Située en plein coeur du centre-ville de Montréal, cette délégation européenne, qui opère principalement en anglais, cherche une adjointe administrative ou un adjoint administratif qui aime accomplir diverses tâches.
Exemples de tâches
-Soutien administratif dans les activités organisationnelles, administratives et opérationnelles,
-Service de réceptionniste pour les bureaux de cette délégation européenne,
-Administration d'une archive complexe de documentation, la documentation nationale de l'organisation et la correspondance,
-Entretien de l'espace public de la délégation; la réception, la salle de réunion, la cuisine, la salle de photocopie et la réception du représentant,
-Assurer la planification et le contrôle du budget de l'organisation,
-Gérer et mettre à jour le site web de l'organisation,
-Aider à la préparation des réunions de l'organisation,
-Organiser et assister lors de réceptions officielles et autres événements sociaux organisés par la délégation,
-Maintenir l'ordre du jour et planifier les rendez-vous,
-Rédiger des lettres de motivation, des remerciements, des réponses aux entrevues et de la correspondance de routine,
-Aider à la production de documents de travail, rapports, correspondance ou création d'autres documents et exercer un contrôle global sur le format et la qualité de l'envoi des lettres et documents,
-Organiser les réunions en réservant des salles et de l'équipement et en invitant les participants,
-Assister, lorsque c'est approprié, à la préparation de l'ordre du jour de la réunion et de la documentation associée,
-Apporter son aide dans la mesure du possible à tous les visiteurs
-Filtrer et envoyer les appels téléphoniques entrants et des courriels,
-Classer, récupérer et, si nécessaire, modifier et tenir à jour les copies officielles des documents et rapports.
Compétences
-Diplôme universitaire en secrétariat ou autre domaine pertinent ou expérience éprouvée en secrétariat.
-Excellentes compétences informatiques, surtout pour la suite Office et la gestion de sites web.
-Expérience en préparation et planification de réunions.
-Expérience en recherche de documents, archivage.
-Expérience en tenue de livres et en budgétisation.
-Bonne efficacité en anglais (oral et écrit), français de base.
-Précision, flexibilité, adaptabilité et sensibilité à la culture, avec d'excellentes compétences en interaction dans un environnement multiculturel.
Ce poste offre une assurance collective.
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