au (514) 939-7177
en mentionnant le numéro de référence 355651
L’un des plus prospères cabinets d’avocats au pays est à la recherche d’une personne qui a un bon sens de l’humour qui agira à titre d’adjoint(e) administratif(ve) à son bureau situé au centre-ville de Montréal.

Principales responsabilités:
- Gérer et coordonner les agendas électroniques et planifier des rencontres (en personne et virtuelles);
- Organiser les voyages d’affaires;
- Répondre aux demandes de renseignements reçues par téléphone et par courrier électronique et transmettre les messages;
- Rédiger et corriger les communications, les notes de service, les lettres et autres documents administratifs tout en assurant leur conformité avec les standards de mise en forme du cabinet;
- Compiler, s’il y a lieu, des données, des statistiques et d’autres renseignements pour les départements concernés;
- Préparer divers rapports financiers, ce qui inclut de coordonner la collecte des données requises à la préparation des rapports auprès de différentes parties prenantes;
- Gérer les demandes de paiement des factures des départements concernés;
- Coordonner la circulation des renseignements à l'interne et avec d'autres services;
- Maintenir les systèmes manuels et informatisés de classement des dossiers d’information et s’occuper de l’archivage au besoin;
- Participer à la coordination du processus annuel d’évaluations des sociétaires;
- Participer à la coordination du processus de recrutement étudiants;
- Gérer certaines communications avec le locateur et coordonner le processus de réservation d’espaces de stationnements;
- Gérer de manière autonome certains dossiers administratifs;
- Coordonner et préparer la documentation afférente aux avis de cotisation annuelle et autres obligations qui découlent des inscriptions au Barreau du Québec;
- Assister dans la préparation du budget opérationnel du bureau de Montréal;
- Toute autre tâche connexe en soutien aux directrices.

Qualifications et expérience requises:
- Diplôme d’études secondaires professionnelles (DEP) ou diplôme d’études collégiales (DEC) en bureautique ou expérience équivalente;
- Minimum de 3 à 5 ans d’expérience en secrétariat général (niveau exécutif un atout);
- Très bonne connaissance de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Teams et Powerpoint);
- Excellentes habiletés en communication écrite et verbale, autant en anglais qu’en français;
- Fiabilité, professionnalisme, ponctualité, esprit d'équipe, discrétion;
- Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément, tout en priorisant les tâches;
- Capacité d’opérer en mode urgence lorsque requis, de savoir prioriser lorsque nécessaire, le tout maintenant le cap sur les tâches à accomplir;
- Esprit d’équipe et de collaboration fort;
- Excellentes relations interpersonnelles;
- Avoir un bon sens de l’humour, aimer rire et avoir du plaisir au travail sont essentiels pour ce poste!

Ça vous correspond? N’hésitez pas à nous en faire part!

En tant qu'employeur souscrivant aux principes d'équité en emploi, Personnel Alter Ego valorise la diversité au sein de son personnel, et vise à maintenir une juste représentation de tous les groupes.
Les candidats/es qui postulent doivent avoir le droit de travailler au Canada.
Région :
Montréal
Salaire :
À déterminer
Catégorie(s)
Adjointe administrative
Secrétariat
Domaine(s)
Soutien administratif