Pour plus d'information, veuillez contacter Magali Magnan au (514) 939-7177
en mentionnant le numéro de référence 354178
Notre client, un ordre professionnel situé au centre-ville de Montréal, est à la recherche d'une adjointe administrative temporaire minimum 1 an pour un remplacement de congé de maternité, avec grande possibilité de permanence.

Horaire de 35h/semaine en temps normal et horaire d'été à partir de la Saint-Jean jusqu'à la Fête du Travail. Formation sur place et via Teams et télétravail possible.

Sous l'autorité du directeur des services professionnels, la personne occupant ce poste est responsable du soutien aux inspecteurs relativement aux visites d’inspection, aux visites de contrôle et aux enquêtes de compétence à la direction des services professionnels. Elle voit à la planification des visites des inspecteurs et effectue le suivi de divers documents et correspondances reliés au programme d’inspection professionnelle. Elle prépare les envois des dossiers devant être analysés par les inspecteurs ou les experts.

Description du poste:
1. Planifier les calendriers d’inspection en fonction des disponibilités des inspecteurs et procéder aux appels préalables aux membres, afin de produire lesdits calendriers.
2. Répondre aux demandes de changement et/ou d’annulation de visite, effectuer le suivi approprié, transmettre l’information pertinente aux inspecteurs, et s’assurer de l’assiduité des visites aux membres.
3. Assurer la qualité des statistiques pour le programme de surveillance générale en entrant les données et en compilant les résultats (visites régulières, contrôles, etc.).
4. Recevoir et vérifier les feuilles de dépenses des inspecteurs et tenir à jour le rapport mensuel des jours contrats pour chaque inspecteur.
5. Préparer et envoyer des demandes de dossiers patients et de transcriptions pour compléter une visite de vérification ou pour analyse de dossiers post-visite.
6. Recevoir et vérifier les dossiers patients transmis par les membres et effectuer le suivi approprié.
7. Transmettre aux inspecteurs les dossiers patients et les transcriptions pour étude et effectuer un suivi des délais d’étude et de rédaction de rapport.
8. Recevoir et préparer les réponses adressées à la direction générale à propos de ses requêtes de vérification des dossiers professionnels relativement aux demandes de certificats de bonne conduite qu’elle reçoit.
9. Procéder à la mise à jour des entrées numériques dans les dossiers des membres dans le module de l’inspection professionnelle du logiciel de gestion de l’Ordre.
10. Numériser et indexer les dossiers en vue de leurs visites d’inspections et les transmettre aux inspecteurs sur leur SharePoint.
11. Numériser les dossiers patients pour les enquêtes de compétences ou les analyses de dossiers plus complexes.
12. Répondre aux demandes d’informations des membres relativement à l’inspection professionnelle.
13. Fournir du soutien administratif aux membres de son département.
14. Compiler et organiser des données pour la production de statistiques, relativement à ses tâches assignées.

Exigences:
 2 années et plus d’expérience
 DEP en secrétariat.
 Excellente maîtrise du français et de l’anglais dans ses communications verbales et écrites.
 Excellente habileté de synthèse dans ses communications.
 Maîtrise des logiciels MS Office.
 Être très à l’aise dans ses communications avec le public.

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Vous êtes réputé pour assurer un service à la clientèle hors pair?
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En tant qu'employeur souscrivant aux principes d'équité en emploi, Personnel Alter Ego valorise
la diversité au sein de son personnel, et vise à maintenir une juste représentation de tous les groupes.
Les candidats qui postulent doivent avoir le droit de travailler au Canada.
Région :
Montréal
Salaire :
20.00
 à 26.00 par heure
Catégorie(s)
Adjointe administrative
Domaine(s)
Soutien administratif