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Notre client, un important joueur dans la gestion des produits financiers, est à la recherche d’un technicien ou d’une technicienne en administration, produits financiers.

Relevant de la vice-présidente, Opérations, le ou la titulaire de ce poste doit effectuer diverses tâches reliées à des activités de courtage en épargne collective et d’opérations fiduciaires et s’assurer que l’ensemble des activités soient faites dans les délais prescrits, conformément à des normes de qualité et de conformité élevées.

Plus spécifiquement, votre rôle consistera à:
• Valider et saisir des informations relatives à la vente de produits financiers;
• Compiler et concilier différentes données financières servant à la validation et au suivi des transactions;
• Produire des listes ou des rapports informatiques;
• Trier, numériser et classer différents documents;
• Effectuer des suivis de dossiers à différents égards et respecter des échéanciers;
• Communiquer avec différents intervenants financiers pour obtenir ou valider de l’information;

Qualifications requises:
• DEC en finance ou comptabilité, ou une combinaison de formation et d’expérience équivalente;
• Expérience dans le secteur financier ou connaissance des produits financiers;
• Deux années d’expérience pertinente;
• Bonne connaissance de la suite Microsoft Office, notamment Excel, facilité à apprendre des logiciels;
• Rigueur et précision;
• Discrétion et sens de l’éthique exemplaire;
• Bon sens de l’organisation, autonomie et polyvalence;
• Intérêt pour le domaine financier;
• Vous tenir à jour sur les questions relatives à votre travail.

Les produits financiers n’ont pas de secrets pour vous? Vous cherchez un emploi dans une entreprise où stabilité et dynamisme vont de pair? Nous attendons votre candidature avec impatience!
Vous rêvez de travailler au sein d'une Fondation d'un OBNL et de faire la différence?
Vous recherchez un emploi stimulant et engageant ? Vous désirez travailler avec une équipe jeune et dynamique?

Notre client situé au métro Square Victoria est à la recherche d'une adjointe administrative pour seconder le Directeur général, afin d'apporter un soutien aux activités philanthropiques de l’organisme.

Principales tâches
Volet administratif
- Fournir un soutien administratif quotidien (courriels, téléphone, classement des documents...)
- Gérer la base de données ProDon (entrée de données, importation de dons, émission de reçus et production de rapports)
- Gérer les ressources matérielles du bureau (matériel informatique, fournitures de bureau...)
- Gérer l’inventaire des dons en biens à la Fondation
- Agir en tant qu’agent de liaison avec les donateurs et les bénévoles
- Soutenir la direction générale (rédaction de correspondance, rédaction des procès-verbaux des rencontres du conseil d’administration et des assemblées générales, élaboration du rapport annuel...)
- Soutenir l’équipe dans le cadre des événements et des activités de financement de la Fondation
- Toute autre tâche connexe

Volet financier
- Effectuer le suivi budgétaire et du flux de trésorerie
- Apporter un appui administratif à la comptabilité (dépôts de dons, suivis du règlement des factures, émission des chèques, production de rapports, soutien lors de l’audit...)

Qualifications
- Excellentes connaissances du français et de l’anglais (parlé comme écrit)
- Diplôme de niveau collégial ou une combinaison équivalente de formation formelle et d’expérience professionnelle
- Un an d’expérience professionnelle dans un poste similaire
- Bonnes compétences organisationnelles qui reflètent la capacité d’exécuter et de prioriser plusieurs tâches de manière transparente avec une excellente attention aux détails
- Bonnes compétences informatiques et capacité d’apprendre de nouveaux logiciels
- Excellente connaissance d’Office 365, particulièrement d’Excel
- Bonne connaissance de ProDon, un atout
- Bonne connaissance de QuickBooks et Dext, un atout
- Connaissances en comptabilité, un atout

Compétences
- Bonnes compétences interpersonnelles et capacité à établir des relations
- Bonnes compétences en rédaction
- Politesse, discrétion et un haut niveau de professionnalisme
- Excellentes compétences en gestion du temps et en résolution de problèmes
- Flexible, travaille bien sous pression et priorise les projets en cours

Ce poste vous allume?
N'attendez plus, saisissez cette chance!
Bien engagée dans la société, cette entreprise oeuvrant dans le domaine de la santé recherche un(e) adjoint(e) de direction. Joignez une belle équipe dans un environnement de travail stimulant, dynamique et moderne, dans leurs bureaux situés au métro Place-des-Arts.

Relevant de la directrice des opérations, la ou le titulaire est responsable d’effectuer des tâches de secrétariat, de coordination et d'administration reliées aux activités de la direction. La ou le titulaire assistera aussi l’adjointe exécutive au président et au directeur général.

Responsabilités
• Assurer la coordination des rendez-vous, des réunions et de l’agenda de la directrice;
• Assurer les communications écrites, électroniques et téléphoniques auprès des différents collaborateurs;
• Apporter un support à l’adjointe du président et du directeur général (25% à 30% du temps de travail);
• Rédiger et mettre en page des documents, des présentations, des tableaux, des rapports et des projets;
• Assurer les suivis des comptes rendus et des réunions auxquelles la directrice assiste;
• Effectuer des recherches, colliger et valider des informations;
• Collaborer activement à divers projets et soutenir l’équipe pour certaines activités;
• Effectuer diverses activités administratives (numérisation, entrées de données, comptes de dépenses, etc.).

Exigences
• Diplôme d’études collégiales en bureautique ou formation équivalente;
• Minimum de 5 années d’expérience dans un poste similaire;
• Maîtrise du français et bonne connaissance de l'anglais (oral et écrit);
• Maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office 365 (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, etc.);
• Disponibilité occasionnelle en dehors des heures normales de bureau.

Compétences recherchées
• Bonnes aptitudes interpersonnelles et rédactionnelles, courtoisie et sociabilité;
• Sens des responsabilités, souci du détail et discrétion;
• Excellent service à la clientèle;
• Excellent sens de l’organisation et de gestion des priorités;
• Autonomie, proactivité, flexibilité et rapidité d’exécution.

Ce poste vous offrira des avantages sociaux intéressants et un salaire compétitif! Nous attendons votre candidature!
Une importante organisation du domaine de la santé, ayant ses bureaux au centre-ville de Montréal, et offrant de belles possibilités d’avancement, souhaite agrandir son équipe administrative.

Sous la supervision de la directrice administrative, le ou la titulaire du poste effectuera diverses tâches en lien avec les activités courantes de l’organisation et assumera la responsabilité et la coordination des activités de développement professionnel continu. Ce poste est à temps partiel, à raison de 4 jours par semaine.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
▪ Assurer la coordination des rencontres et des évènements;
▪ Assurer la coordination des activités de développement professionnel continu de l’organisation: congrès, activités scientifiques, webinaires;
▪ Au besoin, assister à divers comités, prendre des notes, rédiger des comptes-rendus et en assurer le suivi;
▪ Assurer les communications écrites, électroniques et téléphoniques auprès des différents collaborateurs;
▪ Procéder à la mise en forme, la révision et la correction de documents et rapports, en assurer l’exactitude, et ce, dans les délais prévus;
▪ Traiter la correspondance postale et électronique et en assurer les actions et le suivi approprié;
▪ Assurer la mise à jour des dossiers et des bases de données;
▪ Effectuer des recherches d’informations;
▪ Participer activement aux projets de la direction;
▪ Accomplir toute autre fonction connexe à la demande du supérieur immédiat.

EXIGENCES DE L’EMPLOI
▪ Diplôme d’études collégiales en bureautique ou formation équivalente;
▪ Minimum de 5 années d’expérience dans un poste similaire;
▪ Maîtrise du français et bonne connaissance de l’anglais (oral et écrit);
▪ Maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office 365 (Excel, Word, PowerPoint, Outlook, Teams, etc.);
▪ Bonne connaissance du réseau de la santé (un atout);
▪ Expérience en gestion des activités de développement professionnel continu (un atout);
▪ Disponibilité occasionnelle en dehors des heures régulières de bureau.

APTITUDES RECHERCHÉES
▪ Bon sens des communications autant à l’oral qu’à l’écrit;
▪ Autonomie et sens des responsabilités;
▪ Compétence à gérer la complexité, à donner du sens aux orientations et aux actions;
▪ Jugement, flexibilité, initiative et sens de l’organisation;
▪ Capacité de traiter des renseignements confidentiels et délicats avec discrétion.

Vous cherchez un nouveau défi et aimeriez trouver un endroit qui vous permettra d’évoluer au sein de ses rangs? Voici votre chance!
Vous désirez travailler pour le gouvernement fédéral? Situé à Laval, cet établissement gouvernemental désire acquérir les services d’un(e) employé(e) temporaire au sein de sa division des services techniques. La personne choisie aidera le personnel en place à planifier, à exécuter et à contrôler différents programmes fédéraux.

Les tâches typiques peuvent comprendre:
- Effectuer des recherches préliminaires et recueillir de l'information.
- Faire de l’entrée de données en lien avec les projets de construction.
- Traiter la documentation des projets de construction tels que la facturation, les formulaires et autres documents.
- Tenir à jour les dossiers de projet.
- Contribuer à la préparation de réunions d'information, de rapports et de présentations.
- Participer aux activités d’équipes ou de groupes de travail, dont la mission est d’analyser, d’élaborer et de coordonner les stratégies et les initiatives axées sur les programmes.
- Aider dans différentes tâches administratives nécessitant du jugement.
- Aider à l’élaboration de différents programmes.
- Surveiller les volets des programmes.

Études et expérience:
- Diplôme d’études secondaires.
- Une combinaison acceptable d’étude, de formation et d’expérience.
- Au moins trois années d’expérience pertinentes sont exigées.
Atout:
- Connaissance récente des procédures administratives au gouvernement du Canada.

On vous reconnaît pour votre intégrité? Ce poste n’attend que vous!
Notre client, un cabinet d'avocats du centre-ville de Montréal, est à la recherche d'un Spécialiste de documents afin de soutenir les professionnels dans tous les aspects techniques de la production de documents.

Relevant du chef, Adjoints juridiques et Services de secrétariat, la personne titulaire du poste sera responsable de tous les aspects reliés à la production de documents et agira à titre de point de référence pour toute question reliée à la suite Microsoft Office et d’autres applications de bureau pour tous les membres du cabinet.

Responsabilités principales:
- Effectuer la rédaction, la mise en forme et la révision de documents de nature légale et complexes en Word par le biais de textes manuscrits, de documents convertis de PDF, de modèles et de transcriptions de dictées numérisées.
- Créer des chiffriers, des tableaux et des graphiques Excel ainsi que des organigrammes.
- Concevoir des présentations PowerPoint et des modèles de documents juridiques.
- Assurer l’exactitude des révisions demandées en vérifiant le formatage, l’orthographe, la grammaire et la conversion de styles.
- Promouvoir et se conformer à l’identité visuelle de l'entreprise en sachant l’appliquer aux documents.
- Fournir un support technique de première ligne aux utilisateurs dans la suite Microsoft Office, particulièrement dans Word, en utilisant ses compétences avancées dans Word, Excel et PowerPoint.
- Fournir une assistance spécialisée dans d’autres applications de bureau tel qu’Adobe Pro.
- Développer et partager les meilleures pratiques auprès des membres du cabinet pour les aider à travailler efficacement dans la suite Microsoft Office.
- Coordonner le travail à accomplir en établissant des priorités tout en respectant les délais.
- Rester à l’affut des nouvelles technologies et des nouveaux développements dans la production de documents.
- Participer à des projets spéciaux et accomplir toute tâche connexe en fonction de l’évolution des besoins.

Compétences et aptitudes:
- Diplôme en techniques de bureautique ou l’équivalent avec un minimum de trois à cinq ans d’expérience en production de documents dans une firme de services professionnels
- Maîtrise des fonctions avancées de Word, Excel, PowerPoint et Adobe Pro
- Aptitude à manipuler les graphiques et les images
- Service à la clientèle hors pair ainsi que d’excellentes compétences en communication et relations interpersonnelles
- Excellentes habiletés orales et écrites, tant en français qu’en anglais
- Aptitude à gérer les priorités et à évaluer le temps requis pour respecter les échéances
- Esprit d’analyse et aptitude à résoudre des questions techniques ponctuellement en utilisant un langage précis
- Grand souci du détail
- À l’aise à travailler sous pression dans un milieu professionnel et en constante évolution
- Certification MOS, un atout
- Connaissance d’un logiciel de création d’organigrammes, un atout

Si vous êtes un expert de la suite Microsoft Office, aimez travailler avec une variété d’applications et de types de documents, et souhaitez partager votre expertise en bureautique avec les utilisateurs, vous pourriez être la personne que nous recherchons!
Nous sommes à la recherche d'une secrétaire administrative permanente pour les bureaux de notre client situés près du métro Charlevoix.

Le poste est à combler dès que possible et les horaires de travail sont de 8h30 à 16h30.

Exemples de tâches et de responsabilités:
- Assiste son supérieur dans l'ensemble de ses fonctions.
- Traite la correspondance reçue, rédige et signe la correspondance d'ordre général, assemble la documentation nécessaire au personnel de l'unité pour le traitement des dossiers.
- Préparation et suivi des demandes à la Régie du logement et suivi des demandes de réclamation pour dommages injustifiés.
- Préparation et suivi des ententes avec les nouveaux propriétaires.
- Participe à la coordination et au suivi des différents dossiers traités au sein de l’unité et suggère des méthodes de fonctionnement.
- Assure le suivi et la compilation des relevés d’assiduité du personnel, complète ou prépare les formulaires relatifs aux vacances, maladie, demandes de remboursement ou autres documents relatifs à la gestion du personnel.
- Exécute la réception, le filtrage et l'acheminement du courrier, des appels téléphoniques, des courriels et des visiteurs.
- Fixe ou déplace les rendez-vous du supérieur selon les priorités, lui rappelle les dates de ses réunions et prépare la documentation requise, confirme sa présence à des réunions ou propose un remplaçant au besoin. Fait des arrangements relatifs aux déplacements de son supérieur (transport, hébergement, avance de fonds, etc.).
- Recueille les données nécessaires à la préparation ou à la révision des réquisitions et des budgets, et s'assure de la disponibilité des crédits; procède à la vérification et au paiement de factures, à des transferts budgétaires et au suivi du budget dans le système financier. Peut être appelé à gérer une petite caisse pour le remboursement de factures internes.
- Procède aux commandes et à la gestion des fournitures de bureau.
- Effectue le classement, le déclassement annuel et la gestion documentaire des documents de l’unité administrative.
- Assiste à des réunions, prend note des échanges et rédige des comptes rendus ou des procès-verbaux reflétant l'esprit des discussions et des décisions intervenues.
- Assure la transmission d'informations relatives aux politiques, aux procédures, aux lois et aux règlements régissant les activités des unités administratives.
- Rédige ou participe à la rédaction de recommandations pour la direction et le conseil d’administration.
- Effectue la révision finale des documents émis par le personnel de l’unité afin de s'assurer de la qualité de la présentation, de l'absence d'erreurs grammaticales, d'orthographe ou autre. Assure, au besoin, la mise à jour de documents et de renseignements dans l’Intranet et l’Internet.
- Assure, lorsque requis de le faire, l'exécution de toute autre activité connexe qu'il est raisonnablement en mesure d'accomplir.

Candidat idéal:
- Excellente maîtrise du français à l’oral comme à l’écrit
- Anglais intermédiaire
- Confidentialité
- Très bonnes aptitudes à la communication et aux relations interpersonnelles
- Analyse et synthèse
- Organisation et coordination de plusieurs dossiers simultanément
- Expérience en facturation
- Autonomie et débrouillardise
- Maîtrise de la suite Office et être à l’aise à travailler avec les nouvelles technologies

Envoyez-nous votre CV!
Un poste au sein du gouvernement canadien vous intéresse? Nous pouvons vous aider!

Nous avons plusieurs postes à combler: support administratif, service à la clientèle, magasinier, acheteur, support informatique, réception-expédition, électricien, architecture, etc.

Veuillez nous contacter et nous serons heureux de vous indiquer la marche à suivre. Il y a définitivement un poste qui comblera vos attentes!
Vous souhaitez faire partie d’une équipe de spécialistes animés par la rémunération globale?

Notre client, oeuvrant dans le domaine des finances est à la recherche d’un(e) adjoint(e) administratif(ve) sénior pour un poste permanent à temps plein pour leur bureau de Montréal. La personne qui occupera le poste sera appelée, entre autres, à:

-Gérer les demandes administratives et les demandes de travaux des analystes, des conseillers adjoints, des conseillers, des conseillers principaux et des associés
-Préparer des rapports et autres documents (lettres, divers rapports, offre de services, etc.)
-Modifier et créer des présentations PowerPoint, des tableaux et graphiques Excel, des formulaires PDF
-Coordonner et assurer le suivi et les modifications de la facturation mensuelle
-Organiser, coordonner et planifier des réunions internes et externes (gestion d’agenda)
-Diriger des appels téléphoniques, lorsque nécessaire
-Rédiger et distribuer des courriels, des notes de correspondance, des lettres, et des formulaires
-Gérer les listes de contacts (CRM)
-Soumettre et rédiger des rapports de dépenses
-Agir en tant que point de contact pour les clients internes et externes
-Gérer plusieurs projets
-Remplacer à la réception au besoin (dîners et pauses)
-Répondre aux demandes de renseignements par courriel, par téléphone ou en personne
-Fournir une assistance technologique aux conseillers dans les salles lors de réunions
-Fournir une assistance au montage et démontage des salles lorsque nécessaire
-Toute autre tâche connexe reliée au service à la clientèle et aux conseillers
-Fournir de l’aide à ses collègues au besoin

Pour vous qualifier, vous devez détenir:

-Un diplôme d’études professionnelles en bureautique ou une attestation d’étude collégiale en bureautique
-Une expérience pertinente d’au moins cinq ans
-Une disponibilité à travailler du bureau de Montréal, avec des collaborateurs sur place et à distance
-Une expérience dans une firme professionnelle serait un atout

Le télétravail est autorisé, mais une présence au bureau sera requise deux fois par semaine selon l’horaire établi entre les adjoints.

Le candidat devra posséder les habiletés suivantes:

-Adhésion aux valeurs de l’entreprise: excellence, respect, initiative, collégialité
-Excellente maîtrise des logiciels Word, Excel, PowerPoint et Outlook
-Bilinguisme (anglais et français)
-Aptitudes en service à la clientèle
-Capacité de traiter plusieurs dossiers simultanément et de bien établir les priorités
-Capacité de s’adapter facilement au changement
-Polyvalence et flexibilité
-Sens de l’organisation
-Imputabilité
-Faire preuve d’un bon jugement
-Autonomie et débrouillardise

Vous recherchez un nouveau défi? Cette entreprise où règne un climat d’entraide saura vous charmer!
Nous sommes à la recherche d’un(e) assistant(e) qui se joindra à l’équipe de formation du bureau de Montréal d’un des plus importants cabinets du Canada. Cette personne relèvera de la directrice principale, ressources humaines. Le/la titulaire du poste travaillera en étroite collaboration avec les assistant(e)s du bureau de Montréal et la spécialiste en formation et devra les assister, sur une base quotidienne.

Principales tâches:
-Assurer un support quotidien et personnalisé aux assistant(e)s qui en ont besoin, au niveau des logiciels utilisés;
-Assister la formatrice dans la rédaction des plans de formation, guide de référence, traductions et vidéos, etc.;
-Participer à la gestion administrative de formation;
-Assister la formatrice à vérifier et à tester les documents traduits, etc.;
-Documenter les demandes récurrentes de support et rédiger des rapports périodiques à l’attention de la formatrice, afin de l’aider dans la conception et la planification de formations ponctuelles de mise à niveau;
-Tenir un registre des formations du personnel de soutien;
-Recueillir des commentaires sur les formations de mise à niveau et en informer la formatrice, dans le but d’assurer une amélioration constante des plans de formation interne;
-S’assurer que la formatrice est informée en tout temps de toute non-conformité des logiciels utilisés;
-Travailler en équipe avec la formatrice sur divers projets spéciaux;
-Dispenser, à l’occasion, certaines séances de formation (lorsque la formatrice est absente);
-Effectuer toute tâche connexe.

Qualifications et expérience requises:
-Diplôme d’études secondaires professionnelles (DEP) ou diplôme d’études collégiales (DEC) en bureautique, avec spécialisation juridique;
-Minimum 3 ans d’expérience en secrétariat juridique;
-Maîtrise de Word (fonctions avancées) et excellente connaissance de la suite MS Office;
-Parfaitement bilingue avec d’excellentes habiletés de communication écrite et verbale en français;
-Fiabilité, professionnalisme, ponctualité, esprit d'équipe, discrétion;
-Capacité à gérer des urgences et à prioriser les tâches;
-Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément;
-Excellentes relations interpersonnelles.

Vous êtes adjointe mais aimez la gestion de la formation? Faites-nous en part!
L’un des plus prospères cabinets d’avocats au pays est à la recherche d’une personne qui a un bon sens de l’humour qui agira à titre d’adjoint(e) administratif(ve) à son bureau situé au centre-ville de Montréal.

Principales responsabilités:
- Gérer et coordonner les agendas électroniques et planifier des rencontres (en personne et virtuelles);
- Organiser les voyages d’affaires;
- Répondre aux demandes de renseignements reçues par téléphone et par courrier électronique et transmettre les messages;
- Rédiger et corriger les communications, les notes de service, les lettres et autres documents administratifs tout en assurant leur conformité avec les standards de mise en forme du cabinet;
- Compiler, s’il y a lieu, des données, des statistiques et d’autres renseignements pour les départements concernés;
- Préparer divers rapports financiers, ce qui inclut de coordonner la collecte des données requises à la préparation des rapports auprès de différentes parties prenantes;
- Gérer les demandes de paiement des factures des départements concernés;
- Coordonner la circulation des renseignements à l'interne et avec d'autres services;
- Maintenir les systèmes manuels et informatisés de classement des dossiers d’information et s’occuper de l’archivage au besoin;
- Participer à la coordination du processus annuel d’évaluations des sociétaires;
- Participer à la coordination du processus de recrutement étudiants;
- Gérer certaines communications avec le locateur et coordonner le processus de réservation d’espaces de stationnements;
- Gérer de manière autonome certains dossiers administratifs;
- Coordonner et préparer la documentation afférente aux avis de cotisation annuelle et autres obligations qui découlent des inscriptions au Barreau du Québec;
- Assister dans la préparation du budget opérationnel du bureau de Montréal;
- Toute autre tâche connexe en soutien aux directrices.

Qualifications et expérience requises:
- Diplôme d’études secondaires professionnelles (DEP) ou diplôme d’études collégiales (DEC) en bureautique ou expérience équivalente;
- Minimum de 3 à 5 ans d’expérience en secrétariat général (niveau exécutif un atout);
- Très bonne connaissance de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Teams et Powerpoint);
- Excellentes habiletés en communication écrite et verbale, autant en anglais qu’en français;
- Fiabilité, professionnalisme, ponctualité, esprit d'équipe, discrétion;
- Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément, tout en priorisant les tâches;
- Capacité d’opérer en mode urgence lorsque requis, de savoir prioriser lorsque nécessaire, le tout maintenant le cap sur les tâches à accomplir;
- Esprit d’équipe et de collaboration fort;
- Excellentes relations interpersonnelles;
- Avoir un bon sens de l’humour, aimer rire et avoir du plaisir au travail sont essentiels pour ce poste!

Ça vous correspond? N’hésitez pas à nous en faire part!