Pour plus d'information, veuillez contacter Magali Magnan au (514) 939-7177
en mentionnant le numéro de référence 355464
Vous désirez vous éloigner du centre-ville et des cabinets d'avocats, tout en restant dans le domaine juridique?
Vous rêvez de travailler au sein d'un contentieux?

Notre client, une prestigieuse entreprise dans le domaine pharmaceutique est à la recherche d'une adjointe de direction aux affaires juridiques.

Le titulaire secondera le VP legal ainsi que les membres de son équipe juridique en administrant et coordonnant les Affaires juridiques. Il veille au bon fonctionnement du service, notamment en s’occupant des procédures et des activités administratives

Tâches et Responsabilités:

ADMINISTRATION DE BUREAU
• Commander les fournitures.
• Ouvrir la correspondance et y répondre, au besoin.
• Aider l’avocat général et les membres de l’équipe juridique à préparer et gérer le budget du service.
• Rédiger des lettres, des présentations et des rapports.
• Assurer la liaison avec le personnel du service, les clients, les fournisseurs et les cabinets d’avocats.
• Veiller au fonctionnement efficace du bureau en établissant et en mettant en œuvre des systèmes administratifs.
• Concevoir et appliquer des politiques administratives fondées sur des normes et des procédures, mesurer les résultats en fonction des normes établies et apporter les ajustements nécessaires.
• Prendre connaissance des rapports spéciaux et analyser leur contenu pour en faire une synthèse et transmettre l’information à la direction.
• Unir ses efforts à ceux du reste de l’équipe pour atteindre les résultats escomptés, au besoin.
• Traiter les demandes de service et les diriger vers l’avocat approprié, évaluer l’urgence de la situation et déterminer les mesures à prendre, faire un suivi des affaires non réglées, tenir les membres du service et la direction au courant des différents dossiers.

TÂCHES CONNEXES AUX RESSOURCES HUMAINES
• S’occuper des programmes d’intégration des nouveaux employés, notamment en préparant le matériel dont ils auront besoin, les droits d’accès, les cartes professionnelles, etc., et organiser des réunions.
• Établir des procédures à suivre pour les employés qui quittent l’entreprise.
• Former les avocats et le personnel administratif pour qu’ils soient en mesure d’utiliser tous les systèmes de bureau, notamment le système de gestion des causes, la méthode de dépôt des protocoles et les procédures pour consigner les heures.
• Assurer la coordination avec les clients internes, les conseillers juridiques externes et les autres fournisseurs pour obtenir ou transmettre des renseignements et des documents sur les dossiers.
• Aider le personnel des RH de l’entreprise en s’assurant que les dossiers des employés sont à jour, en planifiant des entretiens et en vérifiant que les renseignements du système IRIS sont à jour et en agissant à titre de représentant pour IRIS, au besoin.

GESTION DES SYSTÈMES
• Gérer les bases de données des Affaires juridiques.
• Mettre en œuvre et à jour les procédures et les systèmes administratifs.
• Assurer le bon fonctionnement des systèmes de gestion, dont GaLexy, le lecteur G, Concur, ReadSoft, IRIS, etc.
• Utiliser différents progiciels.
• Former les avocats et le personnel administratif pour qu’ils soient en mesure d’utiliser tous les systèmes de bureau.
• Générer des rapports de gestion à partir des systèmes d’information.
• Mettre à jour l’intranet des Affaires juridiques et l’intranet sur la conformité

SOUTIEN AUX MEMBRES DE L’ÉQUIPE
• Offrir un soutien administratif aux membres de l’équipe des Affaires juridiques.
• Gérer les horaires.
• Coordonner les rendez-vous, les réunions et les voyages d’affaires, notamment en réservant les transports et les hébergements.
• Réserver les salles de conférence et s’assurer que tout le matériel dont a besoin le personnel du service s’y trouve.
• Organiser la logistique des activités de l’entreprise destinées au personnel de la direction.
• Coordonner les réunions, les téléconférences, les vidéoconférences sur WebEx ou autres vidéoconférences.
• Organiser les conférences ou les activités de l’entreprise.

COLLABORATION ET COORDINATION ENTRE LES SERVICES
• Établir des relations professionnelles avec d’autres adjoints de direction et les partenaires d’affaires du service (RH, Finances, TI, etc.) ainsi qu’avec le personnel d’autres secteurs dans le but de rendre les procédures plus efficaces et cohérentes et, le cas échéant, assurer une communication claire et la
transmission fluide de renseignements

Habiletés, connaissances et aptitudes:
- Capacité à anticiper les besoins et à évaluer les recommandations pour améliorer l’intégration des opérations et des services, de même qu’à formuler des recommandations à cet égard.
- Capacité à gérer plusieurs projets qui nécessitent la communication avec plusieurs services et la collecte de renseignements diversifiés
- Minutie et souci d’exactitude exigés
- Capacité à travailler efficacement tout en gérant plusieurs échéances
- Capacité à déceler et à résoudre les problèmes et à analyser l’information de façon censée avec un minimum de supervision
- Excellentes connaissances informatiques et maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
- Excellentes compétences en communication orale et écrite (en anglais et en français)
- Gestion efficace du temps
- Débrouillardise et capacité à travailler avec une supervision minimale
- Tact, discrétion et capacité à garder pour soi des informations confidentielles
- Capacité à travailler pour plusieurs personnes, à les appuyer dans leurs différentes fonctions et à répondre à leurs besoins
- Aptitude manifeste à travailler en équipe et à établir des relations amicales
- Bon sens du jugement et capacité à résoudre des problèmes et à prendre des décisions de façon proactive et indépendante
- Excellentes compétences organisationnelles permettant d’établir les priorités de façon autonome et d’accomplir diverses tâches simultanément dans les délais impartis en faisant preuve de jugement
- Excellentes habiletés interpersonnelles

L'ensemble des responsabilités vous allument?
Faites-moi parvenir votre CV sans plus tarder!

En tant qu'employeur souscrivant aux principes d'équité en emploi, Personnel Alter Ego valorise
la diversité au sein de son personnel, et vise à maintenir une juste représentation de tous les groupes.
Les candidats qui postulent doivent avoir le droit de travailler au Canada.
Région :
Montréal
Salaire :
À déterminer
Catégorie(s)
Adjointe juridique
Domaine(s)
Juridique