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Située au centre-ville de Montréal, cette grande entreprise réputée est à la recherche d’un technicien ou d’une technicienne à l'approvisionnement.

Le poste est pour une durée d'un peu plus d'un an.

RESPONSABILITÉS CLÉS
- Effectuer, sur demande, des recherches de fournisseurs et de prix, effectuer le processus de commande et assurer le suivi.
- Approuver les commandes en accord avec son niveau d’autorisation.
- Effectuer le suivi de la liste des contrats pour mise à jour (ex. nouveaux appels d’offres, renouvellement des contrats de gré à gré).
- Effectuer des recherches sur le site d’appels d’offres du gouvernement.
- Faire le suivi des achats de gré à gré selon la politique établie et prendre action lorsqu’ils atteignent un certain seuil.
- Déclarer mensuellement sur SÉAO (Système électronique d’appel d’offres du gouvernement du Québec) les contrats qui n’ont pas fait l’objet d’appel d’offres public.
- Effectuer le processus d’appel d’offres de premier niveau.
- Faire le suivi des contrats rapportés sur SÉAO afin d’être en mesure de repérer ceux qui sont en situation de supplément et de les déclarer.
- Agir, au besoin, à titre de secrétaire de comité de sélection.
- Valider la création et l’approbation des nouveaux fournisseurs et apparier à la liste mensuelle.
- Effectuer mensuellement l’enregistrement de certaines factures.
- Vérifier mensuellement les factures de services de courrier, codifier et contester les charges non valides.
- Vérifier les bons de commande afférents aux achats effectués par carte de crédit, les traiter et les concilier aux relevés.
- Participer aux prises d’inventaire de biens capitalisables.
- Acheter et réceptionner au besoin les marchandises du magasin et de la direction de l’immeuble.
- Mettre à jour divers tableaux d’analyse.

COMPÉTENCES TECHNIQUES
- Très bonne connaissance de la langue française parlée et écrite
- Bonne connaissance de la langue anglaise parlée et écrite
- Connaissance des lois et règlements du gouvernement en matière d’approvisionnement, un atout
- Connaissance de la loi sur les contrats des organismes publics et ses règlements, un atout
- Connaissance de logiciel comptable, un atout
- Connaissance du logiciel Virtuo, un atout
- Bonne connaissance de l’environnement Microsoft Office

COMPÉTENCES PERSONNELLES
- Sens de l’organisation et respect des échéanciers
- Habileté à communiquer verbalement et par écrit
- Rigueur dans la vérification de l’information et des suivis
- Souci du détail
- Capacité d’analyse
- Excellente aptitude au travail d’équipe
- Autonomie, entregent et flexibilité
- Bonne condition physique

EXIGENCES ACADÉMIQUES ET EXPÉRIENCE
- Diplôme d’études collégiales professionnel (DEC) dans un programme d’études approprié à l’emploi
- Quatre ans d’expérience pertinente

Vous voulez faire partie d’une équipe de choix? Nous avons hâte de faire votre connaissance!

Cette entreprise oeuvrant dans le domaine de l’immobilier, et reconnue pour mettre tout en place pour le bien-être de ses employés, est à la recherche d’un proposé ou d’une préposée en administration.

Exemples de responsabilités
-Effectue la facturation aux locataires et en assure le suivi.
-Effectue la conciliation de la liste du personnel et des fournisseurs s’il y a lieu avec leur assignation spécifique en collaboration avec les unités administratives impliquées.
-Prépare les rapports relatifs au suivi du budget.
-Assure au besoin le remplacement pour vacances ou absences de l’agent d’administration principal.
-Coordonne la réception et le suivi des soumissions au besoin.
-Procède à l’ouverture et au suivi informatique des dossiers d’améliorations majeures et de gestion de contrats.

Aptitudes et connaissances personnelles
-Bonne connaissance du français et de l’anglais parlé
-Bonnes aptitudes en mathématiques
-Bonne connaissance du fonctionnement des outils bureautiques et des règles comptables
-Bonne connaissance de la problématique de l’entretien d’un immeuble résidentiel
-Trois ans d'expérience dans un poste similaire.

Ce poste vous intéresse? Nous avons hâte de faire votre connaissance!

L’un des cabinets juridiques les plus importants au Québec est à la recherche d’un adjoint ou d’une adjointe juridique ou administrative pour son bureau de Montréal.

PROFIL RECHERCHÉ
La personne retenue se démarque par sa rigueur et son sens de l’organisation et des priorités qui lui permettent de gérer plusieurs dossiers simultanément. Polyvalente et avec un grand souci du détail, elle aime travailler en équipe et contribuer significativement au succès du bureau et de l’équipe.

RESPONSABILITÉS CLÉS
-Planifier les rencontres hebdomadaires du groupe fiscalité et gérer l’agenda et la boîte courriel du groupe de pratique;
-Administrer la facturation, les comptes à recevoir, les comptes de dépenses et les comptes de fidéicommis;
-Effectuer les ouvertures de dossiers;
-Maintenir à jour les dossiers de formation continue;
-Collaborer à la tenue et à la mise à jour du budget annuel du groupe fiscalité et effectuer les suivis appropriés;
-Soutenir la préparation de documents juridiques et administratifs (Conventions, mémorandums fiscaux, fiducies, formulaires fiscaux, offres de services);
-Correspondre avec les clients du groupe de pratique et assurer avec rigueur tous les suivis des appels et messages vocaux;
-Inscrire les membres de l’équipe à divers séminaires, webinaires et gérer les inscriptions générales annuelles du groupe de pratique;
-Toute autre aide administrative connexe.

APTITUDES ET QUALITÉS RECHERCHÉES
-Détenir une formation appropriée pour le poste ou une expérience de travail pertinente;
-Avoir une excellente maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit;
-Avoir une bonne maîtrise de la suite Office (Outlook, Word, Excel);
-Posséder des habiletés développées pour le travail en équipe;
-Avoir une aptitude à travailler avec des échéanciers serrés et de dernière minute.

AVANTAGES
-Poste à temps plein, permanent;
-Assurances collectives payées en partie par l’employeur;
-Régime de retraite collectif;
-Télémédecine et Programme d’aide aux employés et leur famille;
-Environnement de travail dynamique qui favorise le travail d’équipe;
-Horaire flexible et conciliation travail-famille;
-Possibilité de télétravail en mode hybride;
-Divers programmes de santé et bien-être.

Relevez de nouveaux défis dans ce cabinet qui vous offre des perspectives de carrière stimulantes dans une ambiance conviviale!

Oeuvrant dans le domaine de l’immobilier et ayant à cœur le bien-être de la population, cette entreprise est à la recherche d’un ou d’une gestionnaire en immobilier. Relevant de la directrice principale de l’exploitation immobilière, la personne dirige, coordonne et contrôle l’ensemble des activités de location. Elle répond de la qualité des services fournis aux divers locataires desservis. Elle favorise, développe et encourage les meilleures pratiques de gestion dans son champ d’activités et ce, dans un esprit d’amélioration continue. Elle voit à l’uniformité des pratiques et à la correction des écarts. Elle s’assure aussi de la qualité et de la sécurité des milieux de vie et à l’application du règlement d’immeuble.

Responsabilités
-Travailler en collaboration avec la cheffe du service des projets immobiliers afin d’offrir le meilleur service dans son domaine d’activités;
-Planifier, organiser, gérer et contrôler les ressources humaines, financières, matérielles et informationnelles requises pour les activités de son service;
-Assurer la dotation, l’intégration et la formation des nouveaux employés en collaboration avec le service des ressources humaines;
-Établir les objectifs annuels et évaluer la contribution de son équipe;
-Agir à titre de responsable de la location de tous les logements, du recouvrement des loyers et de la gestion des plaintes de deuxième instance (problèmes de voisinage, insalubrité, sécurité, problèmes de santé mentale, perte d’autonomie, occupation illégale, etc.);
-Gérer les politiques, les procédures et les règlements (règlements d’immeubles, règlement d’attribution et location) et s’assurer de leurs efficacités relativement à la qualité des milieux de vie et de l’occupation des lieux;
-Contrôler et s’assurer du respect des lois, des règlements et des normes qui régissent la location des logements;
-Maintenir les partenariats et les relations d’affaires avec les divers intervenants institutionnels et communautaires dans le parc du logement social;
-Gérer et transférer les dossiers de poursuites judiciaires relevant de son champ d’activités à la titulaire des dossiers au Tribunal administratif du logement à l’exception des causes de non-paiements de loyer;
-Négocier et assurer le suivi mensuel des ententes de paiement afin de recouvrer les sommes dues par les locataires;
-Assurer un suivi quant à l’avancement des dossiers d’éligibilité des locataires à des subventions au loyer avec l’agent de location aux subventions;
-Assurer un suivi des ententes de location des concierges résidants en collaboration avec la coordonnatrice du service des ressources humaines;
-Établir et maintenir à jour la liste des interlocuteurs pour les dossiers de subventions;
-S’assurer du respect et de l’application du règlement de location quant au calcul des loyers lors des nouveaux et des renouvellements de baux;
-Assurer le suivi auprès des locataires refusant les augmentations de loyer et éventuellement transférer les dossiers au titulaire du TAL pour fixation du loyer;
-Développer, établir et publiciser les orientations, les besoins et la vision du service à la clientèle à tous les locataires du parc immobilier;
-S’assurer de l’offre aux locataires de services de qualité, équitables et d’un milieu de vie agréable et sécuritaire;
-Contrôler les procédures et standards de qualité des services aux locataires (sondages, visites, etc.);
-Établir et maintenir à jour le tableau de bord mensuel répertoriant le suivi des statistiques de toutes les activités des services aux locataires et veiller au redressement des écarts;
-Favoriser la mise en œuvre des meilleures pratiques de gestion dans un esprit d’amélioration continue;
-Définir avec le service des projets immobiliers le temps alloué à la location des logements vacants et s’assurer du respect des délais alloués;
-Assurer le suivi des demandes d’adaptation de logement;
-Superviser les résiliations de baux, cession, sous-location;
-Développer des méthodes de gestion et des stratégies pour maximiser le taux d’occupation des logements vacants;
-Contribuer à l’identification des besoins de la clientèle et des enjeux sociaux des milieux de vie;
-Préparer le budget de son service en collaboration avec la directrice principale finance et administration;
-Participer et collaborer à diverses rencontres des groupes communautaires partenaires;
-Développer et maintenir de bonnes relations avec les locataires, les organismes, les partenaires et les groupes du milieu;
-Veiller à la mise en place de protocoles ou d’ententes de collaboration avec les acteurs du réseau de la santé et des services sociaux afin de faciliter l’accès des locataires aux soins et à des services de qualité.

Qualifications recherchées
-2 ans d’expérience à titre de gestionnaire
-Français avancé, anglais intermédiaire
-Posséder un permis de conduire
-Posséder une formation universitaire en administration ou en sciences humaines

Vous êtes à la recherche d’un emploi qui vous permettra de mettre à profit votre grand sens de l’organisation et votre entregent sans égal? Nous avons hâte de faire votre connaissance!

Ce cabinet où l’excellence côtoie la bienveillance est à la recherche d’une personne ayant de l’expérience en soutien administratif dans le monde juridique. Cette personne rejoindra leur équipe de droit des affaires qui cherche à accueillir un nouveau talent afin de collaborer avec plusieurs de associés, à leurs bureaux de Montréal.

Les défis
-Préparer, réviser et corriger la correspondance et tous autres documents de nature administrative;
-Assurer un soutien minutieux de la gestion des agendas des avocats;
-Procéder aux recherches de conflits, à la préparation des lettres d’engagement, à l’ouverture, à l’organisation et au classement des dossiers physiques et virtuels;
-Assurer la révision et la correction de pro formas ainsi que l’envoi de factures. De plus, effectuer les suivis des demandes relatives à la facturation et être en charge de remplir les entrées de temps;
-Organiser la logistique des déplacements des avocats.

Avantages
-Une rémunération globale concurrentielle;
-Un milieu de travail hybride et flexible intégrant à la fois le télétravail et la présence au bureau en fonction des besoins des équipes et dans lequel l’équilibre de vie est au cœur des priorités;
-Un programme de remboursement santé et mieux-être, un régime d’assurance qui s'adapte, un service de télémédecine et un régime d’épargne-retraite généreux;
-Une ambiance de travail conviviale où les valeurs de respect, d’ouverture, d'innovation, de diversité, d’équité et d’inclusion sont mises de l’avant;
-Une culture et des leaders qui prônent une excellente expérience employé en priorisant l’autonomie, la reconnaissance, la collaboration et le développement du plein potentiel;
-Faire partie d’une entreprise qui s’engage et redonne à la communauté;
-Des bureaux ergonomiques, lumineux et une salle de gym avec équipements et cours de sports offerts à tous.

Qualifications
-Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles en secrétariat;
-Posséder un minimum de cinq années d’expérience dans un poste similaire;
-Maîtriser le français et l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit;
-Maîtriser la suite Microsoft Office;
-Avoir le souci d’offrir un service à la clientèle de haute qualité permettant de transiger avec plusieurs intervenants;
-Avoir un sens de l’organisation hors pair et savoir gérer les priorités tout en prenant des initiatives.

Joignez ce cabinet qui reconnaît les talents et mise sur le potentiel de chacun et chacune, et offre à ses employées et employés plusieurs possibilités de formation continue.

Cet organisme ouvrant dans le domaine de l’immobilier est à la recherche d’un préposé ou d’une préposée à l’administration pour leur département de salubrité.

Exemples des tâches et responsabilités
-Agit en tant que soutien administratif pour la planification, le suivi, le contrôle et la répartition de tout travail aux activités de l’unité administrative.
-Assure la préparation, le suivi, le contrôle ou la coordination de certains dossiers relatifs aux logements, enregistrements de travaux, à la fumigation, aux contrats d’entretien des ascenseurs, aux sinistres ou autres dossiers du genre.
-Effectue la saisie d’information relative au suivi des demandes de travaux d’entretien et effectue la conciliation administrative des enregistrements de travaux.
-Vérifie la conformité des données inscrites sur les factures, bons de commande, bons de livraison et autres documents du genre.
-Prépare et effectue les réquisitions.
-Effectue le suivi et la mise à jour des listes de travaux d’entretien.
-Complète, prépare et assure le suivi des relevés d’assiduité, des déplacements et autres rapports connexes.
-Assure la mise à jour des divers fichiers informatiques de l’unité administrative.
-Effectue le classement et la photocopie de divers documents administratifs.
-Assure la transmission des documents devant être remis à des entrepreneurs ou intervenants extérieurs.
-Prépare les rapports relatifs au suivi des bons de commande.
-Assure au besoin la répartition des travaux d’entretien.
-Procède ou participe à la fermeture des demandes de travaux lorsque requis.
-Effectue l’approbation, la saisie et la relance de la facturation des entrepreneurs.
-Procède à l’ouverture et au suivi informatique des dossiers sinistres.
-Procède au traitement des factures dans le système financier.

Profil recherché
-Bonne connaissance du français et de l’anglais parlé
-Bonne connaissance des mathématiques
-Bonne connaissance du fonctionnement des outils bureautiques et des règles comptables
-Bonne connaissance de la problématique de l’entretien d’un immeuble résidentiel
-Au moins deux ans d'expérience dans un poste similaire

Joignez les rangs de cet organisme qui met tout en œuvre pour que ses employés se sentent bien!

Vous cherchez de nouveaux défis dans le domaine du soutien administratif? Nous avons le poste qu’il vous faut! Que vous désiriez travailler pour une entreprise oeuvrant dans la relation d’aide, dans l’immobilier, dans le domaine juridique, dans les ressources humaines ou dans la comptabilité, nous avons une panoplie de postes qui sauront faire votre bonheur!

Certains postes incluent des fonctions en comptabilité ou en ressources humaines, et vous offrent donc une grande diversité de tâches et de défis! D’autres comportent des activités de service à la clientèle comme de la réception ou du soutien aux autres employés, ce qui vous permet de mettre en oeuvre vos capacités à établir et promouvoir de bons contacts humains! Vous aimez réviser des textes ou résoudre des problèmes? Nous vous trouverons l’emploi de rêve, en tant qu’assistante, adjointe, commis ou réceptionniste!

Que vous n’ayez aucune expérience en soutien administratif ou que vous soyez dans le domaine depuis quelques années mais souhaitiez explorer de nouvelles avenues, faites-nous part de vos rêves, nous sommes là pour vous aider à trouver votre emploi idéal!

Grand acteur du domaine de l’immobilier à Montréal, et reconnue pour être un endroit où il fait bon travailler, cette entreprise est à la recherche d’agents administratifs et d'agentes administratives pour divers secteurs.

Exemple des tâches et responsabilités
-Agit en tant que soutien administratif pour la planification, le suivi, le contrôle et la répartition de tout travail aux activités de l’unité administrative.
-Assure la préparation, le suivi, le contrôle ou la coordination de certains dossiers relatifs aux logements, enregistrements de travaux, à la fumigation, aux contrats d’entretien des ascenseurs, aux sinistres ou autres dossiers du genre.
-Effectue la saisie d’information relative au suivi des demandes de travaux d’entretien et effectue la conciliation administrative des enregistrements de travaux.
-Vérifie la conformité des données inscrites sur les factures, bons de commande, bons de livraison et autres documents du genre.
-Prépare et effectue les réquisitions.
-Effectue le suivi et la mise à jour des listes de travaux d’entretien.
-Complète, prépare et assure le suivi des relevés d’assiduité, des déplacements et autres rapports connexes.
-Assure la mise à jour des divers fichiers informatiques de l’unité administrative.
-Effectue le classement et la photocopie de divers documents administratifs.
-Assure la transmission des documents devant être remis à des entrepreneurs ou intervenants extérieurs.
-Prépare les rapports relatifs au suivi des bons de commande.
-Assure au besoin la répartition des travaux d’entretien.
-Procède ou participe à la fermeture des demandes de travaux lorsque requis.
-Effectue l’approbation, la saisie et la relance de la facturation des entrepreneurs.
-Procède à l’ouverture et au suivi informatique des dossiers sinistres.
-Procède au traitement des factures dans le système financier.
-Exécute la réception, le filtrage et l’acheminement des appels téléphoniques et des visites destinées à, ou en provenance de l’unité administrative.
-Reçoit les plaintes ou demandes des locataires et leur transmet toute information pertinente relativement à l’entretien des immeubles.
-Assure l’encaissement des loyers reçus ainsi que la préparation des dépôts bancaires.
-Effectue la saisie des paiements reçus et assure l’exactitude des données conformément aux dossiers visés. Inscrit au dossier des locataires les paiements reçus ou à effectuer.
-Tient à jour les paiements de loyers reçus, impute les sommes au compte du client.
-Procède au suivi des appels d’urgence (en dehors des heures ouvrables) et des logements vacants.

Profil recherché
-Bonne connaissance du français et de l’anglais parlé,
-Bonne connaissance des mathématiques,
-Bonne connaissance des règles comptables,
-Connaissance des problématiques de l’entretien d’un immeuble résidentiel,
-Connaissances des divers logiciels et équipements bureautiques.

Vous recherchez ce genre de défi? Nous attendons votre candidature avec impatience!

Ce bureau de services professionnels, réputé pour les avantages offerts à ses employés, est à la recherche d’un ou d’une gestionnaire des opérations et des ressources humaines qui sera responsable de l’administration et de la gestion des projets internes.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
Gestion du bureau (60%)
-Gérer les activités quotidiennes du bureau;
-S’assurer de la gestion des locaux (relation avec le locateur, veiller à l’application des procédures reliées à la sécurité physique des lieux, assurer le système de classement et rangement);
-Planifier et superviser les approvisionnements;
-Planifier et coordonner les réunions internes pour le personnel du bureau;
-Faire la gestion des projets internes sous sa responsabilité:
_S’assurer de la gestion du budget
_Faire les soumissions nécessaires et les comptes rendu aux collaborateurs pertinents
_Planifier et maintenir le calendrier des livrables
_Assurer le contrôle des échéances
_Communiquer tout obstacle à l’atteinte des échéances
-Planifier et gérer les activités RH et les activités sociales du bureau.

Gestion des ressources (40%)
-Agir comme leader mobilisateur, vigilant et proactif dans la promotion de la qualité du climat de travail;
-Superviser le personnel de bureau et gérer les relations de travail (cas problématiques, dossiers disciplinaires, invalidités, initiatives de rétention, gestion de la reconnaissance, etc.);
-Maintenir les dossiers d’employés du personnel de bureau;
-Planifier et gérer les demandes de vacances et les congés du personnel de bureau;
-Assurer la gestion des activités de dotation (planification de la main-d’œuvre, gestion du budget, activités de dotation);
-Superviser les activités d’accueil et intégration;
-Superviser les activités de off-boarding;
-Superviser les activités d’évaluation de performance du personnel de bureau;
-Coordonner les activités de formation et de développement des ressources;
-Participer au processus de révision salariale de l’équipe du personnel de bureau;
-Gérer et mener à terme toutes les initiatives RH de rétention (bien-être, congé parental, cadeaux, nourriture, etc.).

QUALIFICATIONS
-Formation universitaire en administration, en bureautique ou tout autre domaine jugé pertinent;
-De 3 à 5 ans d’expérience dans un poste de gestion de bureau ou un poste similaire;
-Expérience en gestion de projets administratifs;
-Connaissances des enjeux de gestion d’un bureau de services professionnels;
-Français fluide et anglais niveau professionnel;
-Maîtrise de la suite Office;
-Excellentes compétences en leadership et en relations interpersonnelles, avec la capacité de gérer et de motiver une équipe;
-Excellentes aptitudes organisationnelles et de gestion du temps, et capacité de priorisation;
-Capacité à mettre en place rapidement et efficacement des changements;
-Capacité de travailler en équipe et sous pression;
-Capacité de s’adapter au changement et de réagir promptement et positivement;
-Acuité politique et bon jugement;
-Sens de l’organisation, de l’autonomie et des responsabilités;
-Dynamisme et faire preuve d’initiative;
-Patience, écoute, empathie;
-Rigueur, discrétion et souci du détail.

Être à la tête de la gestion d’un bureau et en assurer un fonctionnement optimal est le défi que vous recherchez? Nous sommes impatients de vous rencontrer!