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Notre client, un cabinet d'avocats réputé du centre-ville de Montréal, désire joindre à son équipe de soir (16h à minuit) un spécialiste en production de documents. La personne relèvera de la gestionnaire aux services de soutien juridique.

Principaux défis du rôle:
-> Fournir un support à l’échelle du cabinet en utilisant votre expertise dans la suite Microsoft Office (Word, PowerPoint, Excel) et avec Adobe PDF pour les tâches suivantes:
- Transcriptions de dictées, de notes manuscrites ou autres formes de documents;
- Modification, correction et mise en page de documents juridiques ou administratifs;
- Soutient à la préparation de procédures, de cahiers de sources, d’autorités de pièces et de clôtures;
- Révision de textes (français et anglais) et relecture de documents juridiques ou administratifs;
- Conversion de styles, insertion de médias dans des présentations, création de tableaux et utilisation de graphiques;
- Création ou révision de documents (numérotation, style, renvoi automatique, etc.).

Qualifications recherchées:
- Détenir un DEP en secrétariat ou un DEC en techniques de bureau ou une expérience pertinente;
- Posséder un minimum de 5 ans d’expérience dans des fonctions similaires, préférablement en milieu professionnel;
- Faire preuve de compétences techniques avancées avec les outils technologiques de la suite MS Office tels que Microsoft Word 2010, Excel, PowerPoint, Outlook ainsi qu’Adobe Acrobat Professional;
- Avoir obtenu une certification « Microsoft Office Specialist, » un atout;
- Posséder des compétences en édition de documents volumineux, en révision et en correction de textes.

Compétences et aptitudes requises:
- Expérience en litige, un atout;
- Avoir développé une rapidité d’exécution et une flexibilité;
- Faire preuve d’une grande rigueur et d’un grand souci du détail;
- Avoir une bonne capacité à interagir et à collaborer en équipe, être une personnalité accessible et enthousiaste;
- Mener par l’exemple en termes de professionnalisme et de souci d’offrir un service à la clientèle de qualité;
- Faire preuve de proactivité et d’initiative;
- Posséder un sens aigu de l’organisation, de la rigueur et de la gestion des priorités;
- Être parfaitement bilingue (français et anglais) avec une force marquée en anglais.

La suite MsOffice n'a pas de secret pour vous? Vous êtes réputé pour votre rapidité de frappe ainsi que votre minutie? Vous êtes un oiseau de nuit? Voici le combo idéal pour vous!
Notre client, un cabinet d'avocats du centre-ville de Montréal, est à la recherche d'un Spécialiste de documents afin de soutenir les professionnels dans tous les aspects techniques de la production de documents.

Relevant du chef, Adjoints juridiques et Services de secrétariat, la personne titulaire du poste sera responsable de tous les aspects reliés à la production de documents et agira à titre de point de référence pour toute question reliée à la suite Microsoft Office et d’autres applications de bureau pour tous les membres du cabinet.

Responsabilités principales:
- Effectuer la rédaction, la mise en forme et la révision de documents de nature légale et complexes en Word par le biais de textes manuscrits, de documents convertis de PDF, de modèles et de transcriptions de dictées numérisées.
- Créer des chiffriers, des tableaux et des graphiques Excel ainsi que des organigrammes.
- Concevoir des présentations PowerPoint et des modèles de documents juridiques.
- Assurer l’exactitude des révisions demandées en vérifiant le formatage, l’orthographe, la grammaire et la conversion de styles.
- Promouvoir et se conformer à l’identité visuelle de l'entreprise en sachant l’appliquer aux documents.
- Fournir un support technique de première ligne aux utilisateurs dans la suite Microsoft Office, particulièrement dans Word, en utilisant ses compétences avancées dans Word, Excel et PowerPoint.
- Fournir une assistance spécialisée dans d’autres applications de bureau tel qu’Adobe Pro.
- Développer et partager les meilleures pratiques auprès des membres du cabinet pour les aider à travailler efficacement dans la suite Microsoft Office.
- Coordonner le travail à accomplir en établissant des priorités tout en respectant les délais.
- Rester à l’affut des nouvelles technologies et des nouveaux développements dans la production de documents.
- Participer à des projets spéciaux et accomplir toute tâche connexe en fonction de l’évolution des besoins.

Compétences et aptitudes:
- Diplôme en techniques de bureautique ou l’équivalent avec un minimum de trois à cinq ans d’expérience en production de documents dans une firme de services professionnels
- Maîtrise des fonctions avancées de Word, Excel, PowerPoint et Adobe Pro
- Aptitude à manipuler les graphiques et les images
- Service à la clientèle hors pair ainsi que d’excellentes compétences en communication et relations interpersonnelles
- Excellentes habiletés orales et écrites, tant en français qu’en anglais
- Aptitude à gérer les priorités et à évaluer le temps requis pour respecter les échéances
- Esprit d’analyse et aptitude à résoudre des questions techniques ponctuellement en utilisant un langage précis
- Grand souci du détail
- À l’aise à travailler sous pression dans un milieu professionnel et en constante évolution
- Certification MOS, un atout
- Connaissance d’un logiciel de création d’organigrammes, un atout

Si vous êtes un expert de la suite Microsoft Office, aimez travailler avec une variété d’applications et de types de documents, et souhaitez partager votre expertise en bureautique avec les utilisateurs, vous pourriez être la personne que nous recherchons!