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Bien engagée dans la société, cette entreprise oeuvrant dans le domaine de la santé recherche un(e) adjoint(e) de direction. Joignez une belle équipe dans un environnement de travail stimulant, dynamique et moderne, dans leurs bureaux situés au métro Place-des-Arts.

Relevant de la directrice des opérations, la ou le titulaire est responsable d’effectuer des tâches de secrétariat, de coordination et d'administration reliées aux activités de la direction. La ou le titulaire assistera aussi l’adjointe exécutive au président et au directeur général.

Responsabilités
• Assurer la coordination des rendez-vous, des réunions et de l’agenda de la directrice;
• Assurer les communications écrites, électroniques et téléphoniques auprès des différents collaborateurs;
• Apporter un support à l’adjointe du président et du directeur général (25% à 30% du temps de travail);
• Rédiger et mettre en page des documents, des présentations, des tableaux, des rapports et des projets;
• Assurer les suivis des comptes rendus et des réunions auxquelles la directrice assiste;
• Effectuer des recherches, colliger et valider des informations;
• Collaborer activement à divers projets et soutenir l’équipe pour certaines activités;
• Effectuer diverses activités administratives (numérisation, entrées de données, comptes de dépenses, etc.).

Exigences
• Diplôme d’études collégiales en bureautique ou formation équivalente;
• Minimum de 5 années d’expérience dans un poste similaire;
• Maîtrise du français et bonne connaissance de l'anglais (oral et écrit);
• Maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office 365 (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, etc.);
• Disponibilité occasionnelle en dehors des heures normales de bureau.

Compétences recherchées
• Bonnes aptitudes interpersonnelles et rédactionnelles, courtoisie et sociabilité;
• Sens des responsabilités, souci du détail et discrétion;
• Excellent service à la clientèle;
• Excellent sens de l’organisation et de gestion des priorités;
• Autonomie, proactivité, flexibilité et rapidité d’exécution.

Ce poste vous offrira des avantages sociaux intéressants et un salaire compétitif! Nous attendons votre candidature!

Vous désirez travailler pour le gouvernement fédéral? Situé à Laval, cet établissement gouvernemental désire acquérir les services d’un(e) employé(e) temporaire au sein de sa division des services techniques. La personne choisie aidera le personnel en place à planifier, à exécuter et à contrôler différents programmes fédéraux.

Les tâches typiques peuvent comprendre:
- Effectuer des recherches préliminaires et recueillir de l'information.
- Faire de l’entrée de données en lien avec les projets de construction.
- Traiter la documentation des projets de construction tels que la facturation, les formulaires et autres documents.
- Tenir à jour les dossiers de projet.
- Contribuer à la préparation de réunions d'information, de rapports et de présentations.
- Participer aux activités d’équipes ou de groupes de travail, dont la mission est d’analyser, d’élaborer et de coordonner les stratégies et les initiatives axées sur les programmes.
- Aider dans différentes tâches administratives nécessitant du jugement.
- Aider à l’élaboration de différents programmes.
- Surveiller les volets des programmes.

Études et expérience:
- Diplôme d’études secondaires.
- Une combinaison acceptable d’étude, de formation et d’expérience.
- Au moins trois années d’expérience pertinentes sont exigées.
Atout:
- Connaissance récente des procédures administratives au gouvernement du Canada.

On vous reconnaît pour votre intégrité? Ce poste n’attend que vous!

Nous sommes à la recherche d'agent(e)s de location (profil administratif) pour deux de nos bureaux situés respectivement à l'Est et au Centre-ville de Montréal.

Sous la supervision du directeur, vous serez en charge de procéder à la production de baux annuellement et aux amendements ainsi que d'offrir un excellent service à la clientèle à nos locataires.

Responsabilités:

- Mettre en œuvre des activités de renouvellement de baux « en bloc » dans des habitations ciblées.
- Veiller à ce que le renouvellement annuel des baux assignés soit fait à l’intérieur des délais prescrits.
- Assurer les activités de location des espaces de stationnements.
- Préparer les dossiers pour le tribunal administratif du logement.
- Faire les vérifications nécessaires pour déceler les problèmes d’insalubrité (vermine) et référer vers les services concernés.
- En collaboration avec l’agent de location – Milieux de vie, déceler les cas d’occupation non autorisés et préparer les dossiers pour le tribunal administratif du logement.
- Représenter l’organisation auprès du tribunal administratif du logement et autres organismes.
- Participer à l’élaboration de méthodes standards et de procédures.
- Participer à différents projets et comités selon les besoins de l’organisation.


Profil recherché:
- Grand sens de la communication
- Excellent service à la clientèle
- Expérience avec un public défavorisé
- Maîtrise du français et bonnes connaissances de l’anglais
- Connaissance de base des mathématiques, aptitudes pour l’application de lois, règlements, etc.

Formation académique minimum requise :
- Diplôme en assistance sociale, travail social, techniques administratives ou éducation spécialisée.
- Minimum 2 années d’expérience comme agent d’aide socioéconomique, en relation d’aide ou d’assistance à une clientèle défavorisée ou encore à un poste administratif au sein d’un organisme sociocommunautaire.

N'attendez-plus, envoyez-nous immédiatement votre CV!

Nous sommes à la recherche d'une secrétaire administrative permanente pour les bureaux de notre client situés près du métro Charlevoix.

Le poste est à combler dès que possible et les horaires de travail sont de 8h30 à 16h30.

Exemples de tâches et de responsabilités:
- Assiste son supérieur dans l'ensemble de ses fonctions.
- Traite la correspondance reçue, rédige et signe la correspondance d'ordre général, assemble la documentation nécessaire au personnel de l'unité pour le traitement des dossiers.
- Préparation et suivi des demandes à la Régie du logement et suivi des demandes de réclamation pour dommages injustifiés.
- Préparation et suivi des ententes avec les nouveaux propriétaires.
- Participe à la coordination et au suivi des différents dossiers traités au sein de l’unité et suggère des méthodes de fonctionnement.
- Assure le suivi et la compilation des relevés d’assiduité du personnel, complète ou prépare les formulaires relatifs aux vacances, maladie, demandes de remboursement ou autres documents relatifs à la gestion du personnel.
- Exécute la réception, le filtrage et l'acheminement du courrier, des appels téléphoniques, des courriels et des visiteurs.
- Fixe ou déplace les rendez-vous du supérieur selon les priorités, lui rappelle les dates de ses réunions et prépare la documentation requise, confirme sa présence à des réunions ou propose un remplaçant au besoin. Fait des arrangements relatifs aux déplacements de son supérieur (transport, hébergement, avance de fonds, etc.).
- Recueille les données nécessaires à la préparation ou à la révision des réquisitions et des budgets, et s'assure de la disponibilité des crédits; procède à la vérification et au paiement de factures, à des transferts budgétaires et au suivi du budget dans le système financier. Peut être appelé à gérer une petite caisse pour le remboursement de factures internes.
- Procède aux commandes et à la gestion des fournitures de bureau.
- Effectue le classement, le déclassement annuel et la gestion documentaire des documents de l’unité administrative.
- Assiste à des réunions, prend note des échanges et rédige des comptes rendus ou des procès-verbaux reflétant l'esprit des discussions et des décisions intervenues.
- Assure la transmission d'informations relatives aux politiques, aux procédures, aux lois et aux règlements régissant les activités des unités administratives.
- Rédige ou participe à la rédaction de recommandations pour la direction et le conseil d’administration.
- Effectue la révision finale des documents émis par le personnel de l’unité afin de s'assurer de la qualité de la présentation, de l'absence d'erreurs grammaticales, d'orthographe ou autre. Assure, au besoin, la mise à jour de documents et de renseignements dans l’Intranet et l’Internet.
- Assure, lorsque requis de le faire, l'exécution de toute autre activité connexe qu'il est raisonnablement en mesure d'accomplir.

Candidat idéal:
- Excellente maîtrise du français à l’oral comme à l’écrit
- Anglais intermédiaire
- Confidentialité
- Très bonnes aptitudes à la communication et aux relations interpersonnelles
- Analyse et synthèse
- Organisation et coordination de plusieurs dossiers simultanément
- Expérience en facturation
- Autonomie et débrouillardise
- Maîtrise de la suite Office et être à l’aise à travailler avec les nouvelles technologies

Envoyez-nous votre CV!

Vous êtes adjointe juridique expérimentée et vous cherchez de nouveaux défis?
Belle évolution de carrière possible à titre de coordonnateur/trice, service de soutien juridique!

Les équipes de litige, de société et commerce et de droit du travail de notre client sont chacune à la recherche d’un/e coordonnateur/trice, afin d’assister chaque équipe. Dans le cadre de vos fonctions, vous apporterez une contribution importante dans la réalisation du travail juridique et administratif.

Vos responsabilités:
- Veiller à l'équilibre de la charge de travail parmi les adjointes juridiques et les adjointes administratives;
- S'assurer que l'ensemble du travail rendu aux avocats en matière de soutien juridique et administratif soit livré dans les délais;
- Suppléer aux absences ponctuelles, au besoin, et prendre en charge le surplus de travail en tant que suppléante;
- S’assurer que le système d’alliés fonctionne de façon efficace;
- Coordonner les absences, les vacances ainsi que les besoins d’heures supplémentaires;
- Agir comme personne-ressource pour les nouvelles adjointes juridiques ou administratives et les nouveaux avocats du groupe;
- Agir comme super utilisatrice et personne-ressource pour les différents logiciels utilisés par le groupe de pratique;
- Identifier, mesurer et recommander divers moyens d'optimiser les processus de travail actuels en matière de soutien juridique et administratif;
- Demeurer à l'affût de tout conflit potentiel et collaborer avec la superviseure dans la mise en œuvre de solutions, le cas échéant.

Profil recherché:
- Titulaire d’un DEC en bureautique, d’un DEP en secrétariat avec un ASP juridique ou toute formation et expérience équivalentes;
- Minimum de 7 ans d’expérience en tant qu’adjointe juridique dans le domaine de pratique ciblé;
- Maîtrise de la suite Microsoft Office;
- Parfaitement bilingue (français et anglais) tant à l’oral qu’à l’écrit;
- Expérience dans un poste de gestion ou de coordination (un atout);
- Fortes habiletés analytiques, sens de l'organisation et pensée globale;
- Excellent jugement, de même qu'aptitudes marquées tant sur le plan interpersonnel qu’en communication;
- Fortes habiletés à apprendre différentes applications et logiciels;
- Faire preuve d’engagement envers son équipe, afin de la rallier et de la motiver à contribuer au succès du cabinet;
- Professionnalisme et souci d’offrir un service à la clientèle de qualité;
- Autonomie, flexibilité et capacité à transiger avec plusieurs intervenants;
- Attitude positive démontrant une ouverture au changement et esprit d’équipe;
- Sens de l’organisation, rigueur et gestion des priorités.

Quoi demander de mieux que de rester dans votre domaine de prédilection, tout en accédant à un poste de coordination et de gestion!

Située à Dorval, cette entreprise oeuvrant dans le domaine de la construction et dont le département de la paie est en constante croissance cherche à s’adjoindre les services d’un nouveau talent à titre de superviseur(e) de la paie. Sous la supervision du directeur de la paie, le ou la titulaire du poste aura pour principales responsabilités la supervision active de l’équipe de préparation et de production de la paie.

Tâches et responsabilités:
• Superviser les employés de l’équipe (environ 15): participer à recruter le personnel, intégrer les nouveaux employés, voir à former ou à faire former les employés de l’équipe, mobiliser les employés, coordonner et contrôler le travail et évaluer la contribution des membres de l’équipe, gérer les mesures disciplinaires;
• Superviser les opérations du département et assurer la qualité du service offert;
• Superviser ou produire la paie pour des employés syndiqués et non syndiqués;
• Produire, classer et mettre à jour les différents rapports, dossiers et demandes relatifs aux employés;
• Collaborer étroitement avec les différents départements et les employés;
• Coordonner la production et la transmission des documents de fin de mois, de fin d’année, les T4 et R1;
• Résoudre les situations problématiques quant aux feuilles de temps, aux saisies-arrêts, aux indemnités de départ, aux indemnités pour absence et autres, communiquer avec les gestionnaires pour solutionner les problèmes;
• Réaliser des projets spéciaux reliés au service de la paie;
• Participer activement, par son attitude et par ses comportements, à développer et à maintenir une atmosphère de travail respectueuse, harmonieuse et stimulante pour tous;
• Collaborer avec l’ensemble des collègues et favoriser le travail en équipe;
• Effectuer son travail avec rigueur et intégrité;
• Effectuer ses tâches et responsabilités avec efficacité et avec la volonté de bien performer;
• Travailler dans le respect de la culture et des valeurs de l’entreprise;
• Effectuer toute autre tâche connexe.

Qualifications:
• Posséder un minimum de 3 ans d’expérience dans un poste similaire;
• Posséder un diplôme d’études collégiales dans un domaine pertinent ou toute autre formation équivalente;
• Être membre accrédité de l’Institut National de la paie (ACP/INP) (un atout);
• Posséder des compétences de supervision et de mobilisation d’employés;
• Maîtriser le cycle complet de paie;
• Maitriser le français écrit et parlé;
• Avoir de bonnes connaissances de la suite MS Office, notamment une excellente connaissance d’Excel;
• Savoir faire preuve de discrétion avec les informations confidentielles;
• Porter une grande attention aux détails;
• Posséder des connaissances en paies et retenues syndicales dans le domaine de la construction (un atout).

Les avantages:
En plus d’avantages sociaux intéressants, ce poste offre un horaire flexible, une possibilité éventuelle de travail hybride, et des activités sociales qui font de cette entreprise un endroit où il fait bon travailler! Vous cherchez à bâtir une carrière au sein d’une organisation dynamique, en constante évolution et aux pratiques avant-gardistes?

Vous souhaitez travailler pour un entrepreneur général qui a à cœur le bien-être de ses employés? Après plus de 30 ans à offrir son expertise dans la construction commerciale, cette entreprise est maintenant sous la direction de trois jeunes associés, passionnés par leur travail et reconnus pour la qualité de leur service et leur capacité d’innovation.

Votre rôle principal sera d’estimer des projets: identifier ceux qui demandent des compétences et de l’expérience plus en profondeur, tant pour leur complexité (cheminement critique, échéancier, etc.) que pour la valeur du projet.

•Voir à obtenir le cautionnement de soumission et connaître le coût des assurances.
•Comprendre ce que souhaite le client. S’assurer que les plans et devis transmettent bien cette subtilité.
•Sur réception de la documentation de l’appel d’offre, analyser quels plans doivent être photocopiés et distribués aux sous-traitants. Analyser les projets et ingénier au besoin des méthodes de travail afin de faciliter les conditions particulières et de diminuer les coûts.
•Pour chaque catégorie de section, faire appel à plus de 2 (souvent 3 à 5) sous-traitants pour la préparation d’une soumission. Vous devrez consulter vos supérieurs pour finaliser la liste de sous-traitants invités.
•Rencontrer les sous-traitants pour expliquer le projet et leur distribuer les plans et devis pour fins de soumissions. Maintenir le contact avec chacun pendant le processus de soumission.
•Analyser attentivement les plans à l’intérieur de l’échéancier disponible et contacter au besoin les architectes et les ingénieurs au dossier pour obtenir des précisions et des corrections (addenda). Gérer les précisions et les corrections initiées par les ingénieurs et les architectes. Redistribuer les plans corrigés aux sous-traitants.
•Faire des relevés de quantités à partir des plans – matériaux- équipements- heures de travail - pour fin de contrôle des soumissions.
•Visiter les futurs chantiers et préciser avec un représentant du propriétaire des lieux ou du client les conditions d’accomplissement du projet.
•Aller chercher les soumissions au BSDQ.
•Analyser les soumissions et déterminer les sous-traitants en fonction des critères du BSDQ.
•Analyser les soumissions des autres sous-traitants et identifier les partenaires retenus pour le projet.
•Déterminer un échéancier.
•Fermer la soumission avec une recommandation de prix au client.
•Rencontrer ses supérieurs pour discuter du contenu de la soumission pour finaliser les prix et l’échéancier.

Expérience et connaissances :
•DEC pertinent (bâtiment, architecture, etc.)
•Expérience minimum de 3 ans et plus en construction
•Expérience en construction commerciale
•Connaissance de logiciels d'estimation
•Capacité de travailler en temps supplémentaire si requis
•Bilinguisme parlé et écrit (français et anglais)
•Entregent pour visiter les chantiers

Vous avez de l'expérience en tant qu'administrateur de contrats en approvisionnement au sein d'une compagnie publique et vous connaissez les procédures d'appels d'offres publics?

Un organisme parapublic, qui a à coeur de favoriser le développement social et urbain de Montréal, recherche plusieurs administrateurs de contrats pour ses bureaux situés près du métro Rosemont. Les horaires de travail sont du lundi au vendredi de 8h30 à 16h30.

Il s'agit de mandats permanents à temps plein.

Vos responsabilités:
- Prendre en charge les demandes d’appel d’offres pour toutes catégories de contrats et confirmer la validité des éléments clés de la demande.
- Préparer l’échéancier de l’appel d’offres dans le respect des délais.
- Planifier et coordonner le processus d’appel d’offres en collaboration avec le spécialiste en approvisionnement, le cas échéant.
- Définir les critères de conformité et d’admissibilité et préparer les grilles d’évaluation individuelles lorsqu’il y a un système de pondération.
- À titre de responsable dans l’appel d’offres, répondre aux questions des soumissionnaires et préparer et publier les addendas en conformité avec la loi, le cas échéant.
- Vérifier l’admissibilité des soumissionnaires et la conformité des soumissions et préparer le tableau comparatif des soumissions.
- Négocier, avec le requérant, le prix lorsqu’il y a un seul soumissionnaire conforme. Préparer des recommandations pour l’octroi, le renouvellement ou l’annulation du contrat.
- Procéder aux demandes d’appel d’offres avec processus d’homologation ou de qualification.
- Prendre en charge des demandes d’approvisionnement de gré à gré et des demandes de prix plus complexes.
- Saisir les informations requises au cours des étapes du cycle de l’approvisionnement.
- Procéder à la création de nouveaux fournisseurs.
- Participer à la rencontre de démarrage avec le fournisseur et veiller au respect des conditions des contrats.
- Documenter toutes les occurrences contractuelles (avenants, pénalités, redressement, etc.), soutenir le requérant dans la gestion des problèmes avec le fournisseur et l’accompagner dans le processus d’évaluation de rendement.
- Documenter les motifs de résiliation de contrats, le cas échéant, et collaborer avec le conseiller juridique.
- Effectuer le suivi des dépenses réelles (volume d’affaires), identifier les écarts significatifs avec la planification et proposer des pistes de solution.
- Évaluer la pertinence des renouvellements de contrats et préparer les documents.
- Vérifier la conformité des demandes d'avenants et préparer les documents requis.
- Traiter les demandes d’augmentation, de réattribution ou de devancement de volume d’affaires dans le respect des lois et des directives en vigueur.
- Vérifier la validité et faire le suivi des renouvellements et de la validité des assurances et des cautionnements, faire le suivi de l’état de conformité des attestations CNESST et CCQ, des licences et des permis requis (RBQ, BSP) et des autorisations de contracter.
- Assurer, lorsque requis, l’exécution de toute activité connexe qu’il est raisonnablement en mesure d’accomplir.

Exigences:
- Un minimum de 2 ans d’expérience à un poste comparable.
- De l'expérience dans le processus d’appels d’offres publics.
- Membre de l’Association de la gestion de la chaîne d’approvisionnement (AGCA) est un atout.
- Une bonne connaissance de la suite Office.
- Une très bonne rédaction en français (correspondances, rapports, recommandations, etc.).

Vous souhaitez mettre à profit votre expérience au sein d'une compagnie humaine et qui a à coeur d'aider les montréalais? Appliquez dès aujourd'hui pour compléter une belle équipe!

Vous souhaitez faire partie d’une équipe de spécialistes animés par la rémunération globale?

Notre client, oeuvrant dans le domaine des finances est à la recherche d’un(e) adjoint(e) administratif(ve) sénior pour un poste permanent à temps plein pour leur bureau de Montréal. La personne qui occupera le poste sera appelée, entre autres, à:

-Gérer les demandes administratives et les demandes de travaux des analystes, des conseillers adjoints, des conseillers, des conseillers principaux et des associés
-Préparer des rapports et autres documents (lettres, divers rapports, offre de services, etc.)
-Modifier et créer des présentations PowerPoint, des tableaux et graphiques Excel, des formulaires PDF
-Coordonner et assurer le suivi et les modifications de la facturation mensuelle
-Organiser, coordonner et planifier des réunions internes et externes (gestion d’agenda)
-Diriger des appels téléphoniques, lorsque nécessaire
-Rédiger et distribuer des courriels, des notes de correspondance, des lettres, et des formulaires
-Gérer les listes de contacts (CRM)
-Soumettre et rédiger des rapports de dépenses
-Agir en tant que point de contact pour les clients internes et externes
-Gérer plusieurs projets
-Remplacer à la réception au besoin (dîners et pauses)
-Répondre aux demandes de renseignements par courriel, par téléphone ou en personne
-Fournir une assistance technologique aux conseillers dans les salles lors de réunions
-Fournir une assistance au montage et démontage des salles lorsque nécessaire
-Toute autre tâche connexe reliée au service à la clientèle et aux conseillers
-Fournir de l’aide à ses collègues au besoin

Pour vous qualifier, vous devez détenir:

-Un diplôme d’études professionnelles en bureautique ou une attestation d’étude collégiale en bureautique
-Une expérience pertinente d’au moins cinq ans
-Une disponibilité à travailler du bureau de Montréal, avec des collaborateurs sur place et à distance
-Une expérience dans une firme professionnelle serait un atout

Le télétravail est autorisé, mais une présence au bureau sera requise deux fois par semaine selon l’horaire établi entre les adjoints.

Le candidat devra posséder les habiletés suivantes:

-Adhésion aux valeurs de l’entreprise: excellence, respect, initiative, collégialité
-Excellente maîtrise des logiciels Word, Excel, PowerPoint et Outlook
-Bilinguisme (anglais et français)
-Aptitudes en service à la clientèle
-Capacité de traiter plusieurs dossiers simultanément et de bien établir les priorités
-Capacité de s’adapter facilement au changement
-Polyvalence et flexibilité
-Sens de l’organisation
-Imputabilité
-Faire preuve d’un bon jugement
-Autonomie et débrouillardise

Vous recherchez un nouveau défi? Cette entreprise où règne un climat d’entraide saura vous charmer!

Nous sommes à la recherche d’un(e) assistant(e) qui se joindra à l’équipe de formation du bureau de Montréal d’un des plus importants cabinets du Canada. Cette personne relèvera de la directrice principale, ressources humaines. Le/la titulaire du poste travaillera en étroite collaboration avec les assistant(e)s du bureau de Montréal et la spécialiste en formation et devra les assister, sur une base quotidienne.

Principales tâches:
-Assurer un support quotidien et personnalisé aux assistant(e)s qui en ont besoin, au niveau des logiciels utilisés;
-Assister la formatrice dans la rédaction des plans de formation, guide de référence, traductions et vidéos, etc.;
-Participer à la gestion administrative de formation;
-Assister la formatrice à vérifier et à tester les documents traduits, etc.;
-Documenter les demandes récurrentes de support et rédiger des rapports périodiques à l’attention de la formatrice, afin de l’aider dans la conception et la planification de formations ponctuelles de mise à niveau;
-Tenir un registre des formations du personnel de soutien;
-Recueillir des commentaires sur les formations de mise à niveau et en informer la formatrice, dans le but d’assurer une amélioration constante des plans de formation interne;
-S’assurer que la formatrice est informée en tout temps de toute non-conformité des logiciels utilisés;
-Travailler en équipe avec la formatrice sur divers projets spéciaux;
-Dispenser, à l’occasion, certaines séances de formation (lorsque la formatrice est absente);
-Effectuer toute tâche connexe.

Qualifications et expérience requises:
-Diplôme d’études secondaires professionnelles (DEP) ou diplôme d’études collégiales (DEC) en bureautique, avec spécialisation juridique;
-Minimum 3 ans d’expérience en secrétariat juridique;
-Maîtrise de Word (fonctions avancées) et excellente connaissance de la suite MS Office;
-Parfaitement bilingue avec d’excellentes habiletés de communication écrite et verbale en français;
-Fiabilité, professionnalisme, ponctualité, esprit d'équipe, discrétion;
-Capacité à gérer des urgences et à prioriser les tâches;
-Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément;
-Excellentes relations interpersonnelles.

Vous êtes adjointe mais aimez la gestion de la formation? Faites-nous en part!