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Notre client, un des cabinets d'avocats les plus novateurs au Canada, désire joindre à son équipe un spécialiste de documents.

La personne sera en charge de soutenir les professionnels dans tous les aspects techniques de la production de documents.

Responsabilités principales:
– Effectuer la rédaction, mise en forme et révision de documents de nature légale et complexes en Word par le biais de textes manuscrits, documents convertis de PDF, modèles du cabinet et transcription de dictées numérisées.
– Créer des chiffriers, tableaux et graphiques Excel ainsi que des organigrammes.
– Concevoir des présentations PowerPoint et des modèles de documents juridiques.
– Assurer l’exactitude des révisions demandées en vérifiant le formatage, l’orthographe, la grammaire et la conversion de styles.
– Promouvoir et se conformer à l’identité visuelle du cabinet en sachant l’appliquer aux documents.
– Fournir un support technique de première ligne aux utilisateurs dans la suite Microsoft Office en utilisant ses compétences avancées dans Word, Excel et PowerPoint.
– Fournir une assistance spécialisée dans d’autres applications de bureau tel qu’Adobe Pro.
– Développer et partager les meilleures pratiques auprès des membres du cabinet pour les aider à travailler efficacement dans la suite Microsoft Office.
– Coordonner le travail à accomplir en établissant des priorités tout en respectant les délais.
– Rester à l’affut des nouvelles technologies et développements dans la production de documents.
– Participer à des projets spéciaux et accomplir toute tâche connexe en fonction de l’évolution des besoins.

Compétences et aptitudes:
– Diplôme en techniques de bureautique ou l’équivalent avec un minimum de trois à cinq ans d’expérience en production de documents dans une firme de services professionnels
– Maîtrise des fonctions avancées de Word, Excel, PowerPoint et Adobe Pro
– Aptitude à manipuler les graphiques et images
– Service à la clientèle hors pair ainsi que d’excellentes compétences en communication et relations interpersonnelles
– Excellentes habiletés orales et écrites, tant en français qu’en anglais
– Aptitude à gérer les priorités et évaluer le temps requis pour respecter les échéances
– Esprit d’analyse et aptitude à résoudre des questions techniques ponctuellement en utilisant un langage précis
– Grand souci du détail
– À l’aise à travailler sous pression dans un milieu professionnel et en constante évolution
– Certification MOS, un atout
– Connaissance d’un logiciel de création d’organigrammes, un atout

Si vous êtes un expert de la suite Microsoft Office, aimez travailler avec une variété d’applications et types de documents, et souhaitez partager votre expertise en bureautique avec nos utilisateurs, vous pourrez être la personne que nous recherchons!
Notre client, un cabinet d'avocats d'envergure internationale au métro Bonaventure, désire joindre à ses rangs une adjointe exécutive pour soutenir un Conseiller stratégique au sein du groupe Droit des affaires membre de divers comités externes.

La personne retenue devra fournir un soutien de haut niveau dans un environnement marqué par un rythme rapide.

Responsabilités:
• Gérer le courrier et les courriels entrants ainsi que l’agenda
• Planifier l’ensemble des réunions internes et externes (au politique, à la fonction publique et avec les clients) en fournissant une aide en ce qui a trait à la logistique, notamment la planification de l’horaire, les diverses communications y reliées et la distribution de la documentation pertinente
• Soutenir le conseiller stratégique dans sa participation aux divers conseils d’administration et autres comités auxquels il participe
• Coordonner les relations gouvernementales aux niveaux provincial et fédéral
• Coordonner les relations médias et les communications concernant le conseiller stratégique
• Préparation et révision de discours, notes d’informations et présentations Powerpoint
• Offrir un soutien dans l’utilisation de divers outils technologiques (iPhone, ordinateur portable, iPad) et logiciels
• Réaliser d’autres tâches et projets qui lui sont confiés

Compétences et expérience requises:
• Au moins cinq à sept ans d’expérience de travail à des échelons élevés
• Expérience de travail éprouvée auprès de dirigeants et de leaders
• Aptitudes exceptionnelles en communication verbale et écrite
• Grand sens de l’organisation et capacité à établir les priorités et à gérer de multiples tâches simultanément, ainsi qu’à répondre à des demandes de dernière minute
• Sens aigu du professionnalisme et du service à la clientèle (interne et externe)
• Minutie
• Aptitude à travailler sous pression selon des délais serrés et concurrents
• Excellent jugement et sens des affaires, capacité à faire preuve de beaucoup de professionnalisme, même lorsque les délais sont serrés
• Attitude plaisante et sens de l’humour
• Esprit d’équipe et disponibilité à aider les collègues pendant les périodes de pointe
• Capacité à s’adapter facilement à des situations nouvelles et à aller vers les gens pour initier des conversations
• Compétences informatiques excellentes
• Aptitude à maintenir le plus haut niveau de confidentialité et à faire preuve de grande discrétion eu égard à tous les dossiers
• Excellente maîtrise du français et de l’anglais, à l’écrit et à l’oral
• Disponibilité à travailler en dehors des heures normales de bureau

Salaire ouvert selon expéroience et gamme complète d'avantages sociaux.

À la lecture de l'annonce, le poste reflète vos compétences et vous serez ravie de mettre à profit votre bagage d'expérience?
Saisissez cette chance sans plus tarder!
Notre client, une association dans le domaine de la santé situé au métro Place-des-Arts, est à la recherche d'une adjointe pour seconder la Direction générale ainsi que le Président.

Le travail se fait en présentiel tout en respectant les normes sanitaires.

Responsabilités:
• Assurer la coordination des rendez-vous, des réunions et de l’agenda du directeur;
• Assurer les communications écrites, électroniques et téléphoniques auprès des différents collaborateurs;
• Rédiger, mettre en page et classer des correspondances, des documents, des comptes-rendus;
• Trier et organiser le classement des dossiers et des documents;
• Effectuer des recherches d’informations;
• Au besoin, assister à divers comités, prendre des notes, rédiger des comptes-rendus et en assurer les suivis;
• Effectuer diverses activités administratives et cléricales de la direction, dont les comptes de dépenses et le suivi budgétaire;
• En collaboration avec les membres du Bureau du président:
• Soutenir l’équipe dans la gestion quotidienne de l’organisation et effectuer les suivis qui lui sont confiés;
• Contribuer à la mise à jour des documents de référence (index, listes, protocoles, procédures, etc.)

Exigences:
• Diplôme d’études collégiales en bureautique ou expérience équivalente;
• Minimum de 5 années d’expérience dans un poste similaire;
• Maîtrise du français et bonne connaissance de l'anglais (oral et écrit);
• Maîtrise des logiciels Microsoft Office 365 (XLS, Word, PPT, Outlook, Teams, etc.);
• Bonne connaissance du réseau de la santé (un atout);
• Disponibilité occasionnelle en dehors des heures normales de bureau.

Notes :
• Ce poste inclut certaines tâches répétitives nécessitant un bon niveau de concentration. L’environnement est souvent changeant et comporte de nombreuses parties prenantes.
• Ce poste demande une présence sur les lieux de travail, dans le contexte sanitaire actuel. L’horaire de travail sera du lundi au vendredi, de 9h à 17h.

Salaire ouvert selon expérience & gamme complète d'avantages sociaux incluant un régime de retraite.

Le domaine de la santé vous passionne?
Vous êtes plus qu'à l'aise de transiger avec la haute direction?
Ce poste constitue une superbe opportunité, appliquez dès maintenant!
Vous avez une belle expérience à la réception, vous êtes à l'aise avec les tâches de secrétariat et vous avez un excellent service à la clientèle?

Un organisme communautaire qui oeuvre particulièrement dans le domaine du logement, recherche une secrétaire réceptionniste pour une de ses résidences de personnes âgées autonomes (non médicalisées) située à Dollard-des-Ormeaux.

Il s'agit d'un mandat temporaire à durée indéterminée et vous travaillerez du lundi au vendredi de 9h à 17h.


Vos principales responsabilités seront les suivantes :

• Recevoir les appels téléphoniques et les acheminer;
• Accueillir et diriger les résidents, visiteurs, fournisseurs, employés etc.;
• Fournir, selon les informations et les taux établis, les renseignements sur la location et, au besoin, faire visiter au client potentiel les lieux aux fins de location et faire signer le bail si nécessaire;
• Surveiller l’entrée et la sortie du personnel et des résidents;
• Tenir un registre des événements et un cahier d’évacuation à remettre aux pompiers en cas d’urgence, de même que le registre des résidents absents ou hospitalisés;
• Accomplir des tâches de classement, de copie, d’ordonnancement etc;
• Effectuer le travail de secrétariat : suivi des payes, commande des fournitures de bureau et autre matériel, tableaux d’analyse, tri et distribution du courrier;
• Préparer la correspondance et divers documents (horaires, tableaux, calendriers, documentation) ainsi que l’ordre du jour des réunions; assurer la logistique, préparer les affiches et les mémos internes, réunir et assembler la documentation nécessaire; assister aux réunions, rédiger les comptes rendus et assurer le suivi des dossiers.

Votre profil :

- vous êtes bilingue (anglais/ français) à l'oral et vous avez de très bonnes habiletés rédactionnelles en français
- vous êtes reconnu pour votre sens du service à la clientèle
- vous êtes à l'aise avec les outils bureautiques
- vous avez un minimum de six mois d'expérience.

Vous souhaitez mettre à profit votre expérience au sein d'une compagnie humaine et qui a à coeur d'aider les montréalais? Appliquez dès aujourd'hui pour compléter une belle équipe!
Ouest de l'île

Plus d'information
Notre client, une organisation professionnelle située à Montréal, désire joindre à son équipe une adjointe au Secrétariat corporatif.

Vous recherchez un milieu de travail convivial, tout en étant stimulant, où vous pourrez faire carrière à long terme?
Vous êtes réputée pour votre rigueur au travail et dans les suivis, votre souci du détail et surtout votre français à l'écrit?

En collaboration avec les autres départements, vous êtes tenue de vous assurer que les modifications aux règlements sont approuvées ou présentées aux administrateurs suivant la procédure établie.
Vous aurez également la responsabilité de mettre à jour les dossiers et les classeurs comprenant la loi, les règlements et les amendements.

Aperçu du poste:
• Assurer, en conformité avec les règlements et procédures, la gestion et le soutien administratif nécessaire à la tenue des assemblées générales annuelles et générales spéciales des membres et des réunions du conseil d’administration :
§ Établir le calendrier des réunions du conseil d’administration et l’échéancier de l’assemblée annuelle des membres.
§ Voir à convoquer les réunions des différents comités.
§ Assurer l’aspect logistique (réservation, convocation, préparation et distribution de documents, etc.).
§ Préparer l’ordre du jour des réunions :
o Coordonner, avec tous les services, les documents à présenter aux réunions.
o Inclure les sujets qui doivent être pris en considération mensuellement, annuellement ou à l’occasion et rédiger des documents à présenter.
§ À l’occasion, préparer les présentations audiovisuelles.
§ Rédiger les résolutions, les procès-verbaux et comptes rendus.
§ Assurer le suivi des décisions qui découlent de ces réunions.
§ Tenir à jour les registres, répertoires et dossiers nécessaires au bon fonctionnement des affaires du conseil.
• Assurer la mise à jour du plan de classification et du calendrier de conservation des documents.
• Codifier, classifier et mettre à jour les dossiers du secrétariat et des archives.
• Voit à la distribution et à l’archivage des documents produits.
• Maintient un registre des opinions juridiques et de jurisprudences.
• Constitue et maintient à jour la bibliothèque juridique.
• Tenir à jour des documents et volumes de références.
• Prépare le contenu des mandats externes.
• Produire les rapports requis par les instances gouvernementales.
• À l’occasion, traduire des textes.
• Préparer divers documents et correspondances.

Exigences:
• Diplôme d’études collégiales – Technique juridique ou bureautique – ou l’équivalent.
• 5 ans d’expérience minimum en secrétariat.
• Excellente maîtrise du français, tant à l’écrit qu’à l’oral
• Anglais fonctionnel, tant à l’écrit qu’à l’oral
• Maîtrise des outils informatiques (Word, Access, Outlook, Documentik)
• Bonne connaissance des outils informatiques (Excel, Publisher, PowerPoint)
• Sens de l’organisation, autonomie, initiative et discrétion.

Salaire ouvert selon expérience et gamme complète d'avantages sociaux hors du commun, dont un régime de retraite.

Ce poste est sur mesure pour vous?
Envoyez-moi votre CV sans plus tarder, vous ne le regretterez pas!
Vous avez de l'expérience en secrétariat et en facturation et vous avez envie de compléter une belle équipe?

Un organisme à but non lucratif, qui oeuvre plus particulièrement dans le domaine du logement, recherche une secrétaire pour son service de l'approvisionnement situé proche du métro Rosemont.

Il s'agit d'un mandat temporaire à durée indéterminée et vous travaillerez du lundi au vendredi de 8h30 à 16h30.

Sous la supervision du directeur de l'unité administrative, votre rôle principal consistera à effectuer une variété de travaux administratifs, caractérisés par la recherche, la cueillette, la vérification, la préparation, l'agencement et la transmission de données. Vous assurerez également le support administratif et clérical de l'unité administrative.

Vos responsabilités :

- Assurer l’accueil de la clientèle interne et externe
- Procèder au traitement de la correspondance et du courrier
- Compléter, maintenir à jour et compiler des questionnaires, tableaux, chiffriers électroniques, graphiques, registres ou autres documents administratifs
- Être responsable de la facturation du service
- Voir à la reproduction de documents de toute sorte ainsi qu’à sa diffusion aux différentes clientèles
- Tenir à jour le système de classement des documents ou dossiers.
- Voir à la préparation et au suivi manuel et/ou informatique des bons de commande, réquisitions, budgets, comptes de dépenses, feuilles de temps, vacances et autres documents du genre
- Transmettre des avis, enregistrer des requêtes, renseigner sur les procédés administratifs, règlements, normes et procédures en vigueur dans son unité administrative
- Exécuter des travaux d'écriture reliés à la comptabilité, aux statistiques, au budget, à l'approvisionnement, etc
- Fournir des renseignements d'ordre général au téléphone ou au comptoir afin d'orienter ou d'informer les clientèles internes et externes
- Participer à la réalisation de projets, recherches, dossiers ou analyses relatifs à l'administration de l'unité administrative
- Assure la préparation matérielle des réunions, conférences ou séances d'information, procéder à la convocation des participants, voir à la préparation de l'ordre du jour et à la fourniture de la documentation pertinente
- S’assurer que l’unité administrative dispose de stocks suffisants en fourniture et équipement de bureau et voir à son renouvellement
- Effectuer la révision finale des documents émis par le personnel de son unité administrative afin de s'assurer qu'ils sont exempts d'erreur grammaticale, d'orthographe et autres.

Profil recherché:
- Excellent service à la clientèle
- Bonne connaissance bureautique et capable de converser en français et en anglais.
- Très bonne rédaction en français
- Expérience en facturation souhaitée

Envoyez-nous votre CV et rejoignez une belle compagnie au service des montréalais!
Nous sommes à la recherche d'un(e) Assistant(e) Technique Junior pour une compagnie de courtage en assurances basée à l'est de Montréal.

Votre rôle sera de seconder les Courtiers dans leurs tâches quotidiennes. Vous souhaitez rejoindre une compagnie à taille humaine, valorisant l'intégrité et le respect des personnes?

Ce poste est pour vous! La compagnie vous offre une formation personnalisée, la possibilité d'évoluer en interne ainsi qu'un package complet d'avantages : assurance maladie et dentaire dès le 1er jour, allocation transport, 3 semaines de vacances, la possibilité de télétravailler...

Vos principales responsabilités :

- Assister les Courtiers dans la vérification des polices d'assurance
- Procéder à l'émission de documents de tout types (cartes roses, des notes de couverture, certificats d'assurance et formulaires d'avenants (5a, 23a...)
- Apporter un soutien au service de facturation
- Veiller au respect des délais pour l'obtention des documents

Compétences :
- 1 à 2 ans d’expérience en assurance dommages aux entreprises
- Bilingue Anglais / Français
- Vous êtes dynamique, polyvalent et avez le goût du challenge
- Maitrise d'Excel, Word, et Outlook
- Maitrise du logiciel TAM (un atout)

N'attendez plus, envoyez-nous immédiatement votre CV!
Un organisme fédéral de Laval recherche les services d’un agent administratif pour sa division technique. Le poste est d’une durée de 48 semaines avec possibilité de prolongation.

A ce poste, vous aurez à :
- Effectuer des recherches préliminaires et recueillir l'information.
- Faire de l’entrée de données en lien avec les projets de construction.
- Traiter la documentation des projets de construction tels que la facturation, les formulaires et autres documents.
- Tenir à jour les dossiers de projet.
- Contribuer à la préparation de réunions d'information, de rapports et de présentations.
- Participer aux activités d’équipes ou de groupes de travail, dont la mission est d’analyser, d’élaborer et de coordonner les stratégies et les initiatives axées sur les programmes.
- Aider dans différentes tâches administratives nécessitant du jugement.
- Aider à l’élaboration de différents programmes.
- Surveiller les volets des programmes.

Qualifications requises :
- Diplôme d’études secondaires exigés
- Une expérience pertinente en facturation ou toute combinaison acceptable
- Un bilinguisme fonctionnel

Ce poste exige une enquête de sécurité (prise d’empreintes, etc.) avant l’embauche.

Au plaisir de recevoir votre CV et de discuter de ce poste avec vous!
Vous êtes reconnu pour votre service à la clientèle hors pair ainsi que pour apporter un soutien administratif de qualité à votre équipe ou votre directeur?

Voilà une belle opportunité pour une personne qui a de l’expérience en tant que réceptionniste, secrétaire administrative ou encore d'adjointe de direction!

Un organisme communautaire qui œuvre plus particulièrement dans le domaine du logement recherche des personnes qualifiées en soutien administratif.

Plusieurs de leurs bureaux sont situés dans le centre-ville de Montréal mais il y en a aussi aux alentours (Rivière des Prairies, Dollard-des-Ormeaux, Cartierville, Lachine). lls sont majoritairement accessibles en transports en commun.

Vos atouts :

- Vous aimez la coordination et le suivi de dossier;
- Vous maitrisez les tâches administratives suivantes : gestion des appels, rédaction de lettres et de documents, organisation de réunions, classement des dossiers, faire des comptes-rendus;
- Vous êtes à l’aise en facturation et avez quelques notions en comptabilité/ gestion de budget;
- Vous connaissez la Suite Microsoft Office;
- Vous avez un très bon niveau en français (écrit et parlé) et vous avez un très bon anglais parlé.

Vous bénéficierez d'un salaire concurrentiel et vous pourrez vous épanouir dans un environnement qui favorise la formation, la mobilité ainsi que l'évolution de son personnel.

Si vous avez à coeur de participer au développement social et urbain de Montréal, venez relever de nouveaux défis professionnels au sein d’une belle équipe!
Un poste au sein du gouvernement canadien vous intéresse; nous pouvons vous aider !

Nous avons plusieurs postes à combler: support administratif; service à la clientèle, magasinier, acheteur, support informatique, réception-expédition, électricien, architecture, etc.

Veuillez nous contacter et nous serons heureux de vous indiquer la marche à suivre. Il y a définitivement un poste qui comblera vos attentes !