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Nous sommes à la recherche d'une secrétaire administrative permanente pour les bureaux de notre client situés au métro Charlevoix.

Le poste est à combler dès que possible et les horaires de travail sont de 8h30 à 16h30.

Exemples de tâches et de responsabilités:

- Assiste son supérieur dans l'ensemble de ses fonctions.
- Traite la correspondance reçue, rédige et signe la correspondance d'ordre général, assemble la documentation nécessaire au personnel de l'unité pour le traitement des dossiers.
- Prépare et fait le suivi des demandes à la Régie du logement et le suivi des demandes de réclamation pour dommages injustifiés.
- Prépare et fait des ententes avec les nouveaux propriétaires.
- Participe à la coordination et au suivi des différents dossiers traités au sein de l’unité et suggère des méthodes de fonctionnement.
- Assure le suivi et la compilation des relevés d’assiduité du personnel, complète ou prépare les formulaires relatifs aux vacances, maladie, demandes de remboursement ou autres documents relatifs à la gestion du personnel.
- Exécute la réception, le filtrage et l'acheminement du courrier, des appels téléphoniques, des courriels et des visiteurs.
- Fixe ou déplace les rendez-vous du supérieur selon les priorités, lui rappelle les dates de ses réunions et prépare la documentation requise, confirme sa présence à des réunions ou propose un remplaçant au besoin. Fait des arrangements relatifs aux déplacements de son supérieur (transport, hébergement, avance de fonds, etc.).
- Recueille les données nécessaires à la préparation ou à la révision des réquisitions et des budgets, et s'assure de la disponibilité des crédits; procède à la vérification et au paiement de factures, à des transferts budgétaires et au suivi du budget dans le système financier. Peut être appelé.e à gérer une petite caisse pour le remboursement de factures internes.
- Procède aux commandes et à la gestion des fournitures de bureau.
- Effectue le classement, le déclassement annuel et la gestion documentaire des documents de l’unité administrative.
- Assiste à des réunions, prend note des échanges et rédige des comptes rendus ou des procès-verbaux reflétant l'esprit des discussions et des décisions intervenues.
- Assure la transmission d'informations relatives aux politiques, aux procédures, aux lois et aux règlements régissant les activités des unités administratives.
- Rédige ou participe à la rédaction de recommandations pour la direction et le conseil d’administration.
- Effectue la révision finale des documents émis par le personnel de l’unité afin de s'assurer de la qualité de la présentation, de l'absence d'erreurs grammaticales, d'orthographe ou autre. Assure, au besoin, la mise à jour de documents et de renseignements dans l’Intranet et l’Internet.
- Assure, lorsque requis de le faire, l'exécution de toute autre activité connexe qu'elle/il est raisonnablement en mesure d'accomplir.

Profil recherché:

- Excellente maîtrise du français à l’oral comme à l’écrit
- Anglais intermédiaire
- Confidentialité
- Très bonnes aptitudes à la communication et aux relations interpersonnelles
- Analyse et synthèse
- Organisation et coordination de plusieurs dossiers simultanément
- Expérience en facturation
- Autonomie et débrouillardise
- Maîtrise de la suite Office et être à l’aise à travailler avec les nouvelles technologies

N'attendez plus, ce poste est pour vous! Envoyez-nous votre CV immédiatement!
Vous aimeriez une carrière prometteuse dans un environnement dynamique et professionnel? En pleine croissance, cette entreprise immobilière est à la recherche de personnes dynamiques, rigoureuses et consciencieuses qui aiment relever des défis pour participer à la réalisation de sa mission, spécifiquement, des agents ou agentes de location.

Sous l’autorité du gestionnaire des services aux locataires, cette personne procédera à toutes les activités de location de logements, au renouvellement des baux et au changement de logement.

Responsabilités
• Assurer les activités de location de logements auprès des requérants (annonce du logement à louer, visite du logement et des espaces communs avec le requérant, entrevue téléphonique ou en personne, vérification et validation des pièces justificatives, formulaire d’enquête de crédit, calcul et saisie du loyer dans Hopem, préparation et signature du premier bail et du règlement d’immeuble, information au locataire, coordination de la remise des clés, etc.);
• Émettre les avis de retard mensuel pour non-paiement de loyer;
• Agir en première ligne lors du non-respect du règlement d’immeuble et des problèmes de voisinage par des visites et des mises en demeure;
• Faire les vérifications nécessaires pour déceler les problèmes d’insalubrité (vermine) et référer au gestionnaire;
• Tenir à jour les dossiers des locataires dans Hopem incluant les dépôts et les jugements du Tribunal administratif du logement (TAL);
• Visiter les locataires (les nouveaux locataires suite à leur emménagement pour faciliter leur intégration, les locataires âgés de 70 ans et plus, au besoin, pour collecter des documents, pour effectuer les références appropriées en cas de perte d’autonomie ou d’autres problèmes de santé, à l’occasion d’un changement de logement pour des raisons de santé ou psychosociales);
• Procéder aux inscriptions et aux mises à jour ponctuelles des listes de mobilité réduite. Participer aux exercices annuels d’incendie au besoin;
• Déceler les cas d’occupation non autorisée et remettre les informations au gestionnaire;
• Préparer et transmettre les renouvellements de baux et autres documents;
• Lors de la résiliation d’un bail, visiter le logement avant le départ du locataire pour en vérifier l’état;
• S’il y a lieu, assurer le suivi du processus de sous-location ou de cession de bail et effectuer les enquêtes afférentes;
• Assurer le suivi des appels des locataires;
• Acheminer les demandes de remise en état d’un logement devenu vacant au gestionnaire et l’informer du suivi sur le nombre de logements vacants et loués;
• Soutenir et prêter main forte à ses collègues de travail en période de pointe;
• Effectuer toutes autres tâches connexes qu’il/elle est raisonnablement en mesure d’accomplir.

Qualifications et expériences
• Au minimum, DEC en assistance sociale, travail social, techniques administratives ou éducation spécialisée, ou formation et expérience équivalentes.

Expérience
•Deux années d’expérience comme agent(e) d’aide socioéconomique, en relation d’aide ou d’assistance à une clientèle défavorisée ou encore à un poste administratif au sein d’un organisme sociocommunautaire;
•Excellence du service à la clientèle;
•Très bonne connaissance des techniques de communication et d’entrevue;
•Très bonne connaissance de la langue française, parlée et écrite;
•Bonne connaissance de la langue anglaise, parlée et écrite (un atout);
•Titulaire d’un permis de conduire valide;
•Véhicule requis ou autopartage.

Compétences et habiletés essentielles
•Connaissance des rouages de la location dans l’immobilier;
•Sens de l’organisation, de la planification et des priorités;
•Bon jugement;
•Minutie et souci du détail et du travail bien fait;
•Autonomie et preuve d’initiative;
•Connaissance des programmes de suppléments au loyer;
•Ponctualité et fiabilité;
•Honnêteté, transparence et respect de la clientèle.

Les excellents avantages sociaux reliés à ce poste sauront vous charmer!

Au plaisir de faire votre connaissance!
Entreprise ayant un important parc immobilier à Montréal, notre client désire s’adjoindre le talent d'un agent ou d’une agente de location pour ses immeubles situés à Montréal-Nord.

Sous l’autorité du gestionnaire des services aux locataires, cette personne procédera à toutes les activités de location de logements, au renouvellement des baux et au changement de logement.

Responsabilités
• Assurer les activités de location de logements auprès des requérants (annonce du logement à louer, visite du logement et des espaces communs avec le requérant, entrevue téléphonique ou en personne, vérification et validation des pièces justificatives, formulaire d’enquête de crédit, calcul et saisie du loyer dans Hopem, préparation et signature du premier bail et du règlement d’immeuble, information au locataire, coordination de la remise des clés, etc.);
• Vérifier l’éligibilité des requérants au supplément au loyer;
• Émettre les avis de retard mensuel pour non-paiement de loyer;
• Agir en première ligne lors du non-respect du règlement d’immeuble et des problèmes de voisinage par des visites et des mises en demeure;
• Faire les vérifications nécessaires pour déceler les problèmes d’insalubrité (vermine) et référer au gestionnaire;
• Tenir à jour les dossiers des locataires dans Hopem incluant les dépôts et les jugements du Tribunal administratif du logement (TAL);
• Visiter les locataires;
• Procéder aux inscriptions et aux mises à jour ponctuelles des listes de mobilité réduite. Participer aux exercices annuels d’incendie au besoin;
• Préparer et transmettre les renouvellements de baux et les Relevés 31;
• Lors de la résiliation d’un bail, visiter le logement avant le départ du locataire pour en vérifier l’état;
• S’il y a lieu, assurer le suivi du processus de sous-location ou de cession de bail et effectuer les enquêtes afférentes;
• Assurer le suivi des appels des locataires;
• Acheminer hebdomadairement les demandes de remise en état d’un logement devenu vacant au gestionnaire;
• Effectuer toutes autres tâches connexes qu’il ou elle est raisonnablement en mesure d’accomplir.

Qualifications et expériences
• Au minimum, DES et 5 ans d’expérience ou DEC en assistance sociale, travail social, techniques administratives ou éducation spécialisée, ou formation et expérience équivalentes.
• Deux années d’expérience comme agent d’aide socioéconomique, en relation d’aide ou d’assistance à une clientèle défavorisée ou encore à un poste administratif au sein d’un organisme sociocommunautaire;
• Excellence du service à la clientèle;
• Très bonne connaissance des techniques de communication et d’entrevue;
• Très bonne connaissance de la langue française, parlée et écrite;
• Bonne connaissance de la langue anglaise, parlée et écrite (un atout).

Compétences et habiletés essentielles
• Connaissance des rouages de la location dans l’immobilier;
• Sens de l’organisation, de la planification et des priorités;
• Bon jugement;
• Minutie et souci du détail et du travail bien fait;
• Autonomie et preuve d’initiative;
• Excellence du service à la clientèle;
• Travail d’équipe;
• Ponctualité et fiabilité;
• Honnêteté, transparence et respect de la clientèle;
• Expérience ou intérêt envers le milieu communautaire et l’économie sociale.

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Au plaisir de faire votre connaissance!
Une entreprise en gestion immobilière au profil chaleureux et familial, située à Ville Saint-Laurent, cherche à joindre à son équipe un/e réceptionniste immobilier/ère.

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES
• Prendre les appels et accueillir les visiteurs du bureau
• Faire la commande des fournitures de bureau
• Gérer quotidiennement les demandes des locataires, identifier les problèmes et proposer des solutions, répondre à leurs besoins pour maintenir la satisfaction des locataires par une communication appropriée et un excellent service à la clientèle
• Gérer et planifier les entretiens des immeubles, aviser les locataires et faire le suivi des entretiens
• Gérer les demandes de locataires potentiels et présenter les locaux vacants d’une manière engageante
• Maintenir une base de données Excel de toutes les demandes d'exploitation et d’entretien
• Faire le classement des dossiers
• Numériser les documents demandés
• Rédiger et traduire divers documents
• Rédiger des projets de contenu publicitaire; effectuer certaines tâches de marketing
• Faire la mise à jour des sites web et des réseaux sociaux
• Apporter un soutien aux équipes des opérations, de la location et de la comptabilité
• Envoyer et recevoir le courrier
• Faire les demandes d’enquêtes de crédit
• Effectuer toute autre tâche liée ou demandée par la direction

COMPÉTENCES REQUISES
-Bilinguisme oral (français et anglais)
-Être reconnu pour son sens du respect et pour sa débrouillardise
-Avoir un intérêt pour le domaine immobilier

Vous avez une facilité tant avec les gens qu’avec les tâches administratives? Vous aimez vous occuper des gens et s’assurer de leur bien-être? Faites-nous part de vos intérêts!
Saint-Laurent

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