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Ce poste d’adjointe ou d’adjoint de direction offrira à votre carrière un nouveau point de départ au sein d’une équipe dans laquelle votre contribution sera valorisée.

Vos défis
-Vous effectuerez diverses tâches administratives afin d’appuyer les chef·fes administratifs ainsi que le comité exécutif, tels que la gestion des agendas, la planification de réunions et de comités, la prise de notes et la rédaction de compte rendu, etc.;
-Vous participerez activement à la révision, à la mise à jour et à la rédaction de différents documents, rapports, présentations, organigrammes et politiques;
-Vous serez impliqué·e dans la gestion des dossiers des associé·es, notamment l’ouverture et la fermeture des dossiers, la gestion des départs, etc.;
-Vous serez impliqué·e dans diverses tâches et projets connexes selon les besoins opérationnels;
-Vous organiserez la logistique des événements internes et externes (séminaires, conférences, rencontres clients);
-Vous assurerez une communication fluide entre les départements et avec les partenaires externes;
-Vous serez impliqué·e dans la gestion des commandes de fournitures et des notes de frais;
-Vous assurerez le suivi des correspondances, le filtre des appels et des courriels;
-Vous préparerez des dossiers pour les réunions: rapports, présentations, notes de service;
-Vous serez impliqué·e dans le processus de prêts en capital, notamment dans la préparation du fichier annuel et de différents documents requis par les banques et serez le point de contact avec les différentes institutions financières et banquiers privés pour présenter les demandes;
-Vous concilierez les différents budgets ainsi que les états de comptes des cartes de crédit des différentes équipes administratives;
-Vous soutiendrez les équipes pour toute autre tâches opérationnelles.

Ce qui vous est offert:
-Une équipe de direction et des collègues accessibles et reconnaissants de votre contribution;
-Une ambiance de travail conviviale et inclusive;
-Un accompagnement personnalisé en matière de développement professionnel;
-Plusieurs comités internes, notamment en matière de diversité et d’inclusion;
-Une rémunération globale et une gamme d’avantages sociaux compétitifs;
-Un programme de bonification avantageux reconnaissant votre contribution au sein du cabinet;
-Un programme d’assurances collectives flexible, avantageux et accessible dès l’embauche;
-Un régime d’épargne collectif avec participation de l’employeur;
-Des journées flexibles annuelles améliorant la conciliation de la vie professionnelle et personnelle;
-Une banque de journées de maladie illimitée;
-Un service de télémédecine 24-7 vous permettant d’avoir accès à des consultations médicales rapidement et sans déplacement;
-Un programme d’aide aux employés et aux familles, incluant un programme de gestion du stress et du bien-être misant sur le bien-être mental;
-Un montant annuel alloué pour le remboursement des frais sportifs, parce qu’on encourage le bien-être physique.

Vous reconnaissez-vous dans ce qui suit?
-Diplôme d’études collégiales en administration ou dans un domaine connexe;
-Expérience de cinq ans dans un rôle administratif ou de coordination;
-Expérience dans un environnement de services professionnels et compréhension du domaine juridique, un atout important;
-Excellentes compétences organisationnelles et de gestion du temps;
-Compétences interpersonnelles et de communication de haut niveau;
-Esprit collaboratif et facilité à entretenir des relations durables et de confiance avec les partenaires internes et externes;
-Capacité à travailler de manière autonome et à prendre des initiatives;
-Excellente maîtrise des outils informatiques et des logiciels de bureau;
-Sens élevé de la confidentialité et de l’intégrité.

Vous voulez faire partie d’une équipe humaine et authentique qui se distingue par son expertise, son excellence, sa créativité et sa générosité? Accordez-nous le privilège de faire votre connaissance!

Chef de file dans son domaine au Canada, ce cabinet est à la recherche d’une personne qui agira à titre d’adjoint exécutif ou d’adjointe exécutive pour un de leurs associés en droit des affaires.

Cette personne contribuera à la gestion de la pratique de professionnels du droit des affaires, par le biais de soutien administratif et de secrétariat, permettant ainsi aux professionnels du droit d’offrir un meilleur service aux clients.

FONCTIONS PRINCIPALES:
- Corriger et mettre en page des documents (lettres, notes de service, notes au dossier, opinions, procédures, etc.);
- Photocopier et demander divers travaux d’imprimerie et de numérisation de documents;
- Préparer du matériel lorsque le professionnel du droit est conférencier (Power Point);
- Ouvrir des nouveaux dossiers;
- Faire un suivi des appels internes et externes lorsque requis;
- Initier des appels conférence;
- Gérer l’agenda du professionnel du droit;
- Classement et archivage de courriels;
- Réserver des voyages, automobiles, hôtels et restaurants;
- Réserver des salles de conférence pour réunions, vidéoconférences et rencontres clients;
- Commander des repas, breuvages et autres ;
- Gérer les rencontres mensuelles du groupe droit des affaires (gestion du calendrier des rencontres; réservation de salle; envoi des invitations; commande des repas; réservation d’équipement audio-visuel; accueil des conférenciers);
- Préparer des demandes de recherches de conflits et les acheminer aux personnes concernées;
- Faire des suivis journaliers, hebdomadaires et mensuels des entrées de temps et les inscrire ou les réviser dans le système;
- Préparer la facturation mensuelle;
- Assurer le suivi auprès des clients pour les comptes recevables;
- Préparer des comptes de dépenses, les faire approuver lorsque requis et faire le suivi;
- Préparer des demandes de chèques ou transferts bancaires du compte en fidéicommis;
- Aider d’autres professionnels du droit, des adjointes ou des étudiants et stagiaires lorsque requis.

ÉDUCATION ET EXPÉRIENCE:
- Diplôme en secrétariat juridique ou l’équivalent;
- Posséder un minimum de 7 années d’expérience, idéalement en pratique privée pour un ou des professionnels du droit.

CONNAISSANCES ET APTITUDES:
- Bilinguisme français et anglais (oral et écrit);
- Habiletés organisationnelles pour la gestion de tâches multiples;
- Habileté à prendre des initiatives et à travailler de façon autonome avec un minimum de supervision;
- Connaissance des procédures et pratiques légales;
- Connaissance des logiciels bureautiques, incluant un niveau de connaissance intermédiaire du logiciel Excel;
- Capacité de travailler en équipe;
- Souci du détail.

Vous désirez joindre les rangs d’un cabinet qui met en valeur la collaboration et le bien-être de ses employés, le tout avec un horaire de 35 heures par semaines et un mode de travail hybride? Accordez-nous le privilège de faire votre connaissance!

Ce cabinet boutique spécialisé dans le domaine des propriétés intellectuelles est à la recherche d’une adjointe ou d’un adjoint qui a un peu d’expérience en propriété intellectuelle et qui aimerait en apprendre davantage.

Responsabilités:
‐ Vérifier les courriels entrants, y répondre au besoin et les classer.
‐ Vérifier et traiter la correspondance reçue du bureau des brevets.
‐ Réviser les dossiers et classer les documents reçus de l’OPIC et faire la revue des dossiers dans le système de gestion des brevets.
‐ Vérifier le délai pour les taxes de maintien.
‐ Préparer des estimés pour les avances de taxes de maintien.
‐ Effectuer les rappels aux clients et demander une avance lorsque nécessaire.
‐ Faire la mise à jour dans le système de gestion des brevets sur réception des instructions des clients pour payer (ou non) la taxe de maintien.
‐ Vérifier si les avances ont été reçues.
‐ Procéder au paiement de la taxe de maintien selon les instructions des clients.
‐ Préparer des estimés à la demande des clients pour les taxes de maintien à venir.
‐ Effectuer un suivi avec les correspondants étrangers pour les taxes à l’étranger.
‐ Traiter les factures des correspondants étrangers et faire la vérification des dossiers et montants; transmettre à l'administration pour le traitement; vérifier si le débours a été comptabilisé et facturer le client.
‐ Effectuer des recherches de conflits pour les nouveaux clients.
‐ Préparer des lettres‐mandats et demandes d’avance pour les nouveaux clients.
‐ Effectuer les préparatifs d’ouvertures et de fermetures de dossiers.
‐ Réviser les dossiers et les mettre à jour dans le système sur réception des brevets émis et transmettre des rapports aux clients avec une copie du brevet.
‐ Effectuer des recherches d’art antérieur, des préparations d’art antérieur et des déclarations d’information (IDS) pour dépôt auprès du USPTO.

Qualifications:
- Expérience comme adjointe administrative
- Expérience en propriété intellectuelle et brevets - atout
- Bilinguisme, français et anglais, oral et écrit
- Volonté d'apprendre

Salaire ouvert selon expérience et gamme complète d'avantages sociaux. Poste hybride.

Est-ce le poste qui propulsera votre carrière? Accordez-nous le privilège de faire votre connaissance!

Une clinique médico-esthétique basée à Ville St-Laurent est à la recherche d’une personne dynamique et expérimentée qui agira à titre de préposée au centre d’appel.

Vous êtes bilingue? Vous avez un intérêt tout particulier pour le domaine médical et souhaitez travailler dans une ambiance conviviale? Cette opportunité est pour vous!

Les tâches incluent:
- Planifier les rendez-vous pour les traitements médico-esthétiques, les spécialistes et la médecine privée, en tenant compte des disponibilités.
- Effectuer les rappels téléphoniques auprès des clients.
- Fournir des informations précises et complètes sur nos services et produits.
- Assurer un suivi rigoureux des demandes, des messages et des plaintes des clients afin de garantir un service de qualité.
- Compléter les documents électroniques nécessaires à la compilation des statistiques internes.
- Être à l’aise avec la gestion et la mise à jour des horaires des médecins et des départements.

Compétences requises:
- Trois ans d’expérience pertinente
- Bilinguisme français/ anglais
- Savoir offrir un service à la clientèle hors pair
- Être énergique et dynamique

Vous avez une affinité pour le domaine de l’esthétisme et voulez y mettre à profit votre entregent? Accordez-nous le privilège de faire votre connaissance!