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Comptant plusieurs immeubles résidentiels à son actif, cette entreprise est à la recherche d’un ou d’une secrétaire-réceptionniste pour du travail de fin de semaine. Le ou la titulaire recevra les demandes d’information et les plaintes en provenance de la clientèle et répondra à leurs questions. Cette personne effectuera également le travail habituel de réceptionniste, guidera et assistera les visiteurs et effectuera certaines tâches de bureau simples afin d’assurer le support administratif et clérical.

Responsabilités
-Effectue de la sollicitation téléphonique et directe, reçoit les appels téléphoniques et les achemine et/ou prend le message afin d’assurer ou de prendre des mesures selon les priorités, reçoit les appels d’urgence des résidents et les transmet au responsable en devoir et agit à titre de relais pour rejoindre le personnel.
-Accueille et dirige les résidents, visiteurs, fournisseurs, employés etc., selon les procédures et règlements afin que les personnes aient accès aux endroits appropriés.
-Fournit, selon les informations et les taux établis, les renseignements sur la location et, au besoin, fait visiter au client potentiel les lieux aux fins de location et fait signer le bail si nécessaire.
-Surveille l’entrée et la sortie du personnel et des résidents et les accès selon les procédures et règlements afin de s’assurer du droit d’accès, d’éviter la sortie de marchandise et d’assurer la sécurité des résidents.
-Tient un registre des événements du complexe dans un journal quotidien, tient et met à jour un cahier d’évacuation à remettre aux pompiers en cas d’urgence de même que le registre des résidents absents ou hospitalisés.
-Accomplit des tâches de classement, de copie, d’ordonnancement, etc.
-Effectue le travail de secrétariat: suivi des payes, commande des fournitures de bureau et autre matériel, tableaux d’analyse, tri et distribution du courrier.
-Prépare la correspondance et des documents tels horaires, tableaux, calendriers, documentation et, selon les informations, l’ordre du jour des réunions; assure la logistique, prépare les affiches et les mémos internes, réunit et assemble la documentation nécessaire; assiste aux réunions, rédige les comptes rendus et assure le suivi des dossiers.
-Traduit des documents pour répondre aux besoins d’une clientèle bilingue.

Connaissances générales minimum requises:
-Bonne connaissance bureautique et capable de converser convenablement en français et en anglais.
-Profil recherché : personne chaleureuse, agréable, calme, intègre et discrète, capable d’empathie, patiente, qui établit de bons contacts et sait gagner la confiance et le respect des autres.
-Formation: Secondaire V général (DES) ou professionnel (DEP) dans une discipline orientée vers le travail de bureau (ex. : bureautique, comptabilité, etc.).
-Expérience minimum requise: Six mois d’expérience pertinente.

Vous aimez le contact avec les gens et vous recherchez un horaire de travail du vendredi au lundi? Nous attendons votre cv avec hâte!

Vous avez de l’expérience en soutien administratif et vous cherchez un poste qui vous donnera stabilité et nouveaux défis? Nous recherchons une personne qui sera responsable d’effectuer des tâches de secrétariat, de coordination et d'administration reliées aux activités de la direction.

Responsabilités
- Assurer la coordination des rendez-vous et des réunions de la directrice et à l’occasion, du chef des TI et de la cheffe des RH;
- Assurer les communications écrites, électroniques et téléphoniques;
- Rédiger et mettre en page des documents, des rapports, des présentations et des tableaux;
- Rédiger des comptes rendus et effectuer les suivis nécessaires pour certains comités;
- Effectuer des recherches, colliger et valider des informations;
- Collaborer activement à divers projets de la direction;
- Effectuer les activités administratives de la direction (numérisation, entrées de données, comptes de dépenses, etc.);
- Répondre aux appels et les acheminer vers les bons interlocuteurs;
- Accueillir les visiteurs se présentant au bureau.

Exigences
- Diplôme d’études collégiales en bureautique ou formation équivalente;
- Minimum de 5 années d’expérience dans un poste similaire;
- Excellente maîtrise du français (oral et écrit);
- Capacité à effectuer 5% des tâches en anglais (appels, courriels);
- Maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office 365 (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, etc.).

Compétences recherchées
- Excellent service à la clientèle;
- Aptitudes interpersonnelles et courtoisie;
- Grande discrétion, sens des responsabilités et souci du détail;
- Excellentes habiletés de communication;
- Excellent sens de l’organisation et de gestion des priorités.

Celle belle équipe n’attend que vous!

Vous cherchez de nouveaux défis dans le domaine du soutien administratif? Nous avons le poste qu’il vous faut! Que vous désiriez travailler pour une entreprise oeuvrant dans la relation d’aide, dans l’immobilier, dans le domaine juridique, dans les ressources humaines ou dans la comptabilité, nous avons une panoplie de postes qui sauront faire votre bonheur!

Certains postes incluent des fonctions en comptabilité ou en ressources humaines, et vous offrent donc une grande diversité de tâches et de défis! D’autres comportent des activités de service à la clientèle comme de la réception ou du soutien aux autres employés, ce qui vous permet de mettre en oeuvre vos capacités à établir et promouvoir de bons contacts humains! Vous aimez réviser des textes ou résoudre des problèmes? Nous vous trouverons l’emploi de rêve, en tant qu’assistante, adjointe, commis ou réceptionniste!

Que vous n’ayez aucune expérience en soutien administratif ou que vous soyez dans le domaine depuis quelques années mais souhaitiez explorer de nouvelles avenues, faites-nous part de vos rêves, nous sommes là pour vous aider à trouver votre emploi idéal!

Grand acteur du domaine de l’immobilier à Montréal, et reconnue pour être un endroit où il fait bon travailler, cette entreprise est à la recherche d’agents administratifs et d'agentes administratives pour divers secteurs.

Exemple des tâches et responsabilités
-Agit en tant que soutien administratif pour la planification, le suivi, le contrôle et la répartition de tout travail aux activités de l’unité administrative.
-Assure la préparation, le suivi, le contrôle ou la coordination de certains dossiers relatifs aux logements, enregistrements de travaux, à la fumigation, aux contrats d’entretien des ascenseurs, aux sinistres ou autres dossiers du genre.
-Effectue la saisie d’information relative au suivi des demandes de travaux d’entretien et effectue la conciliation administrative des enregistrements de travaux.
-Vérifie la conformité des données inscrites sur les factures, bons de commande, bons de livraison et autres documents du genre.
-Prépare et effectue les réquisitions.
-Effectue le suivi et la mise à jour des listes de travaux d’entretien.
-Complète, prépare et assure le suivi des relevés d’assiduité, des déplacements et autres rapports connexes.
-Assure la mise à jour des divers fichiers informatiques de l’unité administrative.
-Effectue le classement et la photocopie de divers documents administratifs.
-Assure la transmission des documents devant être remis à des entrepreneurs ou intervenants extérieurs.
-Prépare les rapports relatifs au suivi des bons de commande.
-Assure au besoin la répartition des travaux d’entretien.
-Procède ou participe à la fermeture des demandes de travaux lorsque requis.
-Effectue l’approbation, la saisie et la relance de la facturation des entrepreneurs.
-Procède à l’ouverture et au suivi informatique des dossiers sinistres.
-Procède au traitement des factures dans le système financier.
-Exécute la réception, le filtrage et l’acheminement des appels téléphoniques et des visites destinées à, ou en provenance de l’unité administrative.
-Reçoit les plaintes ou demandes des locataires et leur transmet toute information pertinente relativement à l’entretien des immeubles.
-Assure l’encaissement des loyers reçus ainsi que la préparation des dépôts bancaires.
-Effectue la saisie des paiements reçus et assure l’exactitude des données conformément aux dossiers visés. Inscrit au dossier des locataires les paiements reçus ou à effectuer.
-Tient à jour les paiements de loyers reçus, impute les sommes au compte du client.
-Procède au suivi des appels d’urgence (en dehors des heures ouvrables) et des logements vacants.

Profil recherché
-Bonne connaissance du français et de l’anglais parlé,
-Bonne connaissance des mathématiques,
-Bonne connaissance des règles comptables,
-Connaissance des problématiques de l’entretien d’un immeuble résidentiel,
-Connaissances des divers logiciels et équipements bureautiques.

Vous recherchez ce genre de défi? Nous attendons votre candidature avec impatience!

Nous sommes à la recherche d’un ou d’une secrétaire administrative au service de l’approvisionnement pour un poste temporaire d’une durée indéterminée.

Admissibilité
-Diplôme d'études collégiales (DEC) en techniques de bureau ou l’équivalent.
-Trois années d'expérience pertinente à un poste de secrétariat ou l’équivalent.

Profil recherché
-Excellente connaissance du français parlé et écrit, connaissance fonctionnelle de l'anglais parlé et écrit
-Aptitudes à la communication et aux relations interpersonnelles
-Sens de l'organisation et de la planification
-Gestion des priorités
-Habilité à travailler sur plusieurs dossiers simultanément
-Connaissances des divers logiciels et équipements bureautiques.

Exemples de tâches et responsabilités
-Assiste son supérieur dans l'ensemble de ses fonctions.
-Traite la correspondance reçue, rédige et signe la correspondance d'ordre général, assemble la documentation nécessaire au personnel de l'unité pour le traitement des dossiers.
-Participe à la coordination et au suivi des différents dossiers traités au sein de l’unité et suggère des méthodes de fonctionnement.
-Assure le suivi et la compilation des relevés d’assiduité du personnel, complète ou prépare les formulaires relatifs aux vacances, maladie, demandes de remboursement ou autres documents relatifs à la gestion du personnel.
-Exécute la réception, le filtrage et l'acheminement du courrier, des appels téléphoniques, des courriels et des visiteurs.
-Fixe ou déplace les rendez-vous du supérieur selon les priorités, lui rappelle les dates de ses réunions et prépare la documentation requise, confirme sa présence à des réunions ou propose un remplaçant au besoin. Fait des arrangements relatifs aux déplacements de son supérieur (transport, hébergement, avance de fonds, etc.).
-Recueille les données nécessaires à la préparation ou à la révision des réquisitions et budgets, et s'assure de la disponibilité des crédits; procède à la vérification et au paiement de factures, à des transferts budgétaires et au suivi du budget dans le système financier.
-Procède aux commandes et à la gestion des fournitures de bureau.
-Effectue le classement, le déclassement annuel et la gestion documentaire des documents de l’unité administrative.
-Assiste à des réunions, prend note des échanges et rédige des comptes rendus ou des procès-verbaux reflétant l'esprit des discussions et des décisions intervenues.
-Assure la transmission d'informations relatives aux politiques, procédures, lois et règlements régissant les activités des unités administratives.
-Rédige ou participe à la rédaction de recommandations pour la direction et le conseil d’administration.
-Effectue la révision finale des documents émis par le personnel de l’unité afin de s'assurer de la qualité de la présentation, de l'absence d'erreurs grammaticales, d'orthographe ou autre. Assure, au besoin, la mise à jour de documents et renseignements dans l’Intranet et l’Internet.

Joignez les rangs de cette entreprise qui mise sur le bien-être de ses employés!