Vous avez de l'expérience en tant qu'administrateur de contrats en approvisionnement au sein d'une compagnie publique et vous connaissez les procédures d'appels d'offres publics?
Un organisme parapublic, qui a à coeur de favoriser le développement social et urbain de Montréal, recherche plusieurs administrateurs de contrats pour ses bureaux situés près du métro Rosemont. Les horaires de travail sont du lundi au vendredi de 8h30 à 16h30.
Il s'agit de mandats permanents à temps plein.
Vos responsabilités:
- Prendre en charge les demandes d’appel d’offres pour toutes catégories de contrats et confirmer la validité des éléments clés de la demande.
- Préparer l’échéancier de l’appel d’offres dans le respect des délais.
- Planifier et coordonner le processus d’appel d’offres en collaboration avec le spécialiste en approvisionnement, le cas échéant.
- Définir les critères de conformité et d’admissibilité et préparer les grilles d’évaluation individuelles lorsqu’il y a un système de pondération.
- À titre de responsable dans l’appel d’offres, répondre aux questions des soumissionnaires et préparer et publier les addendas en conformité avec la loi, le cas échéant.
- Vérifier l’admissibilité des soumissionnaires et la conformité des soumissions et préparer le tableau comparatif des soumissions.
- Négocier, avec le requérant, le prix lorsqu’il y a un seul soumissionnaire conforme. Préparer des recommandations pour l’octroi, le renouvellement ou l’annulation du contrat.
- Procéder aux demandes d’appel d’offres avec processus d’homologation ou de qualification.
- Prendre en charge des demandes d’approvisionnement de gré à gré et des demandes de prix plus complexes.
- Saisir les informations requises au cours des étapes du cycle de l’approvisionnement.
- Procéder à la création de nouveaux fournisseurs.
- Participer à la rencontre de démarrage avec le fournisseur et veiller au respect des conditions des contrats.
- Documenter toutes les occurrences contractuelles (avenants, pénalités, redressement, etc.), soutenir le requérant dans la gestion des problèmes avec le fournisseur et l’accompagner dans le processus d’évaluation de rendement.
- Documenter les motifs de résiliation de contrats, le cas échéant, et collaborer avec le conseiller juridique.
- Effectuer le suivi des dépenses réelles (volume d’affaires), identifier les écarts significatifs avec la planification et proposer des pistes de solution.
- Évaluer la pertinence des renouvellements de contrats et préparer les documents.
- Vérifier la conformité des demandes d'avenants et préparer les documents requis.
- Traiter les demandes d’augmentation, de réattribution ou de devancement de volume d’affaires dans le respect des lois et des directives en vigueur.
- Vérifier la validité et faire le suivi des renouvellements et de la validité des assurances et des cautionnements, faire le suivi de l’état de conformité des attestations CNESST et CCQ, des licences et des permis requis (RBQ, BSP) et des autorisations de contracter.
- Assurer, lorsque requis, l’exécution de toute activité connexe qu’il est raisonnablement en mesure d’accomplir.
Exigences:
- Un minimum de 2 ans d’expérience à un poste comparable.
- De l'expérience dans le processus d’appels d’offres publics.
- Membre de l’Association de la gestion de la chaîne d’approvisionnement (AGCA) est un atout.
- Une bonne connaissance de la suite Office.
- Une très bonne rédaction en français (correspondances, rapports, recommandations, etc.).
Vous souhaitez mettre à profit votre expérience au sein d'une compagnie humaine et qui a à coeur d'aider les montréalais? Appliquez dès aujourd'hui pour compléter une belle équipe!