Préposée à l’accueil et aux activités

Situé à Montréal et oeuvrant dans le domaine de l’immobilier, notre client est à la recherche d’un préposé ou d’une préposée à l’accueil et aux activités.

La personne titulaire assure l’accueil des clients au comptoir, reçoit les appels téléphoniques en provenance de la clientèle et du public en général et répond à leurs questions ou transfert les appels aux personnes en mesure de répondre à leur besoin. Elle effectue également le travail habituel de réceptionniste et effectue certaines activités de soutien afin d’assurer le support administratif et clérical du secteur.

Exemples de tâches et responsabilités:
-Accueille et dirige, de façon courtoise et adaptée à leurs besoins individuels, les clients, visiteurs, fournisseurs, employés, etc., selon les procédures et règlements afin que les personnes aient accès aux endroits appropriés.
-Reçoit et transmet aux intervenants concernés les appels téléphoniques et messages qui lui parviennent tant de l’interne que de l’externe.
-Transmet au locataire qui fait un appel de service des informations pouvant l’aider à régler temporairement la situation ou, s’il s’agit d’une urgence, contacte l’employé apte à régler le problème. Au besoin, agit à titre d’intermédiaire entre le locataire et cet employé.
-Procède au traitement du courrier (courriels, lettres et colis) reçu, expédié ou à livrer soit: tri, assemblage, fermeture/ouverture des enveloppes, oblitération, livraison/cueillette, tenue des registres de courrier certifié afin d'assurer une communication efficace entre l’entreprise et les intervenants internes et externes.
-Effectue la reproduction et l'assemblage des commandes reçues à partir de fichiers électroniques ou autres en s'assurant que la qualité et les spécifications requises sont respectées.
-Assure le ravitaillement et l’entretien des équipements et outils de travail (imprimante, photocopieur, télécopieur, téléphone cellulaire ou conventionnel, oblitérateur, etc.), en tient à jour l’inventaire et s’assure d’avoir en stock les produits nécessaires (papier, enveloppes, consommables, etc.) pour l’impression des documents.
-Manutentionne les colis destinés au secteur, en assure la réception, la vérification et le classement adéquat dans leurs dépôts.
-Procède à la commande des fournitures de bureau et autre matériel, accomplit des tâches de classement, de copie, d’ordonnancement, etc.
-Procède à la remise des clés et coupons de peinture aux locataires et effectue la saisie informatique du retour de l’avis de détermination de loyer pour la reconduction du bail.

Critères d’admissibilité
-Secondaire V général (DES) ou professionnel (DEP) en toute discipline.
-Deux années d’expérience pertinentes en relation avec la clientèle (téléphoniste, réceptionniste, vente, service à la clientèle, etc.)
-Avoir un excellent sens du service à la clientèle
-Avoir de bonnes connaissances en français et en anglais

Vous aimez avoir un impact positif sur le bien-être des gens? Le service à la clientèle, c’est votre force? Nous sommes impatients de vous rencontrer!