Pour plus d'information, veuillez contacter Magali Magnan au (514) 939-7177
en mentionnant le numéro de référence 355644
Notre client, un prestigieux cabinet d'avocats du centre-ville de Montréal, désire joindre à son équipe une adjointe administrative, réception et services internes. C'est un poste permanent, 5 jours/semaine du lundi au vendredi, de 10h à 18h.

L’adjointe administrative relèvera du directeur, achats et installations. Le/la titulaire du poste remplacera la réceptionniste principale à la réception en cas d’absence et lors de ses pauses et contribuera à l’ensemble des activités des services internes.

Principales tâches et responsabilités:

Volet Réception (50% de l’emploi):
-Accueillir les clients à la réception;
-Gérer les appels, les courriels et les télécopies;
-Réservation des salles et de la restauration pour les rencontres internes et externes;
-Assurer un service à la clientèle de qualité supérieure.

Volet Administration - Services internes:
-Vérifier l’inventaire, assurer l’entretien et l’approvisionnement des salles de fournitures de bureau, des salles d’impression et de copie ainsi que des salles de conférences;
-Répondre aux demandes des usagers concernant les demandes de fournitures de bureau et toute autre demande spéciale;
-Fournir tout le matériel de bureau (papeterie) nécessaire aux usagers dans le cadre de leur emploi;
-Passer diverses commandes auprès des fournisseurs (y compris les commandes spéciales) et assurer les suivis;
-Organiser, avec l’aide du commis, services internes et installations, l’exécution des diverses commandes reçues et l’aménagement des installations et les déménagements des bureaux;
-Faire l’inventaire du contenu des trousses de premiers soins et remplacer les items au besoin, puis mettre à jour les procédures d’évacuation et l’inventaire des classeurs;
-Offrir du soutien administratif dans la gestion de certains projets spéciaux;
-Effectuer toutes autres tâches connexes au poste.

Qualifications et expérience requises:
-Diplôme d’études collégiales ou l’équivalent;
-Minimum deux années d’expérience pertinente;
-Bonne connaissance de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook et PowerPoint);
-Excellentes habiletés de communication verbale et écrite, en français et en anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit;
-Capacité à communiquer efficacement avec les autres membres du bureau et à répondre aux besoins des clients de manière professionnelle et courtoise;
-Capacité à travailler seul et en équipe;
-Fiabilité, polyvalence, esprit d’équipe et discrétion;
-Excellent esprit d’initiative, sens des responsabilités, autonomie;
-Excellent sens de l’organisation et de la gestion du temps et capacité à établir les priorités;
-Capacité à gérer son stress de manière professionnelle et à respecter les délais;
-Capacité à faire preuve d’une grande flexibilité et à s’adapter à un environnement évolutif.

Vous aimez la polyvalence des tâches, on vous reconnaît pour votre service à la clientèle hors pair et vous êtes débrouillard/e? Ce poste vous permettra de mettre à profit vos habiletés dans un cadre professionnel et humain!

En tant qu'employeur souscrivant aux principes d'équité en emploi, Personnel Alter Ego valorise la diversité au sein de son personnel, et vise à maintenir une juste représentation de tous les groupes.
Les candidats/es qui postulent doivent avoir le droit de travailler au Canada.
Région :
Montréal
Salaire :
À déterminer
Catégorie(s)
Adjointe juridique
Adjointe administrative
Réceptionniste
Secrétariat
Domaine(s)
Soutien administratif
Juridique