Pour plus d'information, veuillez contacter Magali Magnan au (514) 939-7177
en mentionnant le numéro de référence 355319
Notre client, un cabinet d'avocats d'envergure internationale du centre-ville de Montréal, désire joindre à son équipe une adjointe juridique de direction pour seconder un associé sénior.

Dans le cadre de ses fonctions, cette personne gèrera l'ensemble des aspects administratifs liés à la pratique de l'associé, y compris la facturation, la facturation électronique, l'ouverture de dossiers et la vérification de conflits d'intérêts, la production de rapports, la communication avec les clients, la coordination avec les responsables des dossiers et les avocat(e)s tout en s'assurant que les tâches sont réalisées conformément aux Accords sur les niveaux de services négociés avec les clients.

Horaire de travail: temps plein; heures relativement flexibles (9 à 5, 8 à 4, etc.); le travail à distance combiné avec une présence sur place au bureau chaque semaine serait acceptable.

Responsabilités principales:
- Offrir un niveau de soutien administratif de haut calibre à un associé sénior qui gère un grand volume de dossiers juridiques en litige;
- Gérer l'agenda, les appels, les courriels et la correspondance de l'associé;
- Créer, classer (physiquement et électroniquement), suivre et organiser les dossiers;
- Vérifier s'il existe des conflits d'intérêts lors de l'ouverture d'un nouveau dossier, conformément aux procédures internes;
- Veiller à ce que toutes les communications avec les clients soient conformes aux ANS;
- Organiser et coordonner les réunions entre l'associé et ses clients;
- Organiser les voyages d'affaires et les rencontres de l'associé; prendre les dispositions nécessaires;
- Préparer les présentations PowerPoint en vue des allocutions et des séminaires présentés à l'industrie et à d'autres organisations;
- Maintenir un registre des conférences données par l'associé et de celles auxquelles il a participé afin de faciliter la mise à jour de son dossier virtuel sur le site Web du Barreau du Québec;
- Transcrire des mémorandums, des lettres et des rapports;
- Préparer les allocations de dépenses;
- Saisir des données dans divers systèmes pour la facturation, l'entrée de temps, etc.;
- Gérer la distribution des projets de facture aux avocat(e)s qui travaillent dans les dossiers;
- Réviser et corriger les projets de facture afin de s'assurer que les entrées de temps sont conformes aux instructions particulières de chacun des clients (formulation, facturation en bloc, etc.);
- Offrir une assistance sur les bonnes pratiques en ce qui a trait aux entrées de temps (formulation, facturation en bloc) aux responsables des dossiers, aux autres adjoint(e)s et aux étudiant(e)s;
- Classer les factures électroniques et les numérisations de projets de facture dans les dossiers appropriés;
- Envoyer les factures aux clients;
- Effectuer un suivi des comptes clients, des factures en litige sur les différentes plateformes de facturation électronique et des approbations, des réductions et des contestations de réductions, etc.;
- Fournir une assistance aux responsables du crédit et du recouvrement du cabinet et travailler en étroite collaboration avec eux;
- Créer et mettre à jour des tableaux qui répertorient les frais de défense et ceux des fournisseurs tiers;
- Réclamer des paiements auprès des assureurs et effectuer les paiements aux fournisseurs tiers;
- Générer des bordereaux, des tableaux et des rapports trimestriels aux clients;
- Mettre à jour les calendriers et en sauvegarder des copies (sous forme de tableaux), généralement à l'aide du logiciel Excel;
- Effectuer le suivi des délais de présentation de rapports avec l'équipe d'avocat(e)s;
- Fournir une assistance/un soutien supplémentaire aux avocat(e)s ou aux adjoint(e)s, au besoin;
- S'occuper d'autres tâches pertinentes à ce rôle, selon l'émergence de nouveaux besoins d'affaires.

Qualifications requises:
- Détenir un diplôme en secrétariat, un DEC en bureautique jumelé à une spécialisation en droit/litige ou toute autre combinaison de formation et d'expérience pertinente et équivalente;
- 7 à 10ans d'expérience à titre d'adjoint(e) juridique ou administratif/ve comprenant des responsabilités liées à la facturation et à la facturation électronique;
- Être bilingue (anglais et français) tant à l'oral qu'à l'écrit; faire preuve d'excellentes aptitudes en communication en anglais (communication avec des clients européens de langue anglaise) et posséder une grammaire impeccable dans au moins l'une des deux langues (français ou en anglais);
- Avoir une connaissance intermédiaire ou avancée des logiciels Word, Excel, Outlook et autres logiciels de bureau;
- Aptitude à apprendre à travailler avec des nouveaux systèmes et de devenir efficace assez rapidement;
- Être doté(e) d'une bonne aptitude à gérer la pression et le stress inhérents au travail;
- Le professionnalisme, la confidentialité, le tact et la discrétion constituent des attributs requis pour ce rôle;
- Capacité marquée à fournir un soutien quotidien hautement efficace à un associé sénior;
- Rigueur, souci du détail et sens aigu de l'organisation;
- Orientation client, esprit d'équipe et excellentes aptitudes interpersonnelles;
- Souplesse, dynamisme et habileté à gérer un grand nombre de dossiers;
- Démontrer une rapidité d'apprentissage, de la proactivité et un grand sens de l'initiative;
- Connaître le litige, la terminologie juridique et le droit de l'assurance représentent des atouts certains.

Meilleur compromis entre un poste d'adjointe exécutive tout en restant dans le domaine juridique.

Ce poste vous allume et constitute un beau défi?
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En tant qu'employeur souscrivant aux principes d'équité en emploi, Personnel Alter Ego valorise
la diversité au sein de son personnel, et vise à maintenir une juste représentation de tous les groupes.
Les candidats qui postulent doivent avoir le droit de travailler au Canada.
Région :
Montréal
Salaire :
À déterminer
Catégorie(s)
Adjointe administrative
Adjointe juridique
Domaine(s)
Soutien administratif
Juridique