Pour plus d'information, veuillez contacter Louise Bernatchez au (514) 939-7177
en mentionnant le numéro de référence 354229
Vous souhaitez travailler dans un organisme à but non lucratif?
Vous aimez le domaine public ou municipal?
Vous avez de l’expérience en administration et gestion de contrats?
Ce poste est coupé sur mesure pour vous!

Vous aurez à prendre en charge les demandes d’appel d’offres pour l’octroi des contrats ainsi que leur gestion et administration.

Description de tâches :
- Confirmer la validité d’éléments clés de la demande tels que l’approbation du titulaire autorisé à dépenser selon la Délégation de pouvoirs, l’estimation budgétaire, la description détaillée des besoins, la présence d’un devis technique ou descriptif et la ventilation des coûts;
- Préparer l’échéancier de l’appel d’offres en tenant compte des délais de publication, de la date limite de dépôt des plaintes, de la date de la séance d’information et de la visite, de la date de début de contrat et de tout autre élément pouvant retarder l’octroi du contrat dans les délais;
- Planifier et coordonner le processus d’appel d’offres. Préparer les documents en collaboration avec le requérant ou le spécialiste en approvisionnement lorsqu’il y a une grande complexité ou un enjeu particulier;
- Définir les critères de conformité et d’admissibilité et de préparer, en collaboration avec le requérant, les grilles d’évaluation individuelles lorsqu’il y a un système de pondération;
- À titre de responsable désigné dans l’appel d’offres, assurer le suivi des questions transmises par les soumissionnaires et, le cas échéant, préparer et publier les addendas en conformité avec la loi, tout en évaluant les impacts de la publication de l’addenda sur l’échéancier, l’estimé et la date limite pour le dépôt des plaintes;
- Agir comme secrétaire de comité de sélection, veiller à l’intégrité du processus et rédiger le rapport du comité;
- Vérifier l’admissibilité des soumissionnaires et la conformité des soumissions et préparer le tableau comparatif des soumissions;
- Négocier, avec le requérant, le prix lorsqu’il y a un seul soumissionnaire conforme. Et, préparer un projet de recommandation au directeur général ou au conseil d’administration pour l’octroi, le renouvellement ou l’annulation du contrat;
- Vérifier la validité des garanties, cautionnements, assurances, licences et permis;
- Procéder aux demandes d’appel d’offres avec processus d’homologation ou de qualification et procéder aux appels d’intérêt afin de solliciter le marché;
- Prendre en charge des demandes d’approvisionnement de gré à gré et demandes de prix plus complexes;
- Saisir les informations requises au cours des étapes du cycle de l’approvisionnement et procède à la demande de création de nouveaux fournisseurs;
- S’assurer du respect de la Politique de gestion contractuelle de l’Office et de la Directive concernant l’octroi des contrats.
- Participer à la rencontre de démarrage avec le fournisseur et veiller au respect des conditions des contrats;
- En collaboration avec le requérant, documenter toutes les occurrences contractuelles (avenants, pénalités, redressement, etc.) et soutenir le requérant dans la gestion des problèmes avec le fournisseur et l’accompagner dans le processus d’évaluation de rendement;
- Consigner toutes les informations pertinentes soutenant la résiliation du contrat, le cas échéant, et collaborer avec le conseiller juridique;
- Effectuer le suivi des dépenses réelles (volume d’affaires), identifier les écarts significatifs avec la planification et proposer des pistes de solution;
- Évaluer avec le requérant et le spécialiste en approvisionnement la pertinence de renouveler le contrat et préparer les documents en vue du renouvellement;
- Recevoir les demandes d’avenant du requérant, en valider la conformité avec les lois, politiques et directives en vigueur, évaluer la demande et préparer les documents requis;
- Traiter les demandes d’augmentation, de réattribution ou de devancement de volume d’affaires en conformité avec les lois, politiques et directives en vigueur et prépare les documents requis;
- Effectuer divers suivis en cours de contrat, notamment, les renouvellements et validité des assurances, des cautionnements, le suivi de l’état de conformité des attestations CNESST et CCQ, des licences et permis requis (RBQ, BSP) et autorisations de contracter;
- Soutenir le spécialiste en approvisionnement dans l’identification des enjeux principaux et problèmes récurrents et participe à la recherche de solutions;
- Assurer, lorsque requis, l’exécution de toute activité connexe qu’il est raisonnablement en mesure d’accomplir.

Qualifications requises :
- Études universitaires en administration, approvisionnement, ou tout domaine relié
- Deux (2) années d'expérience à un poste similaire au sein d'un service des achats;
- Expérience dans le domaine public ou municipal est un fort atout;
- Certification des approvisionneurs du Québec est un atout;
- Membre de l’Association de la gestion de la chaîne d’approvisionnement (AGCA) est un atout.
- Bonne connaissance du français et de l'anglais, parlé et écrit, des mathématiques, ainsi que des règles régissant le milieu de l'approvisionnement.

Contactez-nous rapidement pour connaître les nombreux avantages reliés à ce poste!

En tant qu'employeur souscrivant aux principes d'équité en emploi, Personnel Alter Ego valorise
la diversité au sein de son personnel, et vise à maintenir une juste représentation de tous les groupes.
Les candidats qui postulent doivent avoir le droit de travailler au Canada.
Région :
Montréal
Salaire :
À déterminer
Catégorie(s)
Achats
Achats - approvisionnement
Administration
Chaîne d'approvisionnement
Domaine(s)
Soutien administratif
Ressources humaines / recrutement
Gestion / administration
Transport / entreposage