Ce cabinet situé au centre-ville de Montréal recherche une personne dynamique qui assurera un accueil hors pair des clients, en plus de mettre à profit ses talents en matière de marketing. Cette personne jouera un rôle central dans l'expérience offerte aux clients, visiteurs et membres de l'équipe. Présent(e) à l'accueil du cabinet du lundi au vendredi, cette personne assurera un service professionnel, chaleureux et attentionné tout en contribuant activement aux activités de marketing, de développement des affaires et d'organisation d'événements.
Véritable ambassadeur(rice) du cabinet, il ou elle veille au bon fonctionnement de la réception, participe au rayonnement du cabinet et contribue à maintenir un environnement de travail accueillant, organisé et professionnel.
Principales responsabilités
Expérience client et accueil (40 %)
-Assurer un accueil professionnel, chaleureux et personnalisé des clients, visiteurs, candidats et fournisseurs.
-Répondre aux appels téléphoniques et assurer leur traitement efficace.
-Assurer le suivi des courriels reçus dans les boîtes générales du cabinet.
-Fournir les renseignements appropriés aux visiteurs, clients et employés.
-Contrôler l'accès des visiteurs conformément aux procédures en vigueur.
-Agir comme personne-ressource pour les demandes générales des employés et des visiteurs.
-Offrir un soutien au commis au centre de conférences dans la préparation des salles de réunion, au besoin.
-Appuyer le service de café, de boissons et de collations lors de certaines rencontres clients ou événements, selon les besoins opérationnels.
-Collaborer au maintien de la qualité des espaces communs et signaler toute situation nécessitant une intervention afin d'assurer une expérience client professionnelle.
-Assurer la gestion des réservations de salles de réunion et des espaces communs selon les besoins du cabinet.
Marketing, communications, développement des affaires et événements (50 %)
-Participer à la mise à jour de l'intranet et des différents outils de communication interne.
-Assurer le suivi du calendrier marketing et des échéanciers liés aux initiatives du cabinet.
-Soutenir la mise à jour des biographies des avocats, des mandats représentatifs et des contenus institutionnels.
-Participer à la préparation et à la coordination de diverses activités de développement des affaires.
-Assurer le suivi administratif des partenariats, commandites, répertoires juridiques et palmarès.
-Répondre aux demandes marketing provenant des équipes internes.
-Participer à l'organisation logistique des événements internes et externes du cabinet.
-Effectuer les suivis nécessaires auprès des fournisseurs et partenaires impliqués dans les projets marketing et événementiels.
-Contribuer à la gestion des articles promotionnels et à la mise à jour de leur inventaire.
-Participer à la coordination des arrivées de nouveaux employés sous l'angle marketing et communication.
-Organiser les séances photo professionnelles et assurer les suivis nécessaires avec les fournisseurs concernés.
-Offrir un soutien administratif à diverses initiatives de communication, de visibilité et de rayonnement du cabinet.
-Participer à la gestion et à la mise à jour des listes de contacts, bases de données et outils de développement des affaires.
-Soutenir la préparation de présentations, d'invitations, de publications et de diverses communications internes et externes.
Services internes et soutien administratif (10 %)
-Participer à l'organisation des activités sociales et initiatives de mobilisation du cabinet.
-Coordonner les anniversaires, reconnaissances, départs, arrivées et autres moments marquants de la vie du cabinet.
-Maintenir à jour les cartables juridiques, répertoires, listes de contacts, outils administratifs.
Profil
-Détenir un DEP ou un DEC en administration, bureautique, marketing, communication ou dans un domaine connexe.
-Posséder un minimum de 2 à 4 années d'expérience dans un rôle similaire.
-Démontrer un excellent sens du service à la clientèle et de l'accueil.
-Posséder de fortes aptitudes organisationnelles et un souci marqué du détail.
-Être reconnu(e) pour son professionnalisme, sa débrouillardise et sa capacité à gérer plusieurs priorités simultanément.
-Faire preuve d'autonomie, d'initiative et d'un excellent jugement.
-Maîtriser le français et l’anglais tant à l'oral qu'à l'écrit.
-Posséder une bonne connaissance de la suite Microsoft Office.
-Avoir une aisance avec les outils technologiques et les plateformes collaboratives.
-Expérience dans un cabinet de services professionnels ou un environnement juridique (atout).
-Expérience en organisation d'événements ou en soutien marketing (atout).
Avantages
-8 jours de maladie
-Assurance maladie payée à 100% par l'employeur
-Assurance invalidité courte et longue durée
-RÉER jusqu'à 4% égalisé par l'employeur
-Compte de dépenses mieux-être
-Vacances selon l'expérience
Vous avez de l’entregent et adorez assurer la coordination de tout ce qui a trait au marketing? Accordez-nous le privilège de faire votre connaissance!