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Notre client, une organisation professionnelle située à Montréal, désire joindre à son équipe une adjointe au Secrétariat corporatif.

Vous recherchez un milieu de travail convivial, tout en étant stimulant, où vous pourrez faire carrière à long terme?
Vous êtes réputée pour votre rigueur au travail et dans les suivis, votre souci du détail et surtout votre français à l'écrit?

En collaboration avec les autres départements, vous êtes tenue de vous assurer que les modifications aux règlements sont approuvées ou présentées aux administrateurs suivant la procédure établie.
Vous aurez également la responsabilité de mettre à jour les dossiers et les classeurs comprenant la loi, les règlements et les amendements.

Aperçu du poste:
• Assurer, en conformité avec les règlements et procédures, la gestion et le soutien administratif nécessaire à la tenue des assemblées générales annuelles et générales spéciales des membres et des réunions du conseil d’administration :
§ Établir le calendrier des réunions du conseil d’administration et l’échéancier de l’assemblée annuelle des membres.
§ Voir à convoquer les réunions des différents comités.
§ Assurer l’aspect logistique (réservation, convocation, préparation et distribution de documents, etc.).
§ Préparer l’ordre du jour des réunions :
o Coordonner, avec tous les services, les documents à présenter aux réunions.
o Inclure les sujets qui doivent être pris en considération mensuellement, annuellement ou à l’occasion et rédiger des documents à présenter.
§ À l’occasion, préparer les présentations audiovisuelles.
§ Rédiger les résolutions, les procès-verbaux et comptes rendus.
§ Assurer le suivi des décisions qui découlent de ces réunions.
§ Tenir à jour les registres, répertoires et dossiers nécessaires au bon fonctionnement des affaires du conseil.
• Assurer la mise à jour du plan de classification et du calendrier de conservation des documents.
• Codifier, classifier et mettre à jour les dossiers du secrétariat et des archives.
• Voit à la distribution et à l’archivage des documents produits.
• Maintient un registre des opinions juridiques et de jurisprudences.
• Constitue et maintient à jour la bibliothèque juridique.
• Tenir à jour des documents et volumes de références.
• Prépare le contenu des mandats externes.
• Produire les rapports requis par les instances gouvernementales.
• À l’occasion, traduire des textes.
• Préparer divers documents et correspondances.

Exigences:
• Diplôme d’études collégiales – Technique juridique ou bureautique – ou l’équivalent.
• 5 ans d’expérience minimum en secrétariat.
• Excellente maîtrise du français, tant à l’écrit qu’à l’oral
• Anglais fonctionnel, tant à l’écrit qu’à l’oral
• Maîtrise des outils informatiques (Word, Access, Outlook, Documentik)
• Bonne connaissance des outils informatiques (Excel, Publisher, PowerPoint)
• Sens de l’organisation, autonomie, initiative et discrétion.

Salaire ouvert selon expérience et gamme complète d'avantages sociaux hors du commun, dont un régime de retraite.

Ce poste est sur mesure pour vous?
Envoyez-moi votre CV sans plus tarder, vous ne le regretterez pas!