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Vous souhaitez contribuer à la réussite des jeunes ?
Joignez-vous à un organisme moderne et innovant, né au Québec et aujourd’hui reconnu à l’international, qui souhaite accueillir un·e adjoint·e de direction à son image !
Dans ce rôle clé, vous offrirez un soutien administratif de haut niveau auprès de la direction générale et de la présidence. Vous participerez également à la réflexion stratégique et à la création de contenus de communication. Si vous vous démarquez par votre sens de l’organisation, votre rigueur et votre créativité, ce poste est pour vous !

Principales responsabilités :
• Gérer l’agenda du directeur général et de sa conseillère stratégique;
• Assurer le tri des courriels;
• Coordonner les comités de direction ainsi que la planification des conseils d’administration (ordres du jour, logistique, prise de notes, procès-verbaux);
• Organiser les déplacements, gérer les dépenses liées à la carte de crédit et produire les rapports mensuels pour la comptabilité;
• Rédiger et mettre en forme divers documents administratifs et de communication;
• Effectuer toute autre tâche connexe en soutien à la direction.

Exigences :
• Diplôme en techniques administratives ou dans un domaine connexe, combiné à une formation en communication ou toute combinaison équivalente d’études et d’expérience;
• Minimum de 5 ans d’expérience dans un rôle similaire;
• Excellente maîtrise du français, tant à l’oral qu’à l’écrit;
• Solides compétences en bureautique (mise en page, rédaction, graphisme, formatage de documents);
• Bonne maîtrise de la suite Microsoft Office (Excel intermédiaire, SharePoint, Loop, Lists).

Avantages :
• Salaire entre 65000$ et 75000$ selon expérience;
• Heures flexibles;
• Équipe jeune et dynamique;
• Excellents avantages si permanence;
• Poste en mode de travail hybride (2 jours minimum au bureau).

Ce sera un plaisir d'en discuter avec vous! Nous attendons votre appel avec impatience!

Ce cabinet unique qui favorise le mentorat et la mise en commun des idées est à la recherche d’un adjoint exécutif ou d’une adjointe exécutive. Vous trouverez dans ce cabinet un milieu dynamique et stimulant pour amorcer une carrière ou prendre un nouveau virage.

Ce poste a un horaire de 35 heures par semaine, du lundi au vendredi, avec possibilité de travailler 2 jours par semaine de la maison.

FONCTIONS PRINCIPALES :
- Gérer l’agenda du professionnel du droit;
- Réserver les voyages, principalement en Europe, automobiles, hôtels et restaurants;
- Réserver les salles de conférence et les équipements pour réunions, vidéoconférences et rencontres clients;
- Commander des repas, breuvages et autres;
- Accueillir les conférenciers;
- Corriger et mettre en page des documents (lettres, notes de service, notes au dossier, opinions, procédures, etc.);
- Photocopier et demander divers travaux d’imprimerie et de numérisation de documents;
- Échanger directement avec d’autres professionnels du droit lors de l’absence des patrons;
- Préparer du matériel lorsque le professionnel du droit est conférencier (Power Point);
- Ouvrir des nouveaux dossiers;
- Faire un suivi des appels internes et externes lorsque requis;
- Initier des appels conférence;
- Effectuer le classement et l’archivage de courriels;
- Préparer des demandes de recherches de conflits et les acheminer aux personnes concernées;
- Faire un suivi journalier des entrées de temps et les inscrire ou les réviser dans le système;
- Réviser et valider des entrées de temps de façon hebdomadaire et mensuelle;
- Préparer la facturation mensuelle;
- Effectuer le suivi auprès des clients pour les comptes recevables;
- Préparer des comptes de dépenses, les faire approuver lorsque requis et faire le suivi;
- Préparer des demandes de chèques ou transferts bancaires du compte en fidéicommis;
- Aider d’autres professionnels du droit ainsi que d’autres adjointes du département (ou d’autres départements) lorsque requis;
- Aider les étudiants et stagiaires lorsque requis.

ÉDUCATION ET EXPÉRIENCE :
- Diplôme en secrétariat;
- Posséder un minimum de 7 années d’expérience, idéalement en pratique privée pour un ou des professionnels du droit.

CONNAISSANCES ET APTITUDES :
- Bilinguisme, français et anglais (oral et écrit);
- Habiletés organisationnelles pour la gestion de tâches multiples;
- Habileté à prendre des initiatives et travailler de façon autonome avec un minimum de supervision;
- Connaissance des procédures et pratiques légales;
- Habiletés de communication orales et écrites dans les 2 langues;
- Connaissances des logiciels bureautiques, incluant un niveau de connaissance intermédiaire du logiciel Excel;
- Capacité de travailler en équipe;
- Souci du détail.

Vous vous plaisez dans l’organisation de voyages et d’événements et avez du flair pour anticiper les besoins de vos patrons? Vous êtes la personne que nous attendons! Accordez-nous le privilège de faire votre connaissance!