Pour plus d'information, veuillez contacter Magali Magnan au (514) 939-7177
en mentionnant le numéro de référence 355505B
Notre client, un cabinet d'avocats d'envergure internationale situé au centre-ville de Montréal, est à la recherche d'une adjointe juridique de direction pour seconder un Associée Senior.

Dans le cadre de ses fonctions, cette personne gèrera l'ensemble des aspects administratifs liés à la pratique de l'associée, y compris la facturation, la facturation électronique, l'ouverture de dossiers et la vérification de conflits d'intérêts, la production de rapports, la communication avec les clients, la coordination avec les responsables des dossiers et les avocat(e)s tout en s'assurant que les tâches sont réalisées conformément aux Accords sur les niveaux de services (ANS) négociés avec les clients.

Horaire de travail: temps plein; heures relativement flexibles (9 à 5, 8 à 4, etc.); le travail à distance combiné avec une présence sur place au bureau chaque semaine serait acceptable.
Poste de soutien (admissible au temps supplémentaire); temps supplémentaire occasionnel seulement.

Responsabilités principales:
- Offrir un niveau de soutien administratif de haut calibre à une associée sénior qui gère un grand volume de dossiers juridiques en litige;
- Gérer l'agenda, les appels, les courriels et la correspondance de l'associée;
- Préparation de projet de communications: courriels, correspondances et rapports;
- Préparation de projet de procédures à être complété par l'associée sénior;
- Créer, classer (physiquement et électroniquement), suivre et organiser les dossiers;
- Vérifier s'il existe des conflits d'intérêts lors de l'ouverture d'un nouveau dossier, conformément aux procédures internes;
- Veiller à ce que toutes les communications avec les clients soient conformes auxANS;
- Organiser et coordonner les réunions entre l'associée et ses clients;
- Organiser les voyages d'affaires, le cas échéant, et les rencontres de l'associée; prendre les dispositions nécessaires;
- Maintenir un registre des conférences données par l'associée et de celles auxquelles elle a participé afin de faciliter la mise à jour de son dossier virtuel sur le site Web du Barreau du Québec;
- Transcrire des mémorandums, des lettres et des rapports;
- Préparer les allocations de dépenses;
- Saisir des données dans divers systèmes pour la facturation, l'entrée de temps, etc.;
- Réviser et corriger les projets de facture afin de s'assurer que les entrées de temps sont conformes aux instructions particulières de chacun des clients (formulation, facturation en bloc, etc.);
- Offrir une assistance sur les bonnes pratiques en ce qui a trait aux entrées de temps (formulation, facturation en bloc) aux responsables des dossiers, aux autres adjoint(e)s et aux étudiant(e)s;
- Classer les factures électroniques et les numérisations de projets de facture dans les dossiers appropriés;
- Envoyer les factures aux clients;
- Effectuer un suivi des comptes clients, des factures de litige sur les différentes plateformes de facturation électronique et des approbations, des réductions et des contestations de réductions, etc.;
- Fournir une assistance aux responsables du crédit et du recouvrement du cabinet et travailler en étroite collaboration avec eux;
- Créer et mettre à jour des tableaux qui répertorient les frais de défense et ceux des fournisseurs tiers;
- Réclamer des paiements auprès des assureurs et effectuer les paiements aux fournisseurs tiers;
- Effectuer le suivi des délais de présentation de rapports avec l'équipe d'avocat(e)s;
- Fournir une assistance/un soutien supplémentaire aux avocat(e)s ou aux adjoint(e)s, au besoin.

Qualifications requises:
- Détenir un diplôme en secrétariat, un DEC en bureautique jumelé à une spécialisation en droit ou autre combinaison de formation et d'expérience pertinente et équivalente;
- Plus de 10ans d'expérience en tant qu'adjointe juridique de direction s'acquittant d'une variété de responsabilités élevées au sein d'un cabinet d'avocats idéalement, ou d'un autre environnement de services professionnels;
- Bilinguisme courant (français et anglais) avec d'excellentes aptitudes de communications tant à l'oral qu'à l'écrit, et posséder une grammaire impeccable de préférence dans les deux langues;
- Avoir une connaissance intermédiaire ou avancée des logiciels Word, Excel, Outlook, Power Point et autres logiciels de bureau au besoin;
- Être doté(e) d'une bonne aptitude à gérer la pression et le stress inhérents au travail;
- Le professionnalisme, la confidentialité, le tact et la discrétion constituent des attributs requis pour ce rôle;
- Maturité professionnelle et personnelle recherchées;
- Capacité marquée à fournir un soutien quotidien hautement efficace à un associé sénior;
- Rigueur, souci du détail et sens aigu de l'organisation;
- Orientation client, esprit d'équipe et excellentes aptitudes interpersonnelles;
- Souplesse, dynamisme et habileté à gérer un grand nombre de dossiers;
- Démontrer une rapidité d'apprentissage, de la proactivité et un grand sens de l'initiative;
- Connaissance du litige, de la terminologie juridique et familiarisation avec le droit de l'assurance constituent des atouts certains.

Vous recherchez un poste d'adjointe de haut niveau, tout en restant dans le domaine juridique?
Voici une occasion en or!

En tant qu'employeur souscrivant aux principes d'équité en emploi, Personnel Alter Ego valorise
la diversité au sein de son personnel, et vise à maintenir une juste représentation de tous les groupes.
Les candidats qui postulent doivent avoir le droit de travailler au Canada.
Région :
Montréal
Salaire :
À déterminer
Catégorie(s)
Adjointe juridique
Domaine(s)
Juridique